Hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp

Chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp là vật chứng kế toán quan trọng, do vậy việc tổ chức triển khai chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp không thiếu là rất là thiết yếu. Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bạn cách tổ chức triển khai chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp như sau :
>> Mẫu sổ chi tiết cụ thể những thông tin tài khoản theo Mẫu số S19 – DNN theo Thông tư số 133

1. Chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa

a. Chứng từ thanh toán đối với hàng hóa mua trong nước

  • Hợp đồng

  • Hóa đơn GTGT .
  • Giấy đề xuất thanh toán
  • Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, giấy báo nợ. Trong đó quan tâm so với chứng từ thanh toán cho người bán trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng …

b. Đối với hàng hóa mua nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán gồm có :

  • Hợp đồng bán hàng hoá, gia công sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ .
  • Tờ khai hải quan so với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng nhà nước
  • Hóa đơn thương mại .
  • Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu .

Bài viết xem thêm : Các nhu yếu về chứng từ trong quy trình mua hàng

2. Chứng từ bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu.

a. Đối với hoạt động hàng hóa bán trong nước thì chứng từ thanh toán bao gồm

  • Hợp đồng mua và bán
  • Hóa đơn GTGT
  • Biên bản giao nhận
  • Phiếu thu, giấy báo Có, biên bản so sánh nợ công …

b. Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu.

  • Hợp đồng bán hàng hoá, gia công sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ .
  • Tờ khai hải quan so với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
  • Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng nhà nước
  • Hóa đơn thương mại .
  • Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu .

3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa ngân sách tiền lương, thưởng vào ngân sách hài hòa và hợp lý thì cần :

  • Hợp đồng lao động
  • Chứng minh thư phô tô .
  • Quy chế tiền lương, thưởng .
  • Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có )
  • Quyết đinh tăng lương ( trong trường hợp tăng lương )
  • Bảng chấm công hàng tháng .
  • Bảng thanh toán tiền lương .
  • Thang bảng lương do doanh nghiệp tự thiết kế xây dựng .
  • Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nhà nước nếu thanh toán qua ngân hàng nhà nước
  • Mã số thuế thu nhập cá thể ( list nhân viên cấp dưới được ĐK MSTTNCN )

Đối với những lao động thời vụ cần có : Bản cam kết mẫu 02 / BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10 % thu nhập trước khi trả lương thì phải có
Đối với hợp đồng giao khoán cần có :

  • Hợp đồng giao khoán
  • Biên bản chuyển giao
  • Biên bản nghiệm thu sát hoạch
  • Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động

Doanh nghiệp có những khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại cảm ứng, phục trang, ăn ca thì cần có những chứng từ thanh toán sau :

Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:

  • Hợp đồng lao động .
  • Thỏa ước lao động tập thể .
  • Quy chế kinh tế tài chính .

Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Bộ chứng từ chi phí công tác:

  • Quyết định cử người đi công tác làm việc ( giấy điều động đi công tác làm việc ) : Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời hạn, phương tiện đi lại sử dụng .
  • Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác làm việc ( ngày đi, ngày về ), xác nhận của nơi được cử đến công tác làm việc ( ngày đến, ngày đi ) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú .
  • Các chứng từ, hóa đơn thanh toán trong quy trình đi lại : Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, … .

6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản

a. Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

  • Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng .
  • Hóa đơn
  • Biên bản giao nhận gia tài
  • Chứng từ thanh toán

Nếu là kiến thiết xây dựng cơ bản cần có thêm

  • Hồ sơ quyết toán công trình ( nếu là xây dựng)

    Xem thêm: Neocortex là gì

  • Biên bản nghiệm thu sát hoạch, chuyển giao khu công trình .

b. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

  • Quyết định thanh lý, hủy gia tài
  • Hợp đồng bán gia tài và thanh lý hợp đồng
  • Hóa đơn bán gia tài
  • Biên bản bài giao gia tài
  • Chứng từ thanh toán

c. Chi phí khấu hao tài sản.

  • Đăng ký trích khấu hao gia tài cố định và thắt chặt .
  • Bảng phân chia khấu hao gia tài cố định và thắt chặt .

7. Bộ chứng từ vé máy bay

a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

  • Vé máy bay điện tử .
  • Thẻ lên máy bay ( boarding pass )
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt .

b. Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: 

  • Vé máy bay điện tử ,
  • Giấy điều động đi công tác làm việc .
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt .

c. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

  • Vé máy bay .
  • Thẻ lên máy bay ( trường hợp tịch thu được thẻ ) .
  • Các sách vở tương quan đến việc điều động người lao động đi công tác làm việc có xác nhận của Doanh Nghiệp, pháp luật của Doanh Nghiệp được cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá thể do người lao động được cử đi công tác làm việc là chủ thẻ và thanh toán lại với Doanh Nghiệp .
  • Chứng từ thanh toán tiền vé của Doanh Nghiệp cho cá thể mua vé .
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá thể .

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát

a. Đối với chi phí nghỉ mát 

  • Hợp đồng kinh tế tài chính, thanh lý hợp đồng nếu thuê những tổ chức triển khai cung ứng dịch vụ .
  • Bảng kê list người lao động được tham gia đi nghỉ mát
  • Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định hành động phê duyệt kinh phí đầu tư .
  • Các hóa đơn tiền phòng, ẩm thực ăn uống rất đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị chức năng cung ứng dịch vụ cho công ty thì phải biểu lộ trên văn bản .
  • Chứng từ thanh toán .

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…

  • Quy định trong quy định kinh tế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
  • Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
  • Chứng từ chi tiền
  • lớp học kế toánPhoto giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử …. những sách vở tương quan đến những khoản chi đó .

9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.

Các khoản chi phí bao gồm:

  • Các khoản ngân sách này như ngân sách thuê nhà, thuê xe của cá thể kinh doanh thương mại có lệch giá dưới 100 triệu đồng .
  • Ngân sách chi tiêu mua vật dụng, loại sản phẩm sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra

Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:

  • Bảng kê 01 / TNDN phát hành kèm theo Thông tư 78/2014 / TT-BTC
  • Hợp đồng mua và bán, thuê nhà .
  • Chứng từ thanh toán cho người bán .

10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.

Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:

  • Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh thương mại .
  • Biên bản định giá gia tài của Hội đồng giao nhận vốn góp của những bên góp
  • Biên bản giao nhận gia tài .
  • Bộ hồ sơ về nguồn gốc gia tài .
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của gia tài ( nếu có ) .
  • Chứng từ tương quan khác

Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.

  • Biên bản ghi nhận góp vốn .
  • Biên bản giao nhận gia tài .
  • Biên bản định giá gia tài của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
  • Chuyển đổi chủ sở hữu của gia tài ( nếu có ) .
  • Chứng từ tương quan khác

Trên đây, Kế toán Lê Ánh đã hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Tham khảo thêm bài viết Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc)

Để tổ chức triển khai chứng từ thanh toán được tốt, những kế toán cần phải hiểu rõ thực chất kế toán, hiểu rõ nhu yếu của Luật Kế toán, Luật Thuế. Các bạn hoàn toàn có thể tham gia vào khóa học kế toán trong thực tiễn tại Kế toán Lê Ánh để được những kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm tay nghề hướng dẫn cách làm kế toán thực tiễn hiệu suất cao .

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại, để phân phối nhu yếu học thực tiễn ngày càng tăng của học viên, TT Lê Ánh mở ra những khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu cho người mới khởi đầu và những khoá đào tạo và giảng dạy sâu xa, để biết thêm thông tin về những khoá học này, sung sướng truy vấn website : www.ketoanleanh.vn .

Rate this post
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments