Pivottable là gì? Cách sử dụng Pivottable trong Excel hiệu quả

Khi sử dụng Excel, có khá nhiều bạn thắc mắc rằng Pivottable là gì? Khi nào thì nên sử dụng Pivottable? Bài viết dưới đây của Mindovermetal sẽ giúp bạn giải đáp mọi câu hỏi về Pivottable cũng như cách sử dụng Pivottable hiệu quả trong việc thống kê.

Pivottable là gì?

Pivottable là một trong những tính năng hữu dụng và mạnh mẽ nhất của Excel. Đặc biệt, Pivottable hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh để báo cáo với những lợi ích vượt trội như:

  • Thống kê dữ liệu siêu tốc.
  • Thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
  • Kiểm soát được dữ liệu một cách chi tiết nhất.

Ngoài ra kết quả của Pivottable có thể tiếp tục được sử dụng để tính toán ra các chỉ tiêu mới nhằm phục vụ các mục đích khác nhau. Qua khái niệm trên, hẳn là bạn đã hiểu rõ về Pivottable là gì rồi nhỉ?

Hướng dẫn sử dụng Pivottable cơ bản.

Lệnh Pivottable này chỉ có thể giúp bạn thống kê những dữ liệu bạn đưa vào từ ban đầu. Ngoài ra sẽ không cập nhật thêm nếu bạn chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu vào vùng dữ liệu ban đầu.

Bước 1: Mở thẻ Insert > Chọn PivotTable

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-3

Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable hiện ra. Sau đó nhấn OK

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-3

Trong đó:

Ở phần Choose the data that you want to analyze ta chọn Select a table or range

  • Table/Range: Là các dữ liệu bạn muốn thống kê
  • Use an external data source: Sử dụng các dữ liệu bên ngoài (thường ít sử dụng do việc thống kê chủ yếu lấy dữ liệu từ bên trong trang tính của Excel)

Ở phần choose where you want the PivotTable report to be placed chọn Existing Worksheet

  • New Worksheet: Nếu chọn phần này thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.
  • Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.
  • Location: Chọn vị trí mà bạn muốn tạo bảng PivotTable.

Bước 3: Sau đó bạn hãy đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu của Pivottable > Chọn PivotTable Options…

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-3

Mẹo: Cách này có thể giúp bạn thao tác đơn giản hơn trên PivotTable. Bạn chỉ cần kéo dữ liệu bạn muốn vào vùng nào trên Vùng dữ liệu của PivotTable bởi vì chúng ta thường hay nhầm lẫn giữa Rows và Columns.

Bước 4: Hộp thoại PivotTable Options hiện lên > Chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) > Nhấn Ok.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-8

Bước 5: Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào vùng PivotTable hoặc cũng có thể kéo xuống cái ô phía dưới).

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-3

Trong đó:

  • Filters: Là bộ lọc báo cáo.
  • Columns: Dữ liệu hiển thị theo cột.
  • Rows: Dữ liệu hiển thị theo dòng.
  • Values: Giá trị chủ yếu là số.

Hướng dẫn sử dụng Pivottable nâng cao

Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivottable

Slicer cung cấp các nút mà bạn có thể bấm vào để lọc bảng hoặc Pivottable. Ngoài việc lọc nhanh, slicer cũng cho biết trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn dễ dàng tìm hiểu chính xác hiện đang được hiển thị. Để sử dụng công cụ này bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Chọn 1 PivotTable bạn muốn áp dụng -> Chọn thẻ Insert của thanh Ribbon -> Chọn Slicer.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-3

Bước 2: Từ đây, bạn có thể chọn 1 trường mà bạn muốn thể hiện các dữ liệu để tiến hành filters sau này. Bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều trường cùng một lúc. Giả sử trong hình dưới đây tôi chọn trường Department và Status. Và có kết quả như sau:

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-1

Bạn có thể thấy là tất cả giá trị của trường Department và Status sẽ hiện lên rõ nét cho bạn. Và khi bạn cần lọc gì, bạn chỉ cần bấm nút tương ứng.

Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong Pivottable

Thông thường, khi tạo Pivottable, bạn cần mở rộng phân tích và bao gồm nhiều dữ liệu/tính toán. Nếu bạn cần tính toán chỉ tiêu mới bằng cách sử dụng các dữ liệu hiện có trong Pivottable. Bạn không cần quay lại và thêm nó vào dữ liệu nguồn. Thay vào đó, hãy sử dụng Pivottable Calculated Field để thực hiện việc này.

Bạn có thể thực hiện bằng cách chọn vào Pivottable. Sau đó chọn thẻ Options trên thanh Ribbon -> chọn Fields, Items & Sets -> Calculated Field.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-8

Một hộp thoại sẽ hiện lên và bạn gõ tên field cùng công thức tương ứng -> chọn OK.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-9

Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện

Conditional Formatting trong thực tế rất quan trọng. Giúp người sử dụng dễ dàng phân biệt các ô tính quan trọng, nhất là khi phải làm việc với một lượng dữ liệu lớn.

Để bắt đầu sử dụng bạn vào thử Home trên thanh Ribbon, nhấn conditional formatting trong mục styles và chọn điều kiện bạn muốn:

  • Highlight cells rules: Quy tắc đánh dấu ô nổi bật tính theo giá trị.
  • Top/bottom rules: Quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng.
  • Data bars: Hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị.
  • Color Scales: Phân biệt độ lớn nhỏ của giá trị bằng màu sắc.
  • Icon Sets: Thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị.

Chuyển đổi dữ liệu thành dạng % thông qua Pivottable

Việc chuyển dữ liệu trong Excel là một vấn đề quen thuộc với nhiều người dùng. Nhất là sau khi xây dựng một bảng phức tạp thì việc chuyển dữ liệu sẽ khiến chúng trở nên rõ ràng, giúp phân tích tốt hơn hoặc để vẽ đồ thị.

Chúng ta có thể làm theo một cách khác như sau: Bấm vào giá trị mà bạn cần chuyển đổi trên vùng Values của PivotTable -> chọn Value Field Settings.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-4

Một cửa sổ sẽ hiện lên, và bạn chọn qua thẻ Show Values As. Ngay tại đây, có rất nhiều lựa chọn tùy theo vào mục đích bạn muốn biến dữ liệu ra sao. Nếu bạn muốn tùy biến thành % tích lũy, thì chọn vào % Running Total In -> OK.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-1

Và dữ liệu của bạn sẽ biến chuyển thành % tích lũy ngay lập tức.

pivottable-la-gi-cach-su-dung-pivottable-trong-excel-hieu-qua-9

Đó là tất cả những gì mà Mindovermetal muốn chia sẻ về Pivottable là gì. Hy vọng rằng qua bài viết sẽ giúp các bạn lập báo cáo, thống kê dễ dàng hơn. Ngoài ra đừng quên theo dõi Mindovermetal để cập nhập những hàm siêu bổ ích giúp nâng cao trình độ Excel!

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments