Office Manager là làm gì? Việc làm quản lý văn phòng

28/01/2020 21:15

Office Manager ( Quản lý văn phòng ) là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giữ cho văn phòng công ty hoạt động giải trí trơn tru và giám sát, tương hỗ những hoạt động giải trí hành chính. Công việc hoàn toàn có thể gồm có nhiều trách nhiệm, từ tiếp đón văn bản, chỉnh sửa và tương hỗ. Hãy cùng Joboko tìm hiểu và khám phá đơn cử việc làm của Office Manager hằng ngày làm gì một cách cụ thể trong bài viết sau .
Mặc dù có một số công việc gần tương tự nhau nhưng HR Manager và Office Manager vẫn có sự khác biệt. Vì vậy, ứng viên cần tìm hiểu kỹ càng trước khi ứng tuyển để tranh bị nhầm lẫn. Trong bài viết trước, bạn đọc đã được Joboko giới thiệu về , ở bài viết này, bạn sẽ biết được Office Manager là làm gì để nếu có nhu cầu ứng tuyển cũng dễ dàng được nhận và đảm nhận tốt vị trí mơ ước.

office manager la lam gi Yêu cầu việc làm office manager có khó không ?

Mặc dù có một số công việc gần tương tự nhau nhưng HR Manager và Office Manager vẫn có sự khác biệt. Vì vậy, ứng viên cần tìm hiểu kỹ càng trước khi ứng tuyển để tranh bị nhầm lẫn. Trong bài viết trước, bạn đọc đã được Joboko giới thiệu về, ở bài viết này, bạn sẽ biết được Office Manager là làm gì để nếu có nhu cầu ứng tuyển cũng dễ dàng được nhận và đảm nhận tốt vị trí mơ ước.

=> Việc làm Office Manager lương cao, chế độ đãi ngộ tốt

Xem thêm: favorable là gì ? nghĩa của từ favorable trong tiếng việt

1. Office Manager là gì?

Các quản lý văn phòng về cơ bản đảm bảo sự vận hành của một văn phòng trên cơ sở hàng ngày, đồng thời quản lý đội ngũ nhân viên hành chính, hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty. Họ có thể tổ chức các cuộc họp, quản lý cơ sở dữ liệu, tổ chức sự kiện/hội nghị của công ty, đặt mua văn phòng phẩm, đồ nội thất, v.v.

Bên cạnh đó, quản lý văn phòng cũng sẽ xử lý thư từ, đơn khiếu nại, thuyết trình và báo cáo, giám sát công việc của nhân viên hành chính, quản lý ngân sách văn phòng, liên lạc với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng, thực hiện và duy trì các thủ tục/hệ thống hành chính văn phòng, phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, tham dự các cuộc họp với quản lý cấp cao.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của tổ chức, vai trò của người quản lý văn phòng có thể hơi khác. Thông thường, họ có thể đảm nhiệm đồng thời các chức vụ khác như thư kí phòng nhân sự hoặc thư ký công ty, v.v.

2. Công việc của Office Manager

Quản lý văn phòng sẽ tổ chức, phối hợp quản trị để thực hiện các thủ tục văn phòng, từ đó đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của tổ chức. Họ xây dựng các giao thức truyền thông nội bộ, hợp lý hóa thủ tục hành chính, kiểm soát hàng tồn kho, giám sát nhân viên văn phòng và phân công nhiệm vụ.

Cụ thể, trách nhiệm của một quản lý văn phòng bao gồm:

  • Sử dụng thành thạo các phần mềm, ứng dụng như email, bảng tính và cơ sở dữ liệu để đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng diễn ra hiệu quả.
  • Quản lý thông tin trực tuyến và hệ thống hành chính, giấy tờ.
  • Phát triển và thực hiện các hệ thống hành chính mới, như quản lý hồ sơ.
  • Ghi nhận chi tiêu văn phòng và quản lý ngân sách.
  • Tổ chức bố trí văn phòng và duy trì nguồn cung cấp văn phòng phẩm và thiết bị
  • Duy trì tình trạng của văn phòng và sắp xếp sửa chữa nếu cần thiết.
  • Tổ chức và chủ trì các cuộc họp với nhân viên.
  • Giám sát việc tuyển dụng nhân viên mới, đôi khi bao gồm cả đào tạo.
  • Đánh giá nhân viên, quản lý hiệu suất và kỷ luật.
  • Ủy thác công việc cho nhân viên và quản lý khối lượng công việc, hiệu suất của họ.
  • Báo cáo với quản lý cấp cao.
  • Xử lý các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng.
  • Xem xét, cập nhật các chính sách an toàn, sức khỏe và đảm bảo chúng được tuân thủ.
  • Bố trí kiểm tra thường xuyên cho các thiết bị điện và thiết bị an toàn
  • Quản lý phương tiện truyền thông xã hội của công ty.

3. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí công việc Office Manager

Vị trí Office Manager không yêu cầu cụ thể ngành học, tuy nhiên, ứng viên tốt nghiệp ngành quản trị, hành chính học có thể được ưu tiên. Nhà tuyển dụng thường nhấn mạnh tầm quan trọng của:

  • Bằng cử nhân hoặc tương đương.
  • 5 năm kinh nghiệm trong quản trị văn phòng.
  • Kinh nghiệm quản lý văn phòng hoặc thư ký, chăm sóc khách hàng.

Đồng thời, Office Manager cũng cần có những kỹ năng sau:

  • Tin cậy và thận trọng vì đặc thù công việc tiếp xúc với hầu hết các thông tin liên quan đến hoạt động chung của công ty.
  • Khả năng thích ứng tốt.
  • Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ.
  • Kỹ năng tổ chức.
  • Kỹ năng tin học văn phòng bao gồm mức độ thành thạo với Microsoft Word, Excel, Outlook và PowerPoint.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề.
  • Sáng kiến.
  • Kỹ năng lãnh đạo.
  • Kỹ năng lập ngân sách.
  • Chú ý đến chi tiết.

office manager la lam gi Những kiến thức và kỹ năng office manager cần có là gì ?

4. Công việc liên quan đến vị trí Office Manager

  • Assistant Manager (Trợ lý điều hành): Trợ lý điều hành phục trách rất nhiều công việc, đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo tốt. Họ thường chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ đạo hoạt động của đơn vị kinh doanh, bộ phận hoặc cửa hàng.
  • Human Resources Coordinator (Điều phối viên nhân sự): Điều phối viên nhân sự là những chuyên viên làm công việc tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn. Họ thường xử lý các nhiệm vụ liên quan đến quan hệ nhân viên, lương thưởng, lợi ích và đào tạo.
  • Administrative Assistant (Trợ lý hành chính): Thư ký và trợ lý hành chính thực hiện các nhiệm vụ văn thư và hành chính thông thường. Họ sắp xếp tập tin, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp các cuộc hẹn và hỗ trợ nhân viên khác.

Có rất nhiều vị trí cho ứng viên lựa chọn nếu bạn có kỹ năng quản lý văn phòng tốt. Bên cạnh đó, những công việc liên quan đến Office Manager bạn cũng nên tìm hiểu để nắm rõ hơn về từng vị trí, tránh bỡ ngỡ khi ứng tuyển. Đặc biệt, khi tìm việc làm hay Assistant Manager, Assistant HR Manager,… thì cũng sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Để cập nhật các việc làm mới nhất từ nhà tuyển dụng uy tín, bạn hãy truy cập Blog việc làm thường xuyên nhé. Không chỉ cung cấp cho bạn mẫu CV xin việc bắt mắt, miễn phí với các bước tạo nhanh chóng, website còn hỗ trợ

Các quản trị văn phòng về cơ bản bảo vệ sự quản lý và vận hành của một văn phòng trên cơ sở hàng ngày, đồng thời quản trị đội ngũ nhân viên cấp dưới hành chính, tương hỗ những bộ phận khác trong công ty. Họ hoàn toàn có thể tổ chức triển khai những cuộc họp, quản trị cơ sở tài liệu, tổ chức triển khai sự kiện / hội nghị của công ty, đặt mua văn phòng phẩm, đồ nội thất bên trong, v.v. Bên cạnh đó, quản trị văn phòng cũng sẽ giải quyết và xử lý thư từ, đơn khiếu nại, thuyết trình và báo cáo giải trình, giám sát việc làm của nhân viên cấp dưới hành chính, quản trị ngân sách văn phòng, liên lạc với nhân viên cấp dưới, nhà phân phối và người mua, thực thi và duy trì những thủ tục / mạng lưới hệ thống hành chính văn phòng, phân công trách nhiệm cho nhân viên cấp dưới cấp dưới, tham gia những cuộc họp với quản trị cấp cao. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của tổ chức triển khai, vai trò của người quản trị văn phòng hoàn toàn có thể hơi khác. Thông thường, họ hoàn toàn có thể đảm nhiệm đồng thời những chức vụ khác như thư kí phòng nhân sự hoặc thư ký công ty, v.v. Quản lý văn phòng sẽ tổ chức triển khai, phối hợp quản trị để thực thi những thủ tục văn phòng, từ đó bảo vệ tính hiệu suất cao và bảo đảm an toàn của tổ chức triển khai. Họ kiến thiết xây dựng những giao thức truyền thông online nội bộ, hợp lý hóa thủ tục hành chính, trấn áp hàng tồn dư, giám sát nhân viên cấp dưới văn phòng và phân công trách nhiệm. Cụ thể, nghĩa vụ và trách nhiệm của một quản trị văn phòng gồm có : Vị trí Office Manager không nhu yếu đơn cử ngành học, tuy nhiên, ứng viên tốt nghiệp ngành quản trị, hành chính học hoàn toàn có thể được ưu tiên. Nhà tuyển dụng thường nhấn mạnh vấn đề tầm quan trọng của : Đồng thời, Office Manager cũng cần có những kiến thức và kỹ năng sau : Có rất nhiều vị trí cho ứng viên lựa chọn nếu bạn có kỹ năng và kiến thức quản trị văn phòng tốt. Bên cạnh đó, những việc làm tương quan đến Office Manager bạn cũng nên khám phá để nắm rõ hơn về từng vị trí, tránh kinh ngạc khi ứng tuyển. Đặc biệt, khi tìm việc làmhay Assistant Manager, Assistant HR Manager, … thì cũng sẽ đơn thuần hơn rất nhiều. Để update những việc làm mới nhất từ nhà tuyển dụng uy tín, bạn hãy truy vấn Blog việc làm tiếp tục nhé. Không chỉ cung ứng cho bạn mẫu CV xin việc đẹp mắt, không lấy phí với những bước tạo nhanh gọn, website còn tương hỗ tư vấn nghề nghiệp, san sẻ mẹo tìm việc hiệu suất cao cho ứng viên .

Rate this post
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments