Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì? Hướng dẫn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ mua vào khoa học

Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định,… Kế toán cần nắm được một bộ chứng từ đầy đủ gồm những giấy tờ nào để kiểm tra, đảm bảo việc mua bán hợp lệ, hợp pháp. Đồng thời, việc lưu trữ các chứng từ này cũng cần được thực hiện khoa học, hợp lý để phục vụ cho các nghiệp vụ hạch toán kế toán, kiểm tra sau này.

Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào

Kế toán cần nắm được thành phần bộ chứng từ hóa đơn nguồn vào .

1. Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Trong quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định,… tùy từng trường hợp mà kế toán cần lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào.

1.1. Trường hợp mua hàng hóa trong nước

Đối với sản phẩm & hàng hóa mua trong nước, bộ chứng từ kế toán bắt buộc gồm có :

  • Hợp đồng kinh tế tài chính ( Hợp đồng mua và bán ) giữa hai bên .

  • Hóa đơn giá trị ngày càng tăng nguồn vào .

  • Chứng từ thanh toán giao dịch cho người bán :

+ Phiếu chi: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán dưới 20 triệu đồng.
+ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

  • Phiếu nhập kho sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc gia tài cố định và thắt chặt, ….

Ngoài bộ chứng từ bắt buộc, một số ít trường hợp sẽ phải kèm theo bộ chứng từ kế toán gồm có :

  • Biên bản chuyển giao sản phẩm & hàng hóa .

  • Phiếu xuất kho của bên bán .

  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua và bán giữa hai bên .

1.2. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa

Một bộ chứng từ mua vào của hoạt động giải trí nhập khẩu sản phẩm & hàng hóa gồm có :

  • Hợp đồng bán sản phẩm & hàng hóa, gia công sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ .

  • Nếu sản phẩm & hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan thì cần phân phối tờ khai hải quan trong bộ chứng từ .

  • Chứng từ giao dịch thanh toán qua ngân hàng nhà nước .

  • Hóa đơn thương mại .

  • Chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu .

  • Phiếu nhập kho .

Tờ khai hải quan

Hoạt động nhập khẩu phải có tờ khai hải quan .

1.3. Trường hợp mua sắm tài sản cố định

Đối với ngân sách shopping gia tài cố định và thắt chặt, hồ sơ, chứng từ mua hàng sẽ gồm :

  • Hợp đồng mua và bán gia tài cố định và thắt chặt .

  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua gia tài cố định và thắt chặt .

  • Hóa đơn mua vào .

  • Biên bản chuyển giao gia tài cố định và thắt chặt .

  • Chứng từ thanh toán giao dịch .

Trường hợp này, nếu là hoạt động giải trí thiết kế xây dựng cơ bản cần có thêm :

  • Hồ sơ quyết toán khu công trình thiết kế xây dựng .

  • Biên bản chuyển giao khu công trình, nghiệm thu sát hoạch khu công trình .

2. Hướng dẫn sắp xếp, lưu trữ bộ chứng từ hóa đơn đầu vào

Sắp xếp và tàng trữ chứng từ kế toán sao cho hài hòa và hợp lý, khoa học là điều quan trọng so với người làm kế toán. Ngoài mục tiêu tàng trữ đơn thuần thì đây sẽ là việc giúp kế toán thuận tiện tìm kiếm, Giao hàng cho công tác làm việc kiểm tra, thanh tra khi cần để chứng tỏ những nhiệm vụ kinh tế tài chính trong doanh nghiệp .

2.1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng

Đối với hợp đồng, kế toán cần sắp xếp, tàng trữ như sau :

  • Lưu trữ hàng loạt hợp đồng gốc có dấu đỏ tại Phòng Kế toán .

  • Sắp xếp, phân loại theo từng dự án Bất Động Sản, từng nội dung việc làm theo từng thư mục có ghi chú tên dự án Bất Động Sản ở gáy .

  • Nếu hợp đồng có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán giữ một bộ, những bộ gốc còn lại hoàn toàn có thể lưu ở bộ phận khác đảm nhiệm việc làm tương quan .

  • Nếu hợp đồng chỉ có một bản gốc thì bản gốc đó tàng trữ tại Phòng Kế toán, những phòng khác nếu cần tàng trữ thì sử dụng bản sao .

  • Các bộ phận khác không được mượn hợp đồng bản gốc mang ra ngoài khoanh vùng phạm vi phòng kế toán, trường hợp đặc biệt quan trọng cần có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền .

Lưu trữ từng loại hóa đơn chứng từ

Lưu trữ từng loại hóa đơn, chứng từ để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra,…

Hợp đồng sẽ được lưu đồng điệu với 1 số ít chứng từ sau :

  • Tờ trình, kế hoạch, những bộ hồ sơ tương quan đến phê duyệt hợp đồng .

  • Các phụ lục hợp đồng ký thêm .

  • Phiếu chi, ủy nhiệm chi photo theo từng lần thanh toán giao dịch .

  • Biên bản giao – nhận sản phẩm & hàng hóa, nghiệm thu sát hoạch, biên bản thanh lý hợp đồng, …

  • Chứng từ nộp thuế ( Nếu có ) .

  • Hóa đơn đỏ, bản sao phiếu xuất – nhập kho .

  • Bảng tính lãi vay, …

2.2. Hệ thống sắp xếp, lưu trữ hóa đơn đầu vào và một số chứng từ kế toán

Khi lưu trữ hóa đơn mua vào, kế toán cần lưu ý:

  • Kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu ý kiến đề nghị thanh toán giao dịch kèm theo hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng ( nếu có ) .

  • Lưu trữ từng loại hóa đơn và chứng từ kèm theo, đơn cử như dưới đây .

Phiếu nhập kho lưu cùng những chứng từ :

  • Hóa đơn nguồn vào .

  • Biên bản giao hàng .

  • Hợp đồng mua hàng .

  • Đề nghị mua hàng .

Phiếu chi, ủy nhiệm chi lưu trữ cùng :

  • Đề nghị giao dịch thanh toán, tạm ứng đã phê duyệt .

  • Bản kế hoạch những khoản mục duyệt chi .

  • Hóa đơn, chứng từ gốc kèm theo .

  • Các khoản chi theo Quyết định .

  • Xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nhà nước nếu là những khoản vay, …

Các phiếu kế toán tàng trữ cùng :

  • Đề nghị thanh toán giao dịch hoặc tạm ứng đã phê duyệt .

  • Hóa đơn chứng từ bản gốc .

  • Bảng phân chia, trích hao về lệch giá, ngân sách hoặc khấu hao gia tài .

  • Các quyết định hành động của Giám đốc, đề xuất của Phòng Kế toán về những bút toán kiểm soát và điều chỉnh, chuyển nợ công, …

  • Bảng phân chia tiền lương, ngân sách, …

Trên đây là hướng dẫn kế toán xác định bộ chứng từ hóa đơn đầu vào. Đây là nghiệp vụ quan trọng làm căn cứ xác minh tính hợp lệ, hợp pháp cho các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán cần nắm được các quy định về một bộ chứng từ đầy đủ, đồng thời cần lưu trữ, sắp xếp các chứng từ đúng quy định để phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra, thống kê… của doanh nghiệp.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

5/5 - (1 vote)
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments