Họp giao ban trực tuyến là gì? Cần chuẩn bị gì cho cuộc họp?

Họp giao ban trực tuyến là gì ? Để tổ chức triển khai 1 cuộc họp giao ban trực tuyến thành công xuất sắc cần sẵn sàng chuẩn bị những gì ? Cùng tìm hiểu và khám phá chi tiết cụ thể hơn trong bài viết dưới đây nhé !

Khái niệm họp giao ban trực tuyến

Khái niệm họp giao ban trực tuyến

Dưới đây là khái niệm về giao ban, họp giao ban, họp giao ban trực tuyến chi tiết cụ thể nhất mà bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm .

Giao ban là gì ?

Giao ban là thực hiện bàn giao lại nhiệm vụ cho người khác (hoặc nhóm người) trong phiên làm việc tiếp theo.

Họp giao ban là gì ?

Họp giao ban ( Progress Meetings ) là cuộc gặp mặt của 2 hoặc nhóm người nhằm mục đích mục tiêu tranh luận, nhìn nhận, xem xét việc làm đã và đang triển khai để đưa ra những quyết định hành động, chuyển giao việc làm, trách nhiệm trong thời hạn tới .
Hình thức họp giao ban diễn ra tiếp tục, phổ cập tại bất kể đơn vị chức năng tổ chức triển khai nào nhất là những doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh thương mại .

Họp giao ban trực tuyến là gì ?

Họp giao ban trực tuyến là hình thức họp giao ban trải qua thiết bị hoặc ứng dụng họp trực tuyến được liên kết qua internet giữa 2 hoặc nhiều khu vực xa nhau .
Hiện nay hoàn toàn có thể dùng nhiều thuật ngữ chuyên được dùng để nói về họp giao ban trực tuyến như : họp từ xa, hội nghị truyền hình, hội nghị trực tuyến, họp trực tuyến .

Cách chuẩn bị sẵn sàng cuộc họp giao ban trực tuyến hiệu suất cao nhất

chuẩn bị cuộc họp giao ban trực tuyến

Để cuộc họp giao ban trực tuyến diễn ra thuận tiện và thành công xuất sắc bạn cần chuẩn bị sẵn sàng những yếu tố sau :

Lập kế hoạch cuộc họp

Nêu ra mục tiêu cuộc họp

Điều quan trọng nhất khi lập ra cuộc họp giao ban trực tuyến là mọi người phải biết nguyên do, mục tiêu của cuộc họp là gì. Ví dụ như : update tiến trình, thiết kế xây dựng nhóm, ra quyết định hành động, xử lý yếu tố, san sẻ ý tưởng sáng tạo hoặc cuộc họp thay đổi, …
Sau khi thiết lập được tiềm năng thì mới hoàn toàn có thể khởi đầu quy trình tổ chức triển khai cho một cuộc họp thành công xuất sắc .

Mời đúng người

Hãy xem xét về những khách mời tham gia cuộc họp. Để cuộc họp hiệu suất cao hơn thì hãy mời những người hoàn toàn có thể đưa ra những giá trị tốt, có năng lực đưa ra quyết định hành động sáng suốt .
Hãy chắc như đinh rằng bạn không mời những người không thiết yếu đến cuộc họp nhé .

Xây dựng chương trình thao tác sơ bộ

Hãy lập ra kế hoạch của cuộc họp, timeline sẽ diễn ra. Bạn cần ghi rõ những mốc thời hạn quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót nhé .

Khuyến khích người tham gia chuẩn bị sẵn sàng trước

Bạn nên gửi tài liệu về cuộc họp cho những người tham gia trước đó vài ngày để họ có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị để trao đổi một cách hiệu quả hơn. Hãy khuyến khích họ thêm vào câu hỏi hoặc đề xuất đóng góp cho cuộc họp.

Chỉ định vai trò cho người tham gia

Tiến hành phân công vai trò cho từng người tham gia sẽ giúp thôi thúc 1 cuộc họp hiệu suất cao hơn. Khi đó mỗi người sẽ thấy mình là 1 trọng tâm và có nghĩa vụ và trách nhiệm góp phần đơn cử nhất .

Trang bị, setup phòng họp trực tuyến chất lượng

Trang bị phòng họp trực tuyến

Để hoàn toàn có thể triển khai được một cuộc họp trực tuyến dù đơn thuần hay chuyên nghiệp thì bạn cũng cần phải chuẩn bị sẵn sàng những trang thiết bị thiết yếu để setup một phòng họp gọn gàng hơn .
Bạn cần chuẩn bị sẵn sàng những trang thiết bị sau :

  • Bộ thiết bị họp trực tuyến gồm : Codec, camera, microphone, remote, bộ nguồn và dây cáp đi kèm

  • Đường truyền mạng

  • Màn hình hiển thị

  • Một số thiết bị tương hỗ khác như ; Mic, loa, bộkhuếchđại, thiết bị tàng trữ, bảng điện tử

    Xem thêm: Neocortex là gì

Trên đây là những thông tin chi tiết cụ thể về họp giao ban trực tuyến và những điều cần chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp. Hy vọng bài viết đã cung ứng được nhiều thông tin có ích cho bạn đọc. Trân trọng !

Rate this post
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments