Cách sử dụng các hàm cơ bản trong Excel cho người mới

Hiện nay trong mọi công việc thì việc sử dụng excel là một điều không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Trong excel có rất nhiều hàm cơ bản cũng như nâng cao, mỗi hàm đều có công dụng riêng giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề. Các hàm này rất nhiều và chúng ta khó có thể mà nhớ hết toàn bộ. Vì vậy, Mindovermetal sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách sử dụng các hàm cơ bản trong Excel cho người mới nhé!

Hàm SUM (tính tổng giá trị các ô)

Hàm SUM là hàm cơ bản đầu tiên mà ai sử dụng excel cũng nên biết, sử dụng hàm SUM bạn có thể cộng các ô tính trong vùng dữ liệu được chọn cực kỳ nhanh chóng.

Cú pháp hàm SUM: =SUM(Number1,Number2..)

Ví dụ: Hãy tính tổng của các số nằm trong dãy từ A2 đến E2.

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-7

Bạn hãy sử dụng hàm =SUM(A2:E2) và nhấn Enter để ra được kết quả.

Hàm SUMIF (hàm tính tổng các ô có điều kiện)

Công dụng của hàm: Đây cũng là một hàm dùng để tính tổng trong excel nhưng hàm này cho phép bạn tính tổng các ô hoặc các vùng có giá trị thỏa mãn điều kiện được đặt ra.

Cú pháp của hàm SUMIF: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range).

Trong đó:

  • Range: Là các ô chứa điều kiện.
  • Criteria: Đặt điều kiện, điều kiện này bạn có thể đặt là số, là biểu thức hoặc là chuỗi đều được.
  • Sum_range: Các ô bạn cần tính tổng

Ví dụ: Tính tổng thời gian làm việc của các nhân viên với điều kiện là giới tính nam.

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-9

Với công thức là =SUMIF(B1:B“Nam”,C1:C6)

Trong đó:

  • B1:B6: Là vùng các ô chứa điều kiện.
  • “Nam”: Là điều kiện tính tổng.
  • C1:C6: Là vùng tính tổng.

Hàm AVERAGE (hàm tính giá trị trung bình)

Hàm AVERAGE là một hàm cơ bản trong Excel, dùng để tính trung bình cộng của các con số mà bạn lựa chọn.

Cú pháp của hàm AVERAGE: =AVERAGE(Number1, Number2, Number3…)

Trong đó:

  • Number1, number2, number3: Các số cần tính giá trị trung bình.

Ví dụ: Hãy tính giá trị trung bình từ ô A1 đến ô F1

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-6

Chúng ta chỉ cần nhập =AVERAGE(A1:F1:). Sau đó Enter là sẽ ra được kết quả

Hàm MIN/MAX (Hàm tìm giá trị nhỏ nhất, giá trị lớn nhất)

Hàm MIN/MAX được dùng để tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất của vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp:

=MAX( Vùng chứa dữ liệu muốn tìm)

=MIN( Vùng chứa dữ liệu muốn tìm )

Ví dụ: Tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy số từ A1 đến F1.

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-6

Công thức sẽ là =MIN(A1:F1). Sau đó nhấn enter

Ngược lại với hàm MIN, nếu như bạn muốn lọc ra số lớn nhất trong các số từ A1 đến F1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp: =MAX(A1;F1) và nhấn Enter.

Hàm PRODUCT (Hàm nhân) – Hàm cơ bản trong Excel

Hàm PRODUCT là cho phép người dùng nhân các số hoặc vùng mà bạn muốn tính.

Cú pháp của hàm PRODUCT: =PRODUCT(Number1, Number2..)

Trong đó:

  • Number1, number2: Là số hoặc vùng bạn muốn tính.

Ví dụ: Nhân tất cả các ô từ A1 đến F1

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-7

Bạn cần nhập công thức như sau =PRODUCT(A1:F1). Sau đó chỉ cần nhấn enter để thực hiện.

Hàm COUNT (Hàm đếm dữ liệu kiểu số)

Khi bạn thao tác với một bản cơ sở dữ liệu khổng lồ, và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng dữ liệu chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì ngồi đếm thủ công làm cho ta rất mất thời gian thì chúng ta có thể sử dụng hàm COUNT để giải quyết việc này.

Cú pháp của hàm COUNT: =COUNT( Vùng chứa dữ liệu cần đếm)

Ví dụ: Đếm số ngày đi làm của một nhân viên, với x là số ngày nghỉ.

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-2

Chúng ta có công thức =COUNT(C2:C9), sau đó nhấn enter.

Hàm COUNTA (Hàm đếm ký tự)

Tương tự như hàm COUNT hàm COUNTA cũng được dùng để đếm ô, nhưng hàm COUNTA có chức năng đếm các ô có chứa dữ liệu.

Cú pháp của hàm COUNTA: =COUNTA(Vùng chứa dữ liệu cần đếm)

Ví dụ: Chỉ đếm các ô có dữ liệu trong bảng sau

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-5

Chúng ta có công thức =COUNTA(A1:C10), sau đó ấn Enter.

Hàm COUNTIF (Hàm đếm với điều kiện cụ thể)

Hàm COUNTIF là một hàm tương tự như hai hàm trên, được dùng để đếm dựa trên một điều kiện cụ thể.

Cú pháp: =COUNTIF(Vùng dữ liệu cần đếm,”Điều kiện đếm”)

Ví dụ: Đếm những ngày nhân viên làm việc 5 giờ

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-1

Nhập hàm =COUNTIF(C2:C10,”=5″)

Trong đó

  • C2:C10: Vùng dữ liệu, “=5” là điều kiện đếm.

Hàm IF (Hàm điều kiện) – Các hàm cơ bản trong Excel

Hàm IF cho phép bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không. Nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Một câu lệnh IF khi thực hiện sẽ có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True (đúng), kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False (sai).

Cú pháp của hàm IF: =IF(Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2)

Trong đó:

  • Giá trị 1: Là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
  • Giá trị 2: Là giá trị trả về nếu điều kiện sai.

Ví dụ: Kiểm tra xem điểm Toán của một học sinh trượt (nếu thấp hơn 5) hay là đỗ (lớn hơn 5)

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-5

Chúng ta có công thức =IF(C5>5,”Đỗ”,”Trượt”). Trong đó C5 là ô điểm để chúng ta kiểm tra xem có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 5 không.

Hàm VLOOKUP (Hàm tham chiếu cột)

Hàm VLOOKUP là một hàm mà khi sử dụng Excel chắc chắn chúng ta cần phải biết. Giúp chúng ta lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Cú pháp của hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(điều kiện tìm kiếm,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm 0/1)

Trong đó:

  • 0 là kiểu tìm kiếm chính xác
  • 1 kiểu tìm kiếm tương đối, (thường giá trị này thường là 0).

Ví dụ: Chúng ta muốn kiểm tra điểm của một học sinh là bao nhiêu?

cach-su-dung-cac-ham-co-ban-trong-excel-cho-nguoi-moi-2

Chúng ta gõ công thức =VLOOKUP(A6,A2:C9,3,0).

Trong đó:

  • A6 là vị trí tên của học sinh cần tìm kiếm.
  • A2:C9 là vùng dữ liệu.
  • 3 là số cột tìm kiếm.
  • 0 là kiểm tìm kiếm.

Như vậy, trên đây là cách sử dụng các hàm Excel cơ bản nhất mà bạn cần nắm được trước khi bạn bắt tay vào học Excel. Nắm vững các hàm cơ bản trong Excel này sẽ giúp các bạn tự tin, thành thạo hơn trong công việc sau này. Hy vọng bài viết của Mindovermetal sẽ hữu ích với các bạn.

5/5 - (1 vote)
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments