Đóng dấu treo là gì?

Các văn bản có đóng dấu thường xuyên được phát hành trong công tác văn thư của doanh nghiệp, trong đó văn bản được đóng dấu treo và văn bản được đóng dấu giáp lai là hai loại văn bản phổ biến nhất. Tuy nhiên, hiện còn rất nhiều người nhầm lẫn trong việc sử dụng hai khái niệm này. Vậy đóng dấu treo là gì?,có sự khác việt giữa dấu treo và dấu giáp lai hay không?,…Chúng tôi xin giải đáp những thắc mắc này của Quý vị thông qua bài viết dưới đây.

Đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo là việc người ký văn bản quyết định hành động đóng dấu lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính .
Khái niệm trên không có trong pháp luật pháp lý mà được chúng tôi đưa ra dựa trên phương pháp đóng dấu thực tiễn của những cơ quan, tổ chức triển khai, do đó, khái niệm chỉ mang đặc thù tìm hiểu thêm .

Bạn đang đọc: Đóng dấu treo là gì?

Ý nghĩa của việc đóng dấu treo

– Việc đóng dấu treo trên những văn bản nội bộ chỉ mang tính thông tin trong cơ quan về sự sống sót của văn bản .
– Việc đóng dấu treo lên văn bản không chứng minh và khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm mục đích khẳng định chắc chắn văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc trá hình sách vở cũng như đổi khác sách vở .

Phân biệt đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai

Hiện nay có nhiều thể thức đóng dấu trong các văn bản, tài liệu của các cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trong đó hai hình thức đóng dấu mà nhiều người hay nhầm lẫn là đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai. Vậy những điểm khác nhau giữa đóng dấu giáp lai và đóng dấu treo là gì? cùng theo dõi nội dung phân biệt dưới đây:

Tiêu chí

Đóng dấu treo

Đóng dấu giáp lai

Khái niệm

Đóng dấu treo là dùng con dấu của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đóng lên mép phải của các tờ trong một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó.

Đối tượng được đóng dấu

– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo
– Bản sao của những văn bản do doanh nghiệp, tổ chức triển khai, cơ quan phát hành

Mọi văn bản có từ 2 tờ trở lên

Mục đích

– Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục : nhằm mục đích khẳng định chắc chắn văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính .
– Xác thực số lượng tờ trong văn bản
– Xác thực thứ tự những tờ
– Ngăn ngừa việc biến hóa, trá hình nội dung những tờ của văn bản đó

Cách đóng dấu

– Trường hợp đóng dấu lên văn bản chính: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục : dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng vào giữa mép phải của những tờ, trùm lên một phần những tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản

Loại văn bản được đóng dấu

– Văn bản hành chính hoặc văn bản nội bộ doanh nghiệp
– Hợp đồng giao kết giữa những bên và phụ lục của hợp đồng .

– Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.

– Bản sao những văn bản được sao y .
Tất cả các văn bản có 02 tờ trở lên

Tính pháp lý

Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do một doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức ban hành hoặc văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.
Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là các phần của văn bản theo một thứ tự nhất định.

Nguyên tắc đóng dấu treo

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư pháp luật việc đóng dấu treo phải tuân thủ những nguyên tắc sau :
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo pháp luật .
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái .
– Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc tiêu đề phụ lục .
– Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật .

Việc quản lý và sử dụng dấu treo

Căn cứ theo điều 32 Nghị định trên thì việc quản trị tại cơ quan, tổ chức triển khai sẽ được giao cho văn thư cơ quan quản trị. Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm :
– Bảo quản bảo đảm an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai tại trụ sở cơ quan, tổ chức triển khai .
– Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải được lập biên bản .
– Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành và bản sao văn bản .
– Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức triển khai vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai trực tiếp thực thi .

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

Xem thêm: Tứ niệm xứ – Wikipedia tiếng Việt

– Những văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai ;
– Những văn bản do văn phòng hay đơn vị chức năng phát hành trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị chức năng đó .

Các thông tin thắc mắc liên quan đến bài viết Đóng dấu treo là gì? trên đây, Quý độc giả có thể phản hồi về chúng tôi theo số điện thoại 1900 6557, trân trọng!

Rate this post
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments