Cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là một thủ thuật rất có ích cho những ai thường xuyên làm việc trên Excel. Bất cứ ai cũng có thể thao tác thủ thuật này 1 cách dễ dàng. Mindovermetal sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện hàm tự nhảy ngày tháng một cách chi tiết nhất.
Hàm tự nhảy ngày tháng là gì?
Trong Excel, các dữ liệu ngày tháng sẽ có 2 loại, gồm: ngày tháng tự động cập nhật và ngày tháng cố định. Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel chính là hàm giúp cho người sử dụng tự động cập nhật lại thời gian ở hiện tại 1 cách đơn giản.
Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel:
- Giúp người dùng điền ngày tháng xử lý các hóa đơn nhập – xuất,… 1 cách nhanh chóng.
- Tự động cập nhật thời gian – ngày – tháng – năm 1 cách chính xác.
Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel
Trước khi sử dụng Hàm tự nhảy ngày tháng, thì bạn cần phải thay đổi toàn bộ định dạng ngày tháng ở trong Excel để có thể dễ dàng thực hiện Hàm tự nhảy ngày tháng. Bạn có thể thao thác 1 trong 2 hướng dẫn sau đây:
Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel, tại cột ngày tháng cần định dạng > Click chuột phải > Chọn Format Cells… Sau đó, ở thẻ Number chọn mục Date > Chọn định dạng ở mục Type > Nhấn OK > Hoàn thành.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1. Click chuột phải vào cột muốn định dạng và chọn Format Cells…
Bước 2. Ở thẻ Number chọn mục Date, và chọn kiểu định dạng ở thẻ Type > nhấn OK.
Cách điền thông tin ngày tháng năm trong Excel
Khi người sử dụng điền thông tin ngày tháng năm, thì Excel sẽ tự động chuyển về dạng ngày tháng năm đã mặc định trước đó. Đồng thời sẽ căn lề phải cho dữ liệu mà bạn đã nhập. Nếu bạn thấy Excel căn lề trái, thì có nghĩa là là Excel không phát hiện được dữ liệu đã được nhập. Do đó dữ liệu này đang ở dạng “text”.
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010, sẽ có 3 cách nhập như sau:
- 22/05/2021. Hoặc 22/5/2021. Hoặc 22/5/21
- 22-05-2021. Hoặc 22-5-2021. Hoặc 22-5-21
- 22 may 2021. Hoặc 22 may 21. Hoặc 22 may
Lưu ý:
Nếu bạn muốn thay đổi định dạng nhanh cho ô dữ liệu. Chỉ cần nhấp chọn vùng ô dữ liệu mà bạn mong muốn thay đổi => nhấn phím Ctrl+1.
Nếu bạn thấy kết quả hiện thị các dấu ######, ta chỉ cần thay đổi độ rộng của cột là sẽ thấy được kết quả.
Cách điền dữ liệu ngày, tháng, giờ hiện tại trong Excel
Sử dụng phím tắt
Để có thể điền 1 cách nhanh chóng ngày, tháng, năm/ngày, giờ hiện tại. Bạn chỉ cần nhấn các tổ hợp phím trong ô dữ liệu đó giống với ảnh phía dưới.
Lưu ý:
Dữ liệu ngày, tháng, năm sẽ không thay đổi nếu như bạn điền bằng tổ hợp phím. Đây giống như 1 TIMESTAMP (dấu thời gian). Trong đó, TIMESTAMP trong Excel là thời gian được cố định. Dù được cập nhật dữ liệu thì vẫn sẽ không thay đổi.
Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm tự động cập nhật
Để điền dữ liệu ngày tháng năm hiện tại, đồng thời có được khả năng tự động cập nhật thời thì ta có thể sử dụng một trong 2 hàm: hàm NOW và hàm TODAY.
- Hàm TODAY là hàm điền ngày tháng năm hiện tại. Cú pháp hàm TODAY: =TODAY()
- Hàm NOW là hàm điền ngày tháng năm và giờ hiện tại. Cú pháp hàm NOW: =NOW()
Lưu ý:
- 2 hàm này có khả năng tự động cập nhật lại thời gian.
- 2 hàm này sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực của hệ thống Window.
- Khi bạn khởi động lại file Excel thì thời gian sẽ tự động cập nhật.
Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định
Việc kết hợp giữa 1 trong 2 Hàm TODAY và NOW cùng với hàm IF, sẽ giúp cho bạn thao tác, xử lý các dữ liệu 1 cách nhanh chóng. Lấy 1 ví dụ đơn giản để bạn có thể dễ hình dung.
Ví dụ: Sử dụng 2 hàm NOW và IF để hiện thị giá trị thời gian trong bảng dữ liệu sau:
Bước 1: Trong ô dữ liệu Excel, hãy nhập hàm =IF(C4=”Đã bán”,IF(D4=””,NOW(),D4),””) để kiểm tra.
Bước 2: Ấn phím Exter để cho ra kết quả. Đồng thời kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại.
Bước 3: Thử thay đổi dữ liệu bất kỳ ở cột C bằng chữ “Đã bán”, để xem sự thay đổi ở cột thời gian.
Cách tự động lấp đầy dữ liệu ngày tháng vào cột tính
Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần
Sử dụng tổ hợp phím để điền và ô dữ liệu, hoặc là có thể tự nhập dữ liệu ngày tháng > tiếp đó sử dụng chuột trái kéo xuống để tự động điền dữ liệu theo thứ tự tăng dần.
Tự động điền ngày tháng năm
Cách 1: Điền bằng AutoFill
Người dùng có thể sử dụng AutoFill để điền nhanh thời gian ngày – tháng – năm thứ tự tăng dần theo mặc định.
Cách 2: Sử dụng chuột
Bước 1. Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột (Fill Handle) cho các dữ liệu còn lại.
Bước 2. Bấm chọn các options tùy theo nhu cầu sử dụng.
Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định
Để điền thời gian theo khoảng cách mong muốn, chỉ cần thực hiện tương tự ở cách 2, nhưng sẽ chọn options Series….
Bước 1. Thực hiện giống với bước 1 của cách 2.
Bước 2. Chọn options Series… > Ở mục Date unit chọn Year (tăng năm) > Ở mục Step value đặt khoảng cách 2 (2 năm) > Nhấn OK.
Bước 3. Nhấn OK để xem kết quả.
Tự động điền ngày, tháng một cách ngẫu nhiên
Sử dụng 1 trong 2 hàm: Hàm RAND và Hàm RANDBETWEEN, để tạo tự động thời gian 1 cách ngẫu nhiên.
- Hàm RAND: tạo ra 1 số thực ngẫu nhiên từ 0 đến 1.
- Hàm RANDBETWEEN: tạo ra 1 số nguyên ngẫu nhiên giữa 2 số cho trước.
Ví dụ 1: Sử dụng hàm RANDBETWEEN để điền ngày, tháng, năm ngẫu nhiên bắt đầu từ 1/5/2021 cho đến 1/5/2022.
Bước 1. Trong ô dữ liệu, nhập hàm =RANDBETWEEN(DATEVALUE(“24/05/2021”),DATEVALUE(“24/05/2022”))
Bước 2. Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Sử dùng chuột trái và kéo để hiển thị các kết quả còn lại.
Ví dụ 2: Sử dụng hàm RAND để điền giờ ngẫu nhiên từ 7:00 đến 16:30.
Bước 1: Trong ô dữ liệu nhập hàm =RAND()*(TIMEVALUE(“16:30”)-TIMEVALUE(“7:00”))+TIMEVALUE(“7:00”)
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả. Sử dùng chuột trái và kéo để hiển thị các kết quả còn lại.
Hy vọng với những thông tin ở trên sẽ giúp cho bạn có thể tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel 1 cách dễ dàng và nhanh chóng. Đừng quên theo dõi Mindovermetal mỗi ngày để biết thêm nhiều thủ thuật trong excel nhé.
