ứng dụng tin học trong kế toán

ứng dụng tin học trong kế toán

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.26 MB, 30 trang )

2.2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
HIỆN NAY.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn
Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng
ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006,
nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-
2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng,
Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư
cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng
chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và
website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo ông
Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ
đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ
lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ
năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”.
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần
mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình khảo sát
trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của
trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng
các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;
• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;
• Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán.
Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp
còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là các
phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet

cơ bản như lướt Web hay thư điện tử. Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi
đầu tư vào các phần mềm quản lý. Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP. Các doanh
nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa tính toán
thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý.
Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức chưa
cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho lĩnh vực
này. Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi.
Hiện tại việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hết
các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán bộ nghiệp vụ, tăng
khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã phát huy
hiệu quả tốt. Tuy nhiên đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay đều triển
khai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệu phân tán.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệp
vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:
 Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một
phần các lao động thủ công.
 Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh
doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như:
– Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh
đạo.
– Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia
sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao.
Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như
sau:
– Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào
việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa được
chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau với nhau, do vậy việc áp
dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu
quản lý của ứng dụng chưa cao.

– Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học
chưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể cho
từng lĩnh vực quản lý.
– Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan tâm
đầu tư đồng bộ.
– Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết là
cán bộ kiêm nhiệm. Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức nên
hiệu quả triển khai chưa cao.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh
doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là
lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàng
đầu. Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải
tìm cách khắc phục.
2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG
TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY.
Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, một ngành
công nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nóng hiện nay ở Việt Nam, nên ngay từ
khi mới thành lập, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Việt Nam đầu tư khá chu
đáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị. Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng
hiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hành, bảo dưỡng,
và khai thác mạng lưới các dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở VNP3
được tiến hành khá thuận lợi. Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng các phần
mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động (năm 1997), trong khi
vào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm kế toán thủ công là
chính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam. Điều này cho thấy
VNP3 đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng
cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình. Những phần mềm được
sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word và
Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxpro
for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần nâng cấp các hệ điều hành,

phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâm
đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán và
truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ
Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại
có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành
Window XP.
2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp
(Verison 5.10VB).
2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng.
Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập đoàn
BCVT Việt Nam và được áp dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006. Phần mềm sử dụng hệ
quản trị CSDL Oracle 8i; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win XP,
Unix; Sử dụng cho các máy trạm chạy trên nền các hệ điều hành Windows 95, 98, NT
workstasion, NT 2000, XP; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 (sp4 trở lên).
Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8i cho phần mềm Tài chính doanh nghiệp là
một quyết định đúng đắn và có tầm nhìn chiến lược của Tập đoàn BCVT Việt Nam.
Hệ quản trị CSDL Oracle rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của ngành
BCVT cũng như xu hướng sử dụng Hệ quản trị CSDL của các Tập đoàn lớn ở Việt
Nam và trên thế giới. Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới.
Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt Nam hầu
hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí,… đều
sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như:
• Độ ổn định và tin cậy cao
• Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1
TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý
dữ liệu rất cao.
• Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo
mật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu
cầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA.
Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây

vài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sử
dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệp
liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công ty
phần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo
công nghệ này. Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Việt Nam đã tự đầu tư xây dựng phần mềm
Tài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua phần mềm đã được các
công ty phần mềm thiết kế sẵn ngoài thị trường.
Việc tự thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận lợi
và những khó khăn nhất định. Về thuận lợi là người viết am hiểu công việc của Tập
đoàn, nên phần mềm viết ra sẽ nhanh chóng hỗ trợ được cho công việc, tiến độ có thể
kiểm soát được và khi cần mở rộng phần mềm thì có thể được thực hiện dễ dàng.
Những khó khăn sẽ gặp phải trong khi tự thiết kế phần mềm là người viết đôi khi
không thành thạo hết các lĩnh vực nên đòi hỏi phải có người mô tả công việc, phải
khảo sát công việc lâu dài, đối với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt Nam
thì phải huy động nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh nghiệp
và điều quan trọng là chi phí thiết kế phần mềm khá cao.
2.3.1.2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu.
a. Phân quyền sử dụng chương trình.
– Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong
việc sử dụng chương trình.
– Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với
các quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệp
vụ.
– NSD chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
– NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa hạch
toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.
b. Lưu chuyển số liệu.
– Trong một đơn vị độc lập CSDL được quản lý tập trung và duy nhất.
– Số liệu giữa các cấp được truyền tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo an
toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền xấu có thể truyền theo phương pháp thủ

công.
– Việc khai báo chế độ lưu chuyển thông tin do quản trị hệ thống mạng đơn vị
đảm nhiệm.
2.3.1.3 Các Modules.
Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành các Modules sau:
• Module Kế toán: phản ánh nghiệp vụ kế toán tổng hợp
• Module Vật tư, công cụ: phản ánh nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ
• Module Công nợ: phản ánh nghiệp vụ kế toán công nợ
• Module Tiền tệ: phản ánh nghiệp vụ kế toán tiền tệ các loại
• Module XDCB: phản ánh nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản
• Module Thuế VAT: phản ánh nghiệp vụ kế toán thuế GTGT
• Module Tài sản: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài sản
KẾ TOÁN
Ngoại bảng Vật tư,CC
Bảo hiểm Séc CK Thuế VAT
Tiền tệ
XDCB
Tài sản D.thu Công nợ
• Module Doanh thu: phản ánh nghiệp vụ kế toán kinh doanh hàng hoá
• Module Ngoại bảng: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài khoản ngoại bảng
• Module Bảo hiểm: phản ánh nghiệp vụ bảo hiểm
• Module Séc CK: theo dõi nghiệp vụ Séc chuyển khoản
2.3.1.4 Vào chương trình.
Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu NSD nhập các thông số cần thiết
(Mã đơn vị, Mã NSD, mật khẩu), sau khi NSD nhập đúng, đủ các thông số yêu cầu rồi
bấm phím [Nhập], màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chương
trình hiện thông báo “Cấm xâm nhập”. Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu của chương
trình.
Về cơ bản, phần mềm Tài chính doanh nghiệp có nội dung tương tự như phần
mềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và các phần mềm kế toán khác có sẵn

trên thị trường. Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp được thiết kế
theo kiểu thực đơn và theo các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với hoạt động kế toán của
Tập đoàn. Menu chính của chương trình (Hình 2.3.1) gồm các mục sau:
Hình 2.3.1: Menu chính của chương trình
 Hệ thống: Khai báo các thông số hệ thống của chương trình và các mã
nghiệp vụ. Menu hệ thống bao gồm các menu con sau:
– Hệ thống nội bộ, gồm các phần khai báo về đặc trưng của đơn vị
mình là: Hệ thống mã đơn vị; mã phòng; Mã cán bộ; Mã người sử dụng chương trình.
– Hệ thống chung, khai báo các phần dùng chung trong chương trình,
gồm: Mã sản phẩm, dịch vụ; Hệ thống mã khu vực; Hệ thống mã ngân hàng; Hệ thống
mã loại doanh nghiệp; Hệ thống mã tài khoản ngân hàng.
– Số liệu, gồm các phần khai báo: Ưu tiên nghiệp vụ (khai báo các loại
nghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nghiệp vụ trong quá trình tạo chứng
từ ghi sổ); Hạn thay đổi số liệu (chỉ ra hạn thay đổi số liệu theo từng nghiệp vụ);
Truyền số liệu lên cấp trên;
– Thay đổi người sử dụng.
 Kế toán: Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa các nghiệp vụ và thông số
liên quan đến phần kế toán, gồm các phần như: Hệ thống mã Tài khoản chi tiết; Hệ
thống mã thống kê; Hệ thống mã tài khoản – thống kê; Mã loại chứng từ hạch toán;
Nhập số dư đầu; Tổng hợp lại số liệu; Nhập chứng từ hạch toán…
 Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, Thuế VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảo
hiểm…: là các menu quản lý nghiệp vụ chi tiết.
Bên cạnh đó, phần mềm Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệt
so với Fast Accounting và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường.
Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con là
chương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo, giao diện của hai chương
trình này đều giống nhau. Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo thì phải
chuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo, hệ thống không cho phép vừa
nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một chương trình con. Đây là điểm khác biệt
so với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở trường. Trong

Fast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một giao
diện của chương trình.
Một điểm khác biệt nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kế
theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ cho
phép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi. Còn trong Fast Accounting,
NSD có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là: Chứng từ ghi sổ; Nhật
ký chung; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Sở dĩ có sự khác biệt này là do yêu cầu
sử dụng của mỗi phần mềm khác nhau.
Fast Accounting là phần mềm được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế
toán thiết kế sẵn để cung cấp cho khách hàng, là các công ty có nhu cầu sử dụng phần
mềm kế toán máy. Vì mỗi công ty khác nhau thì áp dụng một hình thức ghi sổ kế toán
khác nhau tại đơn vị mình, nhằm đáp ứng được nhu cầu của tất cả các công ty, phần
mềm Fast Accounting phải được thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức ghi sổ kế
toán khác nhau. Còn phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập đoàn BCVT
Việt Nam tự đầu tư thiết kế nên nó phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động
kế toán của Tập đoàn, đồng thời thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp
chỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ ghi sổ sẽ giúp Tập
đoàn tiết kiệm chi phí hơn. Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản giữa phần mềm kế
toán máy do doanh nghiệp tự đầu tư thiết kế với phần mềm kế toán máy được các công
ty phần mềm thiết kế sẵn trên thị trường.
Cửa sổ khai báo các thông số hệ thống của chương trình Tài chính doanh
nghiệp và thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế bao gồm hai phần:
 Phần bên trái hiển thị toàn bộ các thông số đã nhập
 Phần bên phải là phần nhập chi tiết cho từng thông số, chứa hai nút [Nhập]
và [Xoá] ở phía dưới phần nhập dữ liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần dữ liệu đã
nhập.
Cả hai phần này đều nằm trên cùng một cửa sổ, khi NSD chọn một thông số ở phần
bên trái cửa sổ nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết của thông số đó
để NSD có thể nhập, sửa hoặc xoá các thông số này (Hình 2.3.2 và 2.3.3). Kiểu thiết
kế cửa sổ khai báo như vậy tạo điều kiện cho NSD vừa xem được toàn bộ các thông số

đã nhập, vừa có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một lúc. Điều này
giúp cho NSD đối chiếu và kiểm tra các thông số đã nhập một cách dễ dàng, nhanh
chóng hơn.
Hình 2.3.2: Hệ thống mã tài khoản chi tiết
Hình 2.3.3: Hệ thống mã sản phẩm, dịch vụ
So với kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting,
cửa sổ nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu quả hơn. Trong
phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, cửa sổ nhập các thông số hệ thống và các
thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế gồm hai cửa sổ riêng biệt. Sau khi
NSD chọn trên thực đơn phần thông số cần nhập, cửa sổ hiển thị toàn bộ các thông số
hiện có thuộc phần thông số đã chọn sẽ hiện ra trước tiên. Khi NSD muốn nhập, sửa
hay xoá một thông số nào đó trên cửa sổ này thì dịch con trỏ đến vị trí của thông số đó
và dùng các phím chức năng do chương trình quy định để thực hiện thao tác, khi đó,
một cửa sổ khác sẽ hiện ra để NSD tiến hành cập nhật dữ liệu (Hình 2.3.5 và 2.3.6).
Nếu NSD muốn xem lại toàn bộ các thông số đã nhập thì phải sử dụng phím chức
năng để thoát ra khỏi cửa sổ nhập liệu để trở về cửa sổ ban đầu. Như vậy, kiểu thiết kế
cửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất nhiều thời gian hơn cho việc
kiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông số vì phải lặp lại nhiều lần các thao tác, đồng
thời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót các dữ liệu.
Hình 2.3.5: Màn hình hiển thị chi tiết các tài khoản
Hình 2.3.6: Màn hình cập nhật một tài khoản
– Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép
NSD nhập chứng từ tổng hợp trước tiên, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của các
thông tin ban đầu trên chứng từ tổng hợp, hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho phép
NSD liên kết tới phần nhập chứng từ chi tiết thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc của
chứng từ đã nhập. Chương trình có các loại nghiệp vụ phát sinh gốc sau: VT: vật tư;
BH: bảo hiểm; CN: công nợ; TT: tiền tệ; NX: nguồn XDCB; CX: chi XDCB; NB:
ngoại bảng; TV: thuế GTGT; TS: tài sản; TK: thống kê (Hình 2.3.7). Đây cũng là một
điểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast Accounting 2005.
Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải xác định chứng từ

chuẩn bị nhập thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm trên chương trình
thanh thực đơn của loại nghiệp vụ gốc đó, vào phần nhập chứng từ nằm trong nghiệp
vụ đó và hạch toán. So với Fast Accounting 2005, phần nhập chứng từ trong chương
trình Tài chính doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm soát chứng từ trên máy chặt chẽ
hơn. Chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD có thể kiểm soát những
thông tin cơ bản trên chứng từ (ngày chứng từ, loại chứng từ, số chứng từ, định khoản,
số tiền) được hạch toán chính xác trước khi nhập tiếp các thông tin chi tiết. Điều này
cũng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa trong trường hợp nhập sai thông tin
trên chứng từ.
Hình 2.3.7:Màn hình nhập chứng từ hạch toán
2.3.2 Các phần mềm khác được sử dụng tại VNP3.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tại
phòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft
Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word và
Microsoft Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, các
hợp đồng, các báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Trung tâm. Còn
Microsoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngày
công, tiền lương, bảng kê chi tiết đầu tư XDCB,…Kế toán đầu tư XDCB, kế toán thuế
là những người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel.
Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (Internet
Explorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằm
trao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp đường
truyền trên phần mềm Tài chính doanh nghiệp bị lỗi.
2.3.3 Tình hình sử dụng các phần mềm tin học trong công tác kế toán tại
VNP3.
Tuy phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụng
trong năm 2006, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sử
dụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướng
dẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực hiện
nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trung
tâm vẫn còn tồn tại những bất cập. Do phần mềm này được VDC thiết kế để sử dụng
chung cho toàn Tập đoàn, bao gồm cả các đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán
phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp, nên khi được áp dụng tại các loại hình đơn vị này sẽ có
nhiều hạn chế. VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ hoạt động trong lĩnh vực viễn
thông nên không sử dụng các phân hệ kế toán XDCB, Thuế VAT, séc CK, Tài sản,
Ngoại bảng và Bảo hiểm. Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế toán TSCĐ, kế
toán thuế nhưng vì tính chất hạch toán phụ thuộc của đơn vị nên các phần hành kế toán
này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và tình hình
tăng giảm bên ngoài phần mềm để báo cáo lên đơn vị cấp trên, không được hạch toán
trên phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp.
Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình
tổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá lớn, do
đó việc áp dụng phần mềm vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3 cũng gây
khó khăn cho đơn vị. Khó khăn trước hết là nhân viên kế toán của Trung tâm phải mất
nhiều thời gian và công sức hơn cho việc tìm hiểu cách sử dụng phần mềm, thay vì chỉ
mất một ít thời gian khi sử dụng các phần mềm được thiết kế theo quy mô phù hợp với
các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù mất khá nhiều thời gian và công sức tìm hiểu
cách sử dụng phần mềm nhưng mức độ ứng dụng chương trình lại không cao, một số
phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài chương trình vì những phần hành kế toán
này trong chương trình chỉ cho phép sử dụng đối với các đơn vị hạch toán độc lập.
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế
toán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong công việc. Tuy nhiên, do tính chất
công việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán của
Trung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng của
Microsoft Word. Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải công
việc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạn
thảo văn bản.
Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không thể thiếu
trong công việc kế toán hàng ngày tại Trung tâm. Một số phần hành kế toán như thuế,

đầu tư XDCB không sử dụng phần mềm Tài chính doanh nghiệp nên Microsoft Excel
là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế toán này. Đồng
thời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác kiểm kê Tài sản-Nguồn vốn
trên toàn ngành BCVT. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công việc hàng ngày
tại Trung tâm nhìn chung chưa cao. Cũng giống như đối với chương trình Microsoft
Word, vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử dụng thành thạo Excel trong công
việc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính năng quan trọng của chương trình
này. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính năng rất hữu ích và độc
đáo của Excel để hỗ trợ cho công việc.
Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc
hạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chính
xác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các
đơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơn
thuê các trạm BTS, đều do kế toán thực hiện ngoài chương trình. Do đó, nếu các nhân
viên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng hỗ trợ
cho công việc kế toán của Excel thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn đảm
bảo độ chính xác cao, đồng thời khối lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được giảm
nhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay, công việc này phần lớn vẫn được các kế toán
viên của Trung tâm thực hiện thủ công là chính.
Tại Trung tâm sử dụng các chương trình hỗ trợ Internet và hộp thư điện tử để
gửi báo cáo lên đơn vị cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chính
doanh nghiệp bị lỗi. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy cập vào
trang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm kê Tài
sản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu các thông tin nội bộ Tập đoàn.
Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ
chức ứng dụng CNTT hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại VNP3 khá tốt. Nhờ
chính sách và sự quan tâm đầu tư hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVT
Việt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh chóng đối với những tiến bộ của
CNTT. Bên cạnh việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại, Trung tâm cũng đã
có được sự đầu tư đúng mực cho các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ cho công tác kế toán

của đơn vị. Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet hỗ trợ công tác quản lý, kiểm
soát trong lĩnh vực Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Việt Nam đã tạo
điều kiện cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3, khai thác được
những tiện ích của Internet và phát triển công nghệ Internet trong kinh doanh nói
chung và kinh doanh BCVT nói riêng.
Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Trung
tâm chưa cao, song với sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của CNTT vào
công tác kế toán tài chính như hiện nay, trong thời gian sắp tới Trung tâm sẽ có điều
kiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạt
động kế toán tài chính của đơn vị.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP
Qua thời gian thực tập tại VNP3 tôi đã có dịp được tìm hiểu về đặc điểm kinh
doanh và tình hình hoạt động của Trung tâm. Tôi nhận thấy Trung tâm đã áp dụng
đúng các nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp kế toán theo chế độ kế toán hiện
nay quy định. Bên cạnh việc tuân thủ đúng các quy định của chế độ kế toán Trung tâm
cũng đã có sự vận dụng các chuẩn mực, nguyên tắc này cho phù hợp với đặc điểm
hoạt động kinh doanh cũng như quy mô hoạt động của đơn vị.
Công tác tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm được thực hiện khá
tốt và nghiêm túc. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được, trong công tác tổ chức
kế toán và ứng dụng CNTT của Trung tâm cũng khó tránh khỏi tồn tại những nhược
điểm cần khắc phục. Do đó trong phần này sẽ đưa ra nhận xét về những mặt mạnh, yếu
trong tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm Dịch vụ viễn thông khu vực
III. Đồng thời tôi cũng xin đề xuất một số giải pháp của bản thân nhằm giúp Trung
tâm hoàn thiện các nội dung của tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác kế toán tại Trung tâm.
1.1 VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM.
VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc GPC. Là một đơn vị hạch toán
phụ thuộc, Trung tâm cũng có những thuận lợi và những khó khăn nhất định trong quá
trình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
* Thuận lợi:

– Trung tâm không phải tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập hệ thống tài
khoản, chứng từ và sổ sách kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh
viễn thông của đơn vị. Việc thiết lập các hệ thống này do Tập đoàn BCVT Việt Nam
thực hiện. Nhiệm vụ của Trung tâm chỉ là dựa trên những tài khoản, chứng từ và sổ
sách kế toán mà Tập đoàn BCVT Việt Nam đã thiết lập mà lựa chọn, vận dụng cho
phù hợp với yêu cầu quản lý, hạch toán của đơn vị và phù hợp với những quy định của
Tập đoàn.
* Khó khăn:
– Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, Trung tâm không được quyền quyết định
những vấn đề về kế toán toán phát sinh vượt quá phạm vi quyền hạn của mình mà phải
xin ý kiến của GPC và Tập đoàn. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc kế toán
của Trung tâm, đồng thời cũng ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh của Trung tâm
với các đơn vị bên ngoài Tập đoàn.
– Các báo cáo của Trung tâm khi nộp lên GPC và Tập đoàn thường phải mất
khá lâu để tiến hành kiểm tra và hạch toán trên Tập đoàn. Vì phạm vi hoạt động của
Tập đoàn rất lớn nên phải tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra các báo cáo của tất cả
các đơn vị, do đó phải khá lâu sau thì các báo cáo của Trung tâm mới được chính thức
công nhận. Điều này sẽ gây khó khăn cho Trung tâm khi phát sinh nhu cầu sử dụng
các báo cáo kế toán cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với nhu cầu quản lý của các
cơ quan chức năng tại địa phương mà Trung tâm hoạt động.
1.2 VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TẠI TRUNG TÂM.
Hiện nay hệ thống chứng từ mà Trung tâm đang sử dụng phần lớn là các chứng
từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước và một số chứng từ kế toán đặc thù theo yêu
cầu của Tập đoàn BCVT Việt Nam. Trình tự luân chuyển chứng từ chặt chẽ, đảm bảo
chế độ kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Nhìn chung, trình
tự luân chuyển chứng từ tương đối giống so với lý thuyết đã được học. Trung tâm
cũng thực hiện nghiêm túc việc bảo quản, lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà
nước.
* Ưu điểm:
– Việc kiểm tra qua từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ làm tăng tính

chính xác, đầy đủ của các thông tin trên chứng từ.
– Chứng từ tại Trung tâm được phân loại theo nội dung kinh tế tạo điều kiện
thuận lợi cho việc phân công quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán theo từng
phần hành kế toán có liên quan, và là cơ sở tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm.
* Nhược điểm:
– Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, tình trạng
thất lạc chứng từ vẫn xảy ra. Việc lưu trữ tài liệu kế toán còn gặp nhiều khó khăn do
không gian của phòng kế toán khá hẹp.
– Tình trạng chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban vẫn
thường xảy ra, làm ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo của kế
toán, đặc biệt là đối với các báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế vào những dịp cuối
tháng hay cuối quý.
 Một số giải pháp đề xuất:
– Phòng kế toán nên phối hợp chặt chẽ hơn với các phòng ban trong công ty để
hỗ trợ cho quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. Các phòng ban
trước khi chuyển chứng từ, tài liệu về phòng kế toán nên sắp xếp thứ tự các chứng từ
theo ngày phát sinh hoặc theo số hợp đồng để thuận tiện cho kế toán kiểm tra chứng
từ, tránh tình trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ, đặc biệt trong những ngày có nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Phòng kế toán nên đề nghị một thời hạn cho các phòng ban nộp các chứng từ
về lao động, tiền lương lên phòng kế toán, để kế toán thuế kịp thời kiểm tra và lập báo
cáo thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế.
1.3 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế toán
được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định.
* Ưu điểm:
– Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực cho các kế toán viên
trong công việc.
– Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ
trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm.

– Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện
cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng
CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
– Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ trợ bởi kế toán phó trong công việc
sẽ đảm bảo cho các nguyên tắc, các chuẩn mực, các quy định của Trung tâm, của Tập
đoàn và của các cơ quan Nhà nước về tài chính kế toán được tuân thủ nghiêm túc tại
Trung tâm.
– Chỉ tiêu công nợ được phân chia quản lý theo từng phần hành kế toán đảm
bảo cho công nợ của Trung tâm được theo dõi chặt chẽ, đồng thời cũng dễ xác định
trách nhiệm của các kế toán phần hành khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ.
* Nhược điểm:
– Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp vừa thực hiện các công việc của một kế
toán tổng hợp, vừa phải phụ trách lĩnh vực tin học, mạng kế toán, mạng truyền số liệu
của phòng khiến khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là vào các kỳ báo cáo. Thêm
vào đó, kế toán phó phải thay kế toán trưởng để chỉ đạo công tác kế toán của phòng và
điều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng, điều này có thể làm giảm hiệu quả
công việc của kế toán phó.
– Việc phân chia quản lý công nợ theo từng phần hành kế toán khiến cho khối
lượng công việc của kế toán kinh doanh sim, thẻ nhiều lên. Kế toán kinh doanh sim,
thẻ ngoài việc phụ trách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh
doanh và công nợ sim thẻ, hàng ngày vốn đã phát sinh nhiều ở Trung tâm, vừa phải
phụ trách công nợ liên quan đến doanh thu phân chia. Với khối lượng công việc nhiều
như vậy, hiệu quả công việc của kế toán kinh doanh sim thẻ sẽ bị giảm sút, đặc biệt là
vào những ngày có nhiều nghiệp vụ phát sinh và vào những dịp phải lập báo cáo.
Ngoài ra, kế toán kinh doanh sim, thẻ cũng gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ và
bảo quản chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình, đồng thời công tác quản
lý công nợ cũng sẽ gặp phải những thiếu sót có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của Trung tâm, bởi vì công nợ là vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh
doanh của mỗi doanh nghiệp. Trong thời gian sắp tới khi mà kho sim, thẻ được chuyển
từ phòng kinh doanh-tiếp thị về phòng kế toán thì kế toán kinh doanh sim, thẻ sẽ phải

kiêm luôn nhiệm vụ quản lý kho sim, thẻ, như vậy khối lượng công việc sẽ càng nhiều
thêm.
 Một số giải pháp đề xuất:
– Kế toán trưởng có thể phân công kế toán đầu tư XDCB phối hợp với kế toán
phó trong việc nghiên cứu, triển khai ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của
Trung tâm, nhằm giảm nhẹ công việc cho kế toán phó và nâng cao hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT tại phòng kế toán.
– Nên chia kế toán kinh doanh sim, thẻ thành hai mảng là mảng kinh doanh sim,
thẻ và mảng công nợ sim, thẻ và doanh thu phân chia giao cho hai kế toán viên phụ
trách, đồng thời hai nhân viên này cũng sẽ phối hợp với nhau trong hoạt động kinh
doanh sim, thẻ.
– Hiện nay, kho sim, thẻ do phòng KD-TT phụ trách và kho vật tư do phòng
KH-VT của Trung tâm phụ trách. Trong thời gian sắp tới, hai kho này sẽ được chuyển
về cho phòng kế toán phụ trách. Do vậy để giảm tải công việc cho kế toán, đồng thời
đảm bảo công tác quản lý kho được hiệu quả, giảm thiểu tình trạng mất mát, hư
hỏng, thì phòng kế toán nên nghiên cứu việc tuyển thêm một nhân viên thủ kho.
Nhân viên thủ kho có thể phụ trách cả hai kho hoặc chỉ phụ trách kho sim, thẻ, điều
này sẽ tuỳ thuộc vào khả năng của thủ kho và nhu cầu của phòng kế toán.
1.4 VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN.
Tại VNP3 tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ và ký hợp đồng kiểm toán độc lập
với công ty kiểm toán. Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ do nhận thấy hiệu
quả kiểm soát không cao. Ngoài ra, Trung tâm cũng chịu sự kiểm tra kế toán từ phía
kiểm toán nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam thông qua các cuộc kiểm toán đột
xuất, và các cuộc kiểm kê trên toàn ngành.
* Ưu điểm:
– Vì Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ nên hoạt động kiểm soát nội bộ
tại Trung tâm phải được yêu cầu thực hiện nghiêm túc, và đầy đủ, đòi hỏi tinh thần tự
giác cao của các thành viên có liên quan đến quá trình kiểm soát. Điều này đã được
các nhân viên và ban lãnh đạo của Trung tâm thực hiện khá tốt.
– Việc phối hợp với kiểm toán độc lập để kiểm soát hoạt động kế toán tài chính

của Trung tâm sẽ tăng cường tính chính xác của các số liệu, báo cáo kế toán, và sự
tuân thủ pháp luật, các quy định về kế toán tài chính của các cơ quan Nhà nước và của
Tập đoàn tại Trung tâm. Đồng thời, kiểm toán độc lập cũng sẽ đưa ra các ý kiến, nhận
xét và đề xuất những giải pháp khắc phục hoặc nâng cao hiệu quả hoạt động cho công
tác kế toán của Trung tâm.
* Nhược điểm:
– Do trước đây phòng kế toán không phụ trách kiểm soát hai kho vật tư và kho
sim, thẻ nên khi hai kho này được chuyển về cho phòng kế toán quản lý thì các nhân
viên kế toán sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hai kho này.
 Giải pháp đề xuất:
Để giúp Trung tâm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi xin đề xuất một số
giải pháp sau:
A. Kiểm soát kho:
* Để kiểm soát kho có hiệu quả:
– Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
– Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
– Tạo mã hàng hoá một cách khoa học, chi tiết một cách hợp lý, khoa học
– Xây dựng hệ thống hạch toán kế toán, hệ thống danh mục, hệ thống kho một
cách khoa học để có thể nhận biết đâu là hàng bán, đâu là hàng bảo hành.
– Nên cất giữ vật tư và hàng hoá vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền
mới có khoá mở chỗ đó.
– Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự
theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).
– Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho)
khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
– Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
– Định kỳ kiểm kê.
– Nếu như không có phần mềm quản lý kho để sử dụng thì có thể dùng Excel,
xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa. Gồm:
 Sheet 1: bảng mã: xây dựng một hệ thống mã hàng, mỗi một mặt hàng mang

một mã.
 Sheet 2: Nhập;
 Sheet 3: Xuất;
 Sheet 4: Tồn;
 Sheet 5: Xuất bán.
* Theo dõi kho:
– Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt nhất là
có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với phần mềm, vì
kinh nghiệm tại các doanh nghiệp cho thấy không nên tin tưởng quá vào các phần
mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho.
– Thủ kho phải mở sở theo dõi cho từng mặt hàng, thủ kho ghi chép về mặt số
lượng, nhập-xuất-tồn kho, kịp thời để nhà quản lý có số liệu đặt hàng. Nên qui định là
tồn kho bao nhiêu thì phải báo cáo bằng giấy tờ.
– Mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và
phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán
cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán
hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
– Ít nhất là hàng tháng Trung tâm nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối
chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ
càng.
– Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và
chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể
kết hợp với phiếu xuất hàng.
* Một số yêu cầu chính trong quản lý kho cần đáp ứng:
– Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn
đếm, dễ xếp dỡ, điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm sắp xếp của thủ kho.
– Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết
lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản
của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liên
tục và có khả năng bổ sung xem giữa khi phát sinh hàng mới,

– Thứ ba: Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã,
hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
* Rủi ro thường gặp trong quản lý hàng tồn kho & cơ chế kiểm soát tương
ứng:
 Rủi ro: Hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí
 Cơ chế kiểm soát:
+ Hạn chế tiếp cận tồn kho.
+ Kiểm soát vận chuyển tồn kho.
+ Định kỳ kiểm kho.
+ Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy.
B. Kiểm soát tiền:
* Kiểm soát tiền mặt:
 Rủi ro có thể xảy ra đối với tiền mặt: tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục
đích hoặc mất cắp.
 Giải pháp:
– Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi
tiền mặt.
– Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và
thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
– Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một
mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ
nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá.
– Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân
viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt
trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
* Kiểm soát TGNH:
 Rủi ro có thể xảy ra đối với TGNH: Trung tâm có thể không ngăn chặn hoặc
phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có
lỗi.
 Giải pháp:

– Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng
với số dư trên sổ sách kế toán của Trung tâm. Việc đối chiếu này nên được một người
có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch
toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là
hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi
chưa được ngân hàng xử lý và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải
báo cáo ngay cho kế toán trưởng để có biện pháp xử lý.
 Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà
không được phép: rủi ro có thể xảy ra là người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản
ngân hàng của Trung tâm có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích
không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền
cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt
không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.
 Giải pháp
– Trung tâm nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển
tiền vượt quá một khoản nào đó-chẳng hạn như một chữ ký của kế toán trưởng và một
chữ ký của Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán
được trình lên. Các chứng từ này bao gồm:
i) Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) Đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có;
iii) Biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ khi phù hợp
1.5 VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
VNP3 bắt đầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán ngay từ khi mới thành lập.
Cho đến nay, công tác tổ chức ứng dụng tin học trong kế toán của Trung tâm đã có
nhiều đổi mới. Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh
nghiệp và bộ phần mềm tin học văn phòng của Microsoft.
* Ưu điểm:
– Là một đơn vị thành viên của Tập đoàn BCVT Việt Nam, một trong những
đơn vị tiên phong trong việc triển khai ứng dụng và phát triển lĩnh vực CNTT ở Việt
Nam, nên VNP3 đã có được sự đầu tư chu đáo về CNTT (bao gồm cả phần cứng và

phần mềm) từ Tập đoàn. Trung tâm được trang bị các thiết bị phần cứng hiện đại tạo
điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và cập nhật các phiên bản phần mềm mới.
– Các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường
xuyên tại Trung tâm.
– Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thiết kế hoặc chọn mua
phần mềm kế toán vì đã được Tập đoàn cung cấp phần mềm kế toán để sử dụng. Công
tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi vì tại
Trung tâm đã có sẵn một đội ngũ nhân viên phụ trách công việc này cho cả đơn vị.
cơ bản như lướt Web hay thư điện tử. Đa số những doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khiđầu tư vào những ứng dụng quản trị. Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) chỉ chiếm 1,1 %, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP. Các doanhnghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản trị bằng tay thủ công lúc bấy giờ và chưa tính toánthấu đáo về năng lực góp vốn đầu tư vào gói ứng dụng quản trị. Bên cạnh việc thiếu thông tin về quyền lợi của ứng dụng tin học và nhận thức chưacao đã dẫn đến việc những doanh nghiệp chưa hoặc không góp vốn đầu tư tương thích cho lĩnh vựcnày. Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi. Hiện tại việc vận dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hếtcác hoạt động giải trí nhiệm vụ chính, giúp giảm nhẹ việc làm của cán bộ nhiệm vụ, tăngkhối lượng việc làm hoàn thành xong, tạo thuận tiện cho hoạt động tác nghiệp đã phát huyhiệu quả tốt. Tuy nhiên phần lớn những ứng dụng trong doanh nghiệp lúc bấy giờ đều triểnkhai theo quy mô cục bộ, giải quyết và xử lý tài liệu phân tán. Bên cạnh những tác dụng đã đạt được, việc vận dụng tin học trong doanh nghiệpvẫn còn sống sót 1 số ít chưa ổn sau :  Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp tương hỗ tác nghiệp thay thế sửa chữa mộtphần những lao động bằng tay thủ công.  Xét trên năng lực phân phối của việc ứng dụng CNTT với quá trình kinhdoanh hiện tại, trên 1 số ít nghành nghề dịch vụ chính vẫn còn nhiều yếu kém như : – Chưa cung ứng được những thông tin mang tính tương hỗ ra quyết định hành động cho Lãnhđạo. – Các mạng lưới hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng mạng lưới hệ thống, mức độ link chiasẻ, trao đổi tài liệu chưa cao. Những yếu tố nêu trên có một số ít nguyên do chủ quan và khách quan nhưsau : – Việc tiến hành những mạng lưới hệ thống quản lý tài chính kế toán nhờ vào nhiều vàoviệc nâng cấp cải tiến những tiến trình nhiệm vụ, trong khi đó những quá trình nhiệm vụ chưa đượcchuẩn hóa và thiếu sự link giữa những nghành khác nhau với nhau, do vậy việc ápdụng tin học phải phân nhỏ theo nghành nghề dịch vụ, do vậy mức độ cung ứng so với yêu cầuquản lý của ứng dụng chưa cao. – Giữa việc hoạch định chủ trương và kiến thiết xây dựng những quy mô vận dụng tin họcchưa đồng điệu được với nhau, đặc biệt quan trọng thiếu những quy hoạch, khuynh hướng đơn cử chotừng nghành quản trị. – Hạ tầng kỹ thuật chưa phân phối được nhu yếu quản trị và chưa được quan tâmđầu tư đồng nhất. – Đội ngũ cán bộ Giao hàng trực tiếp cho công tác làm việc CNTT còn rất thiếu, hầu hết làcán bộ kiêm nhiệm. Hơn nữa tổ chức triển khai đội ngũ này chưa được chăm sóc đúng mức nênhiệu quả tiến hành chưa cao. Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, cỗ máy cồng kềnh hơn, hiệu suất cao kinhdoanh yên cầu cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn sàn chứng khoán thì đó cũng làlúc việc vận dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được chăm sóc hàngđầu. Bên cạnh đó nhiều thử thách mới cũng sẽ phát sinh yên cầu những doanh nghiệp phảitìm cách khắc phục. 2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNGTÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY.Được xây dựng để hoạt động giải trí trong nghành dịch vụ viễn thông, một ngànhcông nghệ văn minh và có vận tốc tăng trưởng nóng lúc bấy giờ ở Nước Ta, nên ngay từkhi mới xây dựng, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Nước Ta góp vốn đầu tư khá chuđáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị chức năng. Nhờ có mạng lưới hệ thống máy móc, thiết bị phần cứnghiện đại, được trang bị để ship hàng cho việc kiến thiết xây dựng, quản trị, quản lý và vận hành, bảo trì, và khai thác mạng lưới những dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở VNP3được triển khai khá thuận tiện. Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng những phầnmềm trong công tác làm việc kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động giải trí ( năm 1997 ), trong khivào thời gian đó đa phần những doanh nghiệp Nước Ta vẫn đang làm kế toán thủ công bằng tay làchính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa tăng trưởng mạnh ở Nước Ta. Điều này cho thấyVNP3 đã có một nền tảng vững chãi cho việc tiếp cận với công nghệ tiên tiến tân tiến và nângcấp những ứng dụng CNTT trong quy trình hoạt động giải trí của mình. Những ứng dụng đượcsử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word vàMicrosoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxprofor Dos. Qua 10 năm hoạt động giải trí, Trung tâm đã có nhiều lần tăng cấp những hệ điều hành quản lý, ứng dụng cũng như đổi khác những chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâmđang sử dụng ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán vàtruyền số liệu ( VDC ), đơn vị chức năng thường trực Tập đoàn BCVT Nước Ta phong cách thiết kế, và bộMicrosoft Office 2003, mỗi nhân viên cấp dưới kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đạicó vận tốc giải quyết và xử lý cao, toàn bộ những máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hànhWindow XP. 2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp ( Verison 5.10 VB ). 2.3.1. 1 Cơ sở tài liệu, giao diện với người sử dụng. Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập đoànBCVT Nước Ta và được vận dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006. Phần mềm sử dụng hệquản trị CSDL Oracle 8 i ; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win XP, Unix ; Sử dụng cho những máy trạm chạy trên nền những hệ điều hành quản lý Windows 95, 98, NTworkstasion, NT 2000, XP ; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 ( sp4 trở lên ). Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8 i cho ứng dụng Tài chính doanh nghiệp làmột quyết định hành động đúng đắn và có tầm nhìn kế hoạch của Tập đoàn BCVT Nước Ta. Hệ quản trị CSDL Oracle rất tương thích với quy mô, đặc thù kinh doanh thương mại của ngànhBCVT cũng như xu thế sử dụng Hệ quản trị CSDL của những Tập đoàn lớn ở ViệtNam và trên quốc tế. Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ quản trị CSDL số 1 trên quốc tế. Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công ty lớn nhất quốc tế ( Fortune 500 ) sử dụng Oracle. Ở Nước Ta hầuhết những đơn vị chức năng lớn thuộc những ngành ngân hàng nhà nước, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí, … đềusử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện đang đứng vị trí số 1 về những tính năng như : • Độ không thay đổi và đáng tin cậy cao • Khả năng giải quyết và xử lý tài liệu rất lớn, hoàn toàn có thể lên đến hàng trăm TeraByte ( 1T eraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte ) mà vẫn bảo vệ vận tốc xử lýdữ liệu rất cao. • Khả năng bảo mật thông tin rất cao, Oracle đạt độ bảo mật thông tin cấp C2 theo tiêu chuẩn bảomật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ tiên tiến CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêucầu đặt hàng của những cơ quan bảo mật an ninh FBI và CIA.Mặc dù đã xuất hiện tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đâyvài năm, Oracle vẫn chỉ mới được những cơ quan nhà nước và những tổng công ty rất lớn sửdụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp chăm sóc vì Oracle vốn được những doanh nghiệpliệt vào hạng “ hạng sang và đắt tiền ”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công typhần mềm dám góp vốn đầu tư kiến thiết xây dựng loại sản phẩm ứng dụng ứng dụng cho doanh nghiệp theocông nghệ này. Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Nước Ta đã tự góp vốn đầu tư kiến thiết xây dựng phần mềmTài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua ứng dụng đã được cáccông ty ứng dụng phong cách thiết kế sẵn ngoài thị trường. Việc tự phong cách thiết kế ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận lợivà những khó khăn vất vả nhất định. Về thuận tiện là người viết am hiểu việc làm của Tậpđoàn, nên ứng dụng viết ra sẽ nhanh gọn tương hỗ được cho việc làm, quá trình có thểkiểm soát được và khi cần lan rộng ra ứng dụng thì hoàn toàn có thể được triển khai thuận tiện. Những khó khăn vất vả sẽ gặp phải trong khi tự phong cách thiết kế ứng dụng là người viết đôi khikhông thành thạo hết những nghành nên yên cầu phải có người diễn đạt việc làm, phảikhảo sát việc làm vĩnh viễn, so với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt Namthì phải kêu gọi nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh nghiệpvà điều quan trọng là ngân sách phong cách thiết kế ứng dụng khá cao. 2.3.1. 2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu. a. Phân quyền sử dụng chương trình. – Kế toán trưởng của đơn vị chức năng được pháp luật là người có quyền cao nhất trongviệc sử dụng chương trình. – Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn vớicác quyền sử dụng với mức độ khác nhau so với mạng lưới hệ thống và từng phần hành nghiệpvụ. – NSD chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về số liệu do mình update. – NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê thông tin tài khoản, không hề sửa hạchtoán thông tin tài khoản và tổng tiền Nợ, Có. b. Lưu chuyển số liệu. – Trong một đơn vị chức năng độc lập CSDL được quản trị tập trung chuyên sâu và duy nhất. – Số liệu giữa những cấp được truyền tự động hóa theo nhu yếu quản trị và bảo vệ antoàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền xấu hoàn toàn có thể truyền theo chiêu thức thủcông. – Việc khai báo chính sách lưu chuyển thông tin do quản trị mạng lưới hệ thống mạng đơn vịđảm nhiệm. 2.3.1. 3 Các Modules. Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành những Modules sau : • Module Kế toán : phản ánh nhiệm vụ kế toán tổng hợp • Module Vật tư, công cụ : phản ánh nhiệm vụ kế toán vật tư, công cụ • Module Công nợ : phản ánh nhiệm vụ kế toán nợ công • Module Tiền tệ : phản ánh nhiệm vụ kế toán tiền tệ những loại • Module XDCB : phản ánh nhiệm vụ kế toán thiết kế xây dựng cơ bản • Module VAT : phản ánh nhiệm vụ kế toán thuế GTGT • Module Tài sản : phản ánh nhiệm vụ kế toán tài sảnKẾ TOÁNNgoại bảng Vật tư, CCBảo hiểm Séc CK Thuế VATTiền tệXDCBTài sản D.thu Công nợ • Module Doanh thu : phản ánh nhiệm vụ kế toán kinh doanh thương mại hàng hoá • Module Ngoại bảng : phản ánh nhiệm vụ kế toán thông tin tài khoản ngoại bảng • Module Bảo hiểm : phản ánh nhiệm vụ bảo hiểm • Module Séc CK : theo dõi nhiệm vụ Séc chuyển khoản2. 3.1.4 Vào chương trình. Khi mở chương trình, mạng lưới hệ thống sẽ nhu yếu NSD nhập những thông số kỹ thuật thiết yếu ( Mã đơn vị chức năng, Mã NSD, mật khẩu ), sau khi NSD nhập đúng, đủ những thông số kỹ thuật nhu yếu rồibấm phím [ Nhập ], màn hình hiển thị sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chươngtrình hiện thông tin “ Cấm xâm nhập ”. Đây là giải pháp bảo mật thông tin tài liệu của chươngtrình. Về cơ bản, ứng dụng Tài chính doanh nghiệp có nội dung tựa như như phầnmềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và những ứng dụng kế toán khác có sẵntrên thị trường. Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp được thiết kếtheo kiểu thực đơn và theo những phân hệ nhiệm vụ tương thích với hoạt động giải trí kế toán củaTập đoàn. Menu chính của chương trình ( Hình 2.3.1 ) gồm những mục sau : Hình 2.3.1 : Menu chính của chương trình  Hệ thống : Khai báo những thông số kỹ thuật mạng lưới hệ thống của chương trình và những mãnghiệp vụ. Menu mạng lưới hệ thống gồm có những menu con sau : – Hệ thống nội bộ, gồm những phần khai báo về đặc trưng của đơn vịmình là : Hệ thống mã đơn vị chức năng ; mã phòng ; Mã cán bộ ; Mã người sử dụng chương trình. – Hệ thống chung, khai báo những phần dùng chung trong chương trình, gồm : Mã mẫu sản phẩm, dịch vụ ; Hệ thống mã khu vực ; Hệ thống mã ngân hàng nhà nước ; Hệ thốngmã loại doanh nghiệp ; Hệ thống mã thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước. – Số liệu, gồm những phần khai báo : Ưu tiên nhiệm vụ ( khai báo những loạinghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nhiệm vụ trong quy trình tạo chứngtừ ghi sổ ) ; Hạn biến hóa số liệu ( chỉ ra hạn biến hóa số liệu theo từng nhiệm vụ ) ; Truyền số liệu lên cấp trên ; – Thay đổi người sử dụng.  Kế toán : Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa những nhiệm vụ và thông sốliên quan đến phần kế toán, gồm những phần như : Hệ thống mã Tài khoản cụ thể ; Hệthống mã thống kê ; Hệ thống mã thông tin tài khoản – thống kê ; Mã loại chứng từ hạch toán ; Nhập số dư đầu ; Tổng hợp lại số liệu ; Nhập chứng từ hạch toán …  Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảohiểm … : là những menu quản trị nhiệm vụ cụ thể. Bên cạnh đó, ứng dụng Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệtso với Fast Accounting và những ứng dụng kế toán khác có sẵn trên thị trường. Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con làchương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo giải trình, giao diện của hai chươngtrình này đều giống nhau. Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo giải trình thì phảichuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo giải trình, mạng lưới hệ thống không được cho phép vừanhập chứng từ vừa lập báo cáo giải trình trên cùng một chương trình con. Đây là điểm khác biệtso với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở trường. TrongFast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo giải trình trên cùng một giaodiện của chương trình. Một điểm độc lạ nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kếtheo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ chophép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi. Còn trong Fast Accounting, NSD hoàn toàn có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là : Chứng từ ghi sổ ; Nhậtký chung ; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Sở dĩ có sự độc lạ này là do yêu cầusử dụng của mỗi ứng dụng khác nhau. Fast Accounting là ứng dụng được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kếtoán phong cách thiết kế sẵn để phân phối cho người mua, là những công ty có nhu yếu sử dụng phầnmềm kế toán máy. Vì mỗi công ty khác nhau thì vận dụng một hình thức ghi sổ kế toánkhác nhau tại đơn vị chức năng mình, nhằm mục đích phân phối được nhu yếu của toàn bộ những công ty, phầnmềm Fast Accounting phải được phong cách thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức ghi sổ kếtoán khác nhau. Còn ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập đoàn BCVTViệt Nam tự góp vốn đầu tư phong cách thiết kế nên nó phải được phong cách thiết kế tương thích với đặc thù hoạt độngkế toán của Tập đoàn, đồng thời phong cách thiết kế ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệpchỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ ghi sổ sẽ giúp Tậpđoàn tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách hơn. Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản giữa ứng dụng kếtoán máy do doanh nghiệp tự góp vốn đầu tư phong cách thiết kế với ứng dụng kế toán máy được những côngty ứng dụng phong cách thiết kế sẵn trên thị trường. Cửa sổ khai báo những thông số kỹ thuật mạng lưới hệ thống của chương trình Tài chính doanhnghiệp và thông số kỹ thuật tương quan đến phần kế toán được phong cách thiết kế gồm có hai phần :  Phần bên trái hiển thị hàng loạt những thông số kỹ thuật đã nhập  Phần bên phải là phần nhập chi tiết cụ thể cho từng thông số kỹ thuật, chứa hai nút [ Nhập ] và [ Xoá ] ở phía dưới phần nhập tài liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần tài liệu đãnhập. Cả hai phần này đều nằm trên cùng một hành lang cửa số, khi NSD chọn một thông số kỹ thuật ở phầnbên trái hành lang cửa số nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết cụ thể của thông số kỹ thuật đóđể NSD hoàn toàn có thể nhập, sửa hoặc xoá những thông số kỹ thuật này ( Hình 2.3.2 và 2.3.3 ). Kiểu thiếtkế hành lang cửa số khai báo như vậy tạo điều kiện kèm theo cho NSD vừa xem được hàng loạt những thông sốđã nhập, vừa hoàn toàn có thể triển khai thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một lúc. Điều nàygiúp cho NSD so sánh và kiểm tra những thông số kỹ thuật đã nhập một cách thuận tiện, nhanhchóng hơn. Hình 2.3.2 : Hệ thống mã thông tin tài khoản chi tiếtHình 2.3.3 : Hệ thống mã mẫu sản phẩm, dịch vụSo với kiểu phong cách thiết kế hành lang cửa số nhập liệu của ứng dụng kế toán Fast Accounting, hành lang cửa số nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu suất cao hơn. Trongphần mềm kế toán Fast Accounting 2005, hành lang cửa số nhập những thông số kỹ thuật mạng lưới hệ thống và cácthông số tương quan đến phần kế toán được phong cách thiết kế gồm hai hành lang cửa số riêng không liên quan gì đến nhau. Sau khiNSD chọn trên thực đơn phần thông số kỹ thuật cần nhập, hành lang cửa số hiển thị hàng loạt những thông sốhiện có thuộc phần thông số kỹ thuật đã chọn sẽ hiện ra thứ nhất. Khi NSD muốn nhập, sửahay xoá một thông số kỹ thuật nào đó trên hành lang cửa số này thì dịch con trỏ đến vị trí của thông số kỹ thuật đóvà dùng những phím tính năng do chương trình pháp luật để thực thi thao tác, khi đó, một hành lang cửa số khác sẽ hiện ra để NSD thực thi update tài liệu ( Hình 2.3.5 và 2.3.6 ). Nếu NSD muốn xem lại hàng loạt những thông số kỹ thuật đã nhập thì phải sử dụng phím chứcnăng để thoát ra khỏi hành lang cửa số nhập liệu để trở về hành lang cửa số khởi đầu. Như vậy, kiểu thiết kếcửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất nhiều thời hạn hơn cho việckiểm tra, so sánh và update những thông số kỹ thuật vì phải lặp lại nhiều lần những thao tác, đồngthời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót những tài liệu. Hình 2.3.5 : Màn hình hiển thị chi tiết cụ thể những tài khoảnHình 2.3.6 : Màn hình update một thông tin tài khoản – Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phépNSD nhập chứng từ tổng hợp thứ nhất, sau khi đã kiểm tra tính đúng chuẩn của cácthông tin khởi đầu trên chứng từ tổng hợp, mạng lưới hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho phépNSD link tới phần nhập chứng từ cụ thể thuộc loại nhiệm vụ phát sinh gốc củachứng từ đã nhập. Chương trình có những loại nhiệm vụ phát sinh gốc sau : VT : vật tư ; bh : bảo hiểm ; CN : nợ công ; TT : tiền tệ ; NX : nguồn XDCB ; CX : chi XDCB ; NB : ngoại bảng ; TV : thuế GTGT ; tiến sỹ : gia tài ; TK : thống kê ( Hình 2.3.7 ). Đây cũng là mộtđiểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast Accounting 2005. Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải xác lập chứng từchuẩn bị nhập thuộc loại nhiệm vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm trên chương trìnhthanh thực đơn của loại nhiệm vụ gốc đó, vào phần nhập chứng từ nằm trong nghiệpvụ đó và hạch toán. So với Fast Accounting 2005, phần nhập chứng từ trong chươngtrình Tài chính doanh nghiệp bảo vệ quy trình tiến độ trấn áp chứng từ trên máy chặt chẽhơn. Chương trình Tài chính doanh nghiệp được cho phép NSD hoàn toàn có thể trấn áp nhữngthông tin cơ bản trên chứng từ ( ngày chứng từ, loại chứng từ, số chứng từ, định khoản, số tiền ) được hạch toán đúng chuẩn trước khi nhập tiếp những thông tin chi tiết cụ thể. Điều nàycũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí được thời hạn chỉnh sửa trong trường hợp nhập sai thông tintrên chứng từ. Hình 2.3.7 : Màn hình nhập chứng từ hạch toán2. 3.2 Các ứng dụng khác được sử dụng tại VNP3. Bên cạnh việc sử dụng ứng dụng kế toán máy tương hỗ cho việc làm kế toán, tạiphòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ ứng dụng tin học văn phòng MicrosoftOffice 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word vàMicrosoft Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo những văn bản, cáchợp đồng, những báo cáo giải trình kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ … của Trung tâm. CònMicrosoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngàycông, tiền lương, bảng kê chi tiết cụ thể góp vốn đầu tư XDCB, … Kế toán góp vốn đầu tư XDCB, kế toán thuếlà những người tiếp tục sử dụng Microsoft Excel. Ngoài ra, những chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web ( InternetExplorer ) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằmtrao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp đườngtruyền trên ứng dụng Tài chính doanh nghiệp bị lỗi. 2.3.3 Tình hình sử dụng những ứng dụng tin học trong công tác làm việc kế toán tạiVNP3. Tuy ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụngtrong năm 2006, nhưng cho đến nay, tổng thể những nhân viên cấp dưới của phòng kế toán đã sửdụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác làm việc tổ chức triển khai huấn luyện và đào tạo, hướngdẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực hiệnnghiêm túc và bảo vệ chất lượng. Tuy nhiên, việc sử dụng ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trungtâm vẫn còn sống sót những chưa ổn. Do ứng dụng này được VDC phong cách thiết kế để sử dụngchung cho toàn Tập đoàn, gồm có cả những đơn vị chức năng hạch toán độc lập, đơn vị chức năng hạch toánphụ thuộc và đơn vị chức năng sự nghiệp, nên khi được vận dụng tại những mô hình đơn vị chức năng này sẽ cónhiều hạn chế. VNP3 là đơn vị chức năng hạch toán phụ thuộc vào, chỉ hoạt động giải trí trong nghành nghề dịch vụ viễnthông nên không sử dụng những phân hệ kế toán XDCB, Thuế Hóa Đơn Đỏ, séc CK, Tài sản, Ngoại bảng và Bảo hiểm. Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế toán TSCĐ, kếtoán thuế nhưng vì đặc thù hạch toán phụ thuộc vào của đơn vị chức năng nên những phần hành kế toánnày chỉ thực thi hạch toán bắt đầu hoặc theo dõi những nhiệm vụ phát sinh và tình hìnhtăng giảm bên ngoài ứng dụng để báo cáo giải trình lên đơn vị chức năng cấp trên, không được hạch toántrên ứng dụng kế toán Tài chính doanh nghiệp. Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được phong cách thiết kế và thiết kế xây dựng phân phối mô hìnhtổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá lớn, dođó việc vận dụng ứng dụng vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3 cũng gâykhó khăn cho đơn vị chức năng. Khó khăn trước hết là nhân viên cấp dưới kế toán của Trung tâm phải mấtnhiều thời hạn và công sức của con người hơn cho việc tìm hiểu và khám phá cách sử dụng ứng dụng, thay vì chỉmất một chút ít thời hạn khi sử dụng những ứng dụng được phong cách thiết kế theo quy mô tương thích vớicác doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù mất khá nhiều thời hạn và sức lực lao động tìm hiểucách sử dụng ứng dụng nhưng mức độ ứng dụng chương trình lại không cao, một sốphần hành kế toán vẫn phải thực thi ngoài chương trình vì những phần hành kế toánnày trong chương trình chỉ được cho phép sử dụng so với những đơn vị chức năng hạch toán độc lập. Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được những nhân viên cấp dưới kếtoán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong việc làm. Tuy nhiên, do tính chấtcông việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên những nhân viên cấp dưới kế toán củaTrung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được hàng loạt những tính năng củaMicrosoft Word. Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải côngviệc đột xuất cần sử dụng 1 số ít tính năng đặc biệt quan trọng của Microsoft Word trong soạnthảo văn bản. Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không hề thiếutrong việc làm kế toán hàng ngày tại Trung tâm. Một số phần hành kế toán như thuế, góp vốn đầu tư XDCB không sử dụng ứng dụng Tài chính doanh nghiệp nên Microsoft Excellà chương trình trợ giúp đắc lực cho việc làm của những phần hành kế toán này. Đồngthời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác làm việc kiểm kê Tài sản-Nguồn vốntrên toàn ngành BCVT. Tuy nhiên, hiệu suất cao sử dụng Excel trong việc làm hàng ngàytại Trung tâm nhìn chung chưa cao. Cũng giống như so với chương trình MicrosoftWord, vẫn còn nhiều nhân viên cấp dưới kế toán chưa sử dụng thành thạo Excel trong côngviệc, cũng như chưa am hiểu được hàng loạt những tính năng quan trọng của chương trìnhnày. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính năng rất có ích và độcđáo của Excel để tương hỗ cho việc làm. Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ tương hỗ cho kế toán trong việchạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần nhiều việc làm thống kê giám sát, kiểm tra tính chínhxác của những phép tính trên chứng từ, đặc biệt quan trọng là so với những chứng từ phát sinh từ cácđơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơnthuê những trạm BTS, đều do kế toán triển khai ngoài chương trình. Do đó, nếu những nhânviên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt quan trọng là những công dụng hỗ trợcho việc làm kế toán của Excel thì việc giám sát sẽ nhanh gọn hơn mà vẫn đảmbảo độ đúng chuẩn cao, đồng thời khối lượng việc làm hàng ngày cũng sẽ được giảmnhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên lúc bấy giờ, việc làm này hầu hết vẫn được những kế toánviên của Trung tâm thực thi thủ công bằng tay là chính. Tại Trung tâm sử dụng những chương trình tương hỗ Internet và hộp thư điện tử đểgửi báo cáo giải trình lên đơn vị chức năng cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chínhdoanh nghiệp bị lỗi. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy vấn vàotrang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Nước Ta để triển khai những cuộc kiểm kê Tàisản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu những thông tin nội bộ Tập đoàn. Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ của Nước Ta, công tác làm việc tổchức ứng dụng CNTT tương hỗ cho việc làm kế toán kinh tế tài chính tại VNP3 khá tốt. Nhờchính sách và sự chăm sóc góp vốn đầu tư hài hòa và hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVTViệt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh gọn so với những văn minh củaCNTT. Bên cạnh việc góp vốn đầu tư cho những thiết bị phần cứng tân tiến, Trung tâm cũng đãcó được sự góp vốn đầu tư đúng mực cho những ứng dụng ứng dụng, tương hỗ cho công tác làm việc kế toáncủa đơn vị chức năng. Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet tương hỗ công tác làm việc quản trị, kiểmsoát trong nghành Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Nước Ta đã tạođiều kiện cho những đơn vị chức năng thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3, khai thác đượcnhững tiện ích của Internet và tăng trưởng công nghệ tiên tiến Internet trong kinh doanh thương mại nóichung và kinh doanh thương mại BCVT nói riêng. Mặc dù hiệu suất cao ứng dụng những ứng dụng tương hỗ cho công tác làm việc kế toán tại Trungtâm chưa cao, tuy nhiên với sự chú trọng góp vốn đầu tư và tăng trưởng những ứng dụng của CNTT vàocông tác kế toán kinh tế tài chính như lúc bấy giờ, trong thời hạn sắp tới Trung tâm sẽ có điềukiện để cải tổ và nâng cao hiệu suất cao sử dụng những ứng dụng, tương hỗ đắc lực cho hoạtđộng kế toán kinh tế tài chính của đơn vị chức năng. CHƯƠNG 3 : ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁPQua thời hạn thực tập tại VNP3 tôi đã có dịp được tìm hiểu và khám phá về đặc thù kinhdoanh và tình hình hoạt động giải trí của Trung tâm. Tôi nhận thấy Trung tâm đã áp dụngđúng những nguyên tắc, chuẩn mực và những chiêu thức kế toán theo chính sách kế toán hiệnnay pháp luật. Bên cạnh việc tuân thủ đúng những lao lý của chính sách kế toán Trung tâmcũng đã có sự vận dụng những chuẩn mực, nguyên tắc này cho tương thích với đặc điểmhoạt động kinh doanh cũng như quy mô hoạt động giải trí của đơn vị chức năng. Công tác tổ chức triển khai kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm được thực thi khátốt và tráng lệ. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được, trong công tác làm việc tổ chứckế toán và ứng dụng CNTT của Trung tâm cũng khó tránh khỏi sống sót những nhượcđiểm cần khắc phục. Do đó trong phần này sẽ đưa ra nhận xét về những mặt mạnh, yếutrong tổ chức triển khai kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm Thương Mại Dịch Vụ viễn thông khu vựcIII. Đồng thời tôi cũng xin yêu cầu một số ít giải pháp của bản thân nhằm mục đích giúp Trungtâm triển khai xong những nội dung của tổ chức triển khai kế toán và nâng cao hiệu suất cao ứng dụngCNTT trong công tác làm việc kế toán tại Trung tâm. 1.1 VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM.VNP 3 là đơn vị chức năng hạch toán phụ thuộc vào, thường trực GPC. Là một đơn vị chức năng hạch toánphụ thuộc, Trung tâm cũng có những thuận tiện và những khó khăn vất vả nhất định trong quátrình tổ chức triển khai công tác làm việc kế toán tại đơn vị chức năng. * Thuận lợi : – Trung tâm không phải tốn nhiều thời hạn và ngân sách để thiết lập mạng lưới hệ thống tàikhoản, chứng từ và sổ sách kế toán cho tương thích với đặc thù hoạt động giải trí kinh doanhviễn thông của đơn vị chức năng. Việc thiết lập những mạng lưới hệ thống này do Tập đoàn BCVT Việt Namthực hiện. Nhiệm vụ của Trung tâm chỉ là dựa trên những thông tin tài khoản, chứng từ và sổsách kế toán mà Tập đoàn BCVT Nước Ta đã thiết lập mà lựa chọn, vận dụng chophù hợp với nhu yếu quản trị, hạch toán của đơn vị chức năng và tương thích với những lao lý củaTập đoàn. * Khó khăn : – Là một đơn vị chức năng hạch toán phụ thuộc vào, Trung tâm không được quyền quyết địnhnhững yếu tố về kế toán toán phát sinh vượt quá khoanh vùng phạm vi quyền hạn của mình mà phảixin quan điểm của GPC và Tập đoàn. Điều này tác động ảnh hưởng đến quá trình việc làm kế toáncủa Trung tâm, đồng thời cũng ảnh hưởng tác động đến mối quan hệ kinh doanh thương mại của Trung tâmvới những đơn vị chức năng bên ngoài Tập đoàn. – Các báo cáo giải trình của Trung tâm khi nộp lên GPC và Tập đoàn thường phải mấtkhá lâu để triển khai kiểm tra và hạch toán trên Tập đoàn. Vì khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí củaTập đoàn rất lớn nên phải tốn nhiều thời hạn cho việc kiểm tra những báo cáo giải trình của tất cảcác đơn vị chức năng, do đó phải khá lâu sau thì những báo cáo giải trình của Trung tâm mới được chính thứccông nhận. Điều này sẽ gây khó khăn vất vả cho Trung tâm khi phát sinh nhu yếu sử dụngcác báo cáo giải trình kế toán cho công tác làm việc quản trị, đặc biệt quan trọng là so với nhu yếu quản trị của cáccơ quan chức năng tại địa phương mà Trung tâm hoạt động giải trí. 1.2 VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TẠI TRUNG TÂM.Hiện nay mạng lưới hệ thống chứng từ mà Trung tâm đang sử dụng phần nhiều là những chứngtừ bắt buộc theo lao lý của Nhà nước và 1 số ít chứng từ kế toán đặc trưng theo yêucầu của Tập đoàn BCVT Nước Ta. Trình tự luân chuyển chứng từ ngặt nghèo, đảm bảochế độ kiểm tra chứng từ khắt khe theo pháp luật của pháp lý. Nhìn chung, trìnhtự luân chuyển chứng từ tương đối giống so với kim chỉ nan đã được học. Trung tâmcũng thực thi tráng lệ việc dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ chứng từ theo pháp luật của Nhànước. * Ưu điểm : – Việc kiểm tra qua từng khâu của quy trình luân chuyển chứng từ làm tăng tínhchính xác, không thiếu của những thông tin trên chứng từ. – Chứng từ tại Trung tâm được phân loại theo nội dung kinh tế tài chính tạo điều kiệnthuận lợi cho việc phân công quản trị, sử dụng và giải quyết và xử lý chứng từ kế toán theo từngphần hành kế toán có tương quan, và là cơ sở tổ chức triển khai cỗ máy kế toán tại Trung tâm. * Nhược điểm : – Công tác dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ chứng từ vẫn còn sống sót những thiếu sót, tình trạngthất lạc chứng từ vẫn xảy ra. Việc tàng trữ tài liệu kế toán còn gặp nhiều khó khăn vất vả dokhông gian của phòng kế toán khá hẹp. – Tình trạng chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ giữa những phòng ban vẫnthường xảy ra, làm ảnh hưởng tác động đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo giải trình của kếtoán, đặc biệt quan trọng là so với những báo cáo giải trình phải nộp cho cơ quan thuế vào những dịp cuốitháng hay cuối quý.  Một số giải pháp yêu cầu : – Phòng kế toán nên phối hợp ngặt nghèo hơn với những phòng ban trong công ty đểhỗ trợ cho quy trình luân chuyển và dữ gìn và bảo vệ chứng từ, tài liệu kế toán. Các phòng bantrước khi chuyển chứng từ, tài liệu về phòng kế toán nên sắp xếp thứ tự những chứng từtheo ngày phát sinh hoặc theo số hợp đồng để thuận tiện cho kế toán kiểm tra chứngtừ, tránh thực trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ, đặc biệt quan trọng trong những ngày có nhiềunghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. – Phòng kế toán nên đề xuất một thời hạn cho những phòng ban nộp những chứng từvề lao động, tiền lương lên phòng kế toán, để kế toán thuế kịp thời kiểm tra và lập báocáo thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế. 1.3 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.Bộ máy kế toán được tổ chức triển khai tập trung chuyên sâu tại Trung tâm với những nhân viên cấp dưới kế toánđược phân công đảm nhiệm từng phần hành kế toán nhất định. * Ưu điểm : – Môi trường thao tác thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực đè nén cho những kế toán viêntrong việc làm. – Ngoài thực thi tốt phần việc làm được giao, những nhân viên cấp dưới kế toán còn hỗtrợ nhau trong việc làm, nâng cao hiệu suất cao việc làm kế toán của Trung tâm. – Các nhân viên cấp dưới của phòng kế toán đều có trình độ ĐH trở lên, tạo điều kiệncho việc tiến hành nhanh gọn những chính sách, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụngCNTT cho công tác làm việc kế toán tại Trung tâm được nhanh gọn, đạt hiệu suất cao cao. – Kế toán trưởng của Trung tâm được sự tương hỗ bởi kế toán phó trong công việcsẽ bảo vệ cho những nguyên tắc, những chuẩn mực, những lao lý của Trung tâm, của Tậpđoàn và của những cơ quan Nhà nước về kinh tế tài chính kế toán được tuân thủ trang nghiêm tạiTrung tâm. – Chỉ tiêu nợ công được phân loại quản trị theo từng phần hành kế toán đảmbảo cho nợ công của Trung tâm được theo dõi ngặt nghèo, đồng thời cũng dễ xác địnhtrách nhiệm của những kế toán phần hành khi có yếu tố phát sinh tương quan đến nợ công. * Nhược điểm : – Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp vừa thực thi những việc làm của một kếtoán tổng hợp, vừa phải đảm nhiệm nghành tin học, mạng kế toán, mạng truyền số liệucủa phòng khiến khối lượng việc làm rất lớn, đặc biệt quan trọng là vào những kỳ báo cáo giải trình. Thêmvào đó, kế toán phó phải thay kế toán trưởng để chỉ huy công tác làm việc kế toán của phòng vàđiều hành việc làm khi kế toán trưởng đi vắng, điều này hoàn toàn có thể làm giảm hiệu quảcông việc của kế toán phó. – Việc phân loại quản trị nợ công theo từng phần hành kế toán khiến cho khốilượng việc làm của kế toán kinh doanh thương mại sim, thẻ nhiều lên. Kế toán kinh doanh thương mại sim, thẻ ngoài việc đảm nhiệm những nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh tương quan đến hoạt động giải trí kinhdoanh và nợ công sim thẻ, hàng ngày vốn đã phát sinh nhiều ở Trung tâm, vừa phảiphụ trách nợ công tương quan đến lệch giá phân loại. Với khối lượng việc làm nhiềunhư vậy, hiệu suất cao việc làm của kế toán kinh doanh thương mại sim thẻ sẽ bị giảm sút, đặc biệt quan trọng làvào những ngày có nhiều nhiệm vụ phát sinh và vào những dịp phải lập báo cáo giải trình. Ngoài ra, kế toán kinh doanh thương mại sim, thẻ cũng gặp phải khó khăn vất vả trong việc tàng trữ vàbảo quản chứng từ tương quan đến phần hành kế toán của mình, đồng thời công tác làm việc quảnlý nợ công cũng sẽ gặp phải những thiếu sót hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động đến hoạt động giải trí kinhdoanh của Trung tâm, do tại nợ công là yếu tố quan trọng so với hoạt động giải trí kinhdoanh của mỗi doanh nghiệp. Trong thời hạn sắp tới khi mà kho sim, thẻ được chuyểntừ phòng kinh doanh-tiếp thị về phòng kế toán thì kế toán kinh doanh thương mại sim, thẻ sẽ phảikiêm luôn trách nhiệm quản trị kho sim, thẻ, như vậy khối lượng việc làm sẽ càng nhiềuthêm.  Một số giải pháp đề xuất kiến nghị : – Kế toán trưởng hoàn toàn có thể phân công kế toán góp vốn đầu tư XDCB phối hợp với kế toánphó trong việc nghiên cứu và điều tra, tiến hành ứng dụng CNTT trong công tác làm việc kế toán củaTrung tâm, nhằm mục đích giảm nhẹ việc làm cho kế toán phó và nâng cao hiệu suất cao của việcứng dụng CNTT tại phòng kế toán. – Nên chia kế toán kinh doanh thương mại sim, thẻ thành hai mảng là mảng kinh doanh thương mại sim, thẻ và mảng nợ công sim, thẻ và lệch giá phân loại giao cho hai kế toán viên phụtrách, đồng thời hai nhân viên cấp dưới này cũng sẽ phối hợp với nhau trong hoạt động giải trí kinhdoanh sim, thẻ. – Hiện nay, kho sim, thẻ do phòng KD-TT đảm nhiệm và kho vật tư do phòngKH-VT của Trung tâm đảm nhiệm. Trong thời hạn sắp tới, hai kho này sẽ được chuyểnvề cho phòng kế toán đảm nhiệm. Do vậy để giảm tải việc làm cho kế toán, đồng thờiđảm bảo công tác làm việc quản trị kho được hiệu suất cao, giảm thiểu thực trạng mất mát, hưhỏng, thì phòng kế toán nên điều tra và nghiên cứu việc tuyển thêm một nhân viên cấp dưới thủ kho. Nhân viên thủ kho hoàn toàn có thể đảm nhiệm cả hai kho hoặc chỉ đảm nhiệm kho sim, thẻ, điềunày sẽ tuỳ thuộc vào năng lực của thủ kho và nhu yếu của phòng kế toán. 1.4 VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN.Tại VNP3 tổ chức triển khai mạng lưới hệ thống trấn áp nội bộ và ký hợp đồng truy thuế kiểm toán độc lậpvới công ty truy thuế kiểm toán. Trung tâm không tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán nội bộ do nhận thấy hiệuquả trấn áp không cao. Ngoài ra, Trung tâm cũng chịu sự kiểm tra kế toán từ phíakiểm toán nội bộ của Tập đoàn BCVT Nước Ta trải qua những cuộc truy thuế kiểm toán độtxuất, và những cuộc kiểm kê trên toàn ngành. * Ưu điểm : – Vì Trung tâm không tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán nội bộ nên hoạt động giải trí trấn áp nội bộtại Trung tâm phải được nhu yếu triển khai trang nghiêm, và không thiếu, yên cầu niềm tin tựgiác cao của những thành viên có tương quan đến quy trình trấn áp. Điều này đã đượccác nhân viên cấp dưới và ban chỉ huy của Trung tâm triển khai khá tốt. – Việc phối hợp với truy thuế kiểm toán độc lập để trấn áp hoạt động giải trí kế toán tài chínhcủa Trung tâm sẽ tăng cường tính đúng chuẩn của những số liệu, báo cáo giải trình kế toán, và sựtuân thủ pháp lý, những pháp luật về kế toán kinh tế tài chính của những cơ quan Nhà nước và củaTập đoàn tại Trung tâm. Đồng thời, truy thuế kiểm toán độc lập cũng sẽ đưa ra những quan điểm, nhậnxét và đề xuất kiến nghị những giải pháp khắc phục hoặc nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí cho côngtác kế toán của Trung tâm. * Nhược điểm : – Do trước đây phòng kế toán không đảm nhiệm trấn áp hai kho vật tư và khosim, thẻ nên khi hai kho này được chuyển về cho phòng kế toán quản trị thì những nhânviên kế toán sẽ gặp phải nhiều khó khăn vất vả trong việc trấn áp hai kho này.  Giải pháp đề xuất kiến nghị : Để giúp Trung tâm hoàn thành xong mạng lưới hệ thống trấn áp nội bộ, tôi xin yêu cầu một sốgiải pháp sau : A. Kiểm soát kho : * Để trấn áp kho có hiệu suất cao : – Chi tiết sản phẩm & hàng hóa đến mức hoàn toàn có thể, càng cụ thể càng tốt. – Sắp xếp sản phẩm & hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và đúng chuẩn. – Tạo mã hàng hoá một cách khoa học, cụ thể một cách hài hòa và hợp lý, khoa học – Xây dựng mạng lưới hệ thống hạch toán kế toán, mạng lưới hệ thống hạng mục, mạng lưới hệ thống kho mộtcách khoa học để hoàn toàn có thể nhận biết đâu là hàng bán, đâu là hàng bh. – Nên cất giữ vật tư và hàng hoá vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyềnmới có khoá mở chỗ đó. – Hệ thống nội bộ nên tự trấn áp lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sựtheo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh thương mại ( nếu có ). – Nên tách biệt tính năng lưu giữ sổ sách hàng tồn dư ( kế toán hàng tồn dư ) khỏi công dụng trông giữ hàng tồn dư ( thủ quỹ ). – Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt. – Định kỳ kiểm kê. – Nếu như không có ứng dụng quản trị kho để sử dụng thì hoàn toàn có thể dùng Excel, thiết kế xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn sản phẩm & hàng hóa. Gồm :  Sheet 1 : bảng mã : kiến thiết xây dựng một mạng lưới hệ thống mã hàng, mỗi một loại sản phẩm mangmột mã.  Sheet 2 : Nhập ;  Sheet 3 : Xuất ;  Sheet 4 : Tồn ;  Sheet 5 : Xuất bán. * Theo dõi kho : – Lập sổ tay hoặc dùng ứng dụng theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt nhất làcó một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với ứng dụng, vìkinh nghiệm tại những doanh nghiệp cho thấy không nên tin yêu quá vào những phầnmềm quản trị trong nghành quản trị kho. – Thủ kho phải mở sở theo dõi cho từng loại sản phẩm, thủ kho ghi chép về mặt sốlượng, nhập-xuất-tồn kho, kịp thời để nhà quản trị có số liệu đặt hàng. Nên qui định làtồn kho bao nhiêu thì phải báo cáo giải trình bằng sách vở. – Mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng vàphiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toáncùng với những chứng từ khác, khi tương thích, để thủ kho update sổ kho và để kế toánhàng tồn dư hạch toán đúng chuẩn số hàng tồn dư trong sổ cái và sổ phụ. – Ít nhất là hàng tháng Trung tâm nên triển khai kiểm kê hàng tồn dư và đốichiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được tìm hiểu kỹcàng. – Thủ kho chỉ nên chấp thuận đồng ý xuất hàng khi có thông tư của người có thẩm quyền vàchỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thểkết hợp với phiếu xuất hàng. * Một số nhu yếu chính trong quản trị kho cần cung ứng : – Thứ nhất : Phân loại sản phẩm & hàng hóa theo nhóm hàng cho tương thích, dễ tìm kiếm, nhìnđếm, dễ xếp dỡ, điều này nhờ vào vào kinh nghiệm tay nghề sắp xếp của thủ kho. – Thứ hai : Xây dựng quy định nhập xuất vật tư rõ ràng, những loại sản phẩm cần thiếtlập mạng lưới hệ thống mã quản trị khoa học, bộ mã làm thế nào biểu lộ được 1 số ít tiêu chuẩn cơ bảncủa loại sản phẩm : chủng loại, hãng sản xuất, khu vực tàng trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liêntục và có năng lực bổ trợ xem giữa khi phát sinh hàng mới, – Thứ ba : Huấn luyện những người tham gia vào công tác làm việc nhập xuất nhớ mã, hiểu và tuân thủ đúng quá trình nhập hàng, xuất hàng. * Rủi ro thường gặp trong quản trị hàng tồn dư và chính sách trấn áp tươngứng :  Rủi ro : Hỏa hoạn, mất cắp, tiêu tốn lãng phí  Cơ chế trấn áp : + Hạn chế tiếp cận tồn dư. + Kiểm soát luân chuyển tồn dư. + Định kỳ kiểm kho. + Tuân thủ những lao lý phòng cháy chữa cháy. B. Kiểm soát tiền : * Kiểm soát tiền mặt :  Rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra so với tiền mặt : tiền mặt hoàn toàn có thể bị sử dụng sai mụcđích hoặc mất cắp.  Giải pháp : – Nên có một mạng lưới hệ thống như thể sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chitiền mặt. – Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt vàthu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt. – Nên có hạn mức thanh toán giao dịch tiền mặt và mọi khoản thanh toán giao dịch vượt quá mộtmức nhất định phải được thanh toán giao dịch qua thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước. Vào một thời gian chỉnên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá. – Bút toán thanh toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên cấp dưới riêng biệt lập và nhânviên này không được tiếp cận hoặc có công dụng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặttrên sổ cái cần được so sánh hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập. * Kiểm soát TGNH :  Rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra so với TGNH : Trung tâm hoàn toàn có thể không ngăn ngừa hoặcphát hiện kịp thời những khoản chuyển khoản qua ngân hàng hoặc rút tiền ngân hàng nhà nước có gian lận hoặc cólỗi.  Giải pháp : – Kế toán ngân hàng nhà nước nên thực thi việc so sánh số dư trên sổ phụ ngân hàngvới số dư trên sổ sách kế toán của Trung tâm. Việc so sánh này nên được một ngườicó thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc giải quyết và xử lý hoặc hạchtoán thu chi tiền. Ngoài ra, việc so sánh này nên được thực thi định kỳ, tối thiểu làhàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được so sánh với những khoản tiền gửichưa được ngân hàng nhà nước giải quyết và xử lý và bất kể khoản mục nào không so sánh được cần phảibáo cáo ngay cho kế toán trưởng để có giải pháp giải quyết và xử lý.  Kiểm soát nhân viên cấp dưới thực thi việc chuyển khoản qua ngân hàng / rút tiền ngân hàng nhà nước màkhông được phép : rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra là người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoảnngân hàng của Trung tâm hoàn toàn có thể thông tư việc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc rút tiền cho mục đíchkhông được phép. Một cách khác là nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể có được chữ ký có thẩm quyềncho việc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc rút tiền ngân hàng nhà nước do người có thẩm quyền ký duyệtkhông chú ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.  Giải pháp – Trung tâm nên vận dụng một cách thực yên cầu nhiều chữ ký cho việc chuyểntiền vượt quá một khoản nào đó-chẳng hạn như một chữ ký của kế toán trưởng và mộtchữ ký của Giám đốc. Mọi chuyển khoản qua ngân hàng chỉ được phê duyệt khi những chứng từ kế toánđược trình lên. Các chứng từ này gồm có : i ) Phiếu ý kiến đề nghị mua hàng được phê duyệt ; ii ) Đơn đặt hàng được nhà phân phối chấp thuận đồng ý và hợp đồng mua hàng, nếu có ; iii ) Biên bản giao hàng hoặc vật chứng về việc triển khai dịch vụ khi phù hợp1. 5 VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN.VNP 3 khởi đầu ứng dụng tin học vào công tác làm việc kế toán ngay từ khi mới xây dựng. Cho đến nay, công tác làm việc tổ chức triển khai ứng dụng tin học trong kế toán của Trung tâm đã cónhiều thay đổi. Hiện nay Trung tâm đang sử dụng ứng dụng kế toán Tài chính doanhnghiệp và bộ ứng dụng tin học văn phòng của Microsoft. * Ưu điểm : – Là một đơn vị chức năng thành viên của Tập đoàn BCVT Nước Ta, một trong nhữngđơn vị tiên phong trong việc tiến hành ứng dụng và tăng trưởng nghành CNTT ở ViệtNam, nên VNP3 đã có được sự góp vốn đầu tư chu đáo về CNTT ( gồm có cả phần cứng vàphần mềm ) từ Tập đoàn. Trung tâm được trang bị những thiết bị phần cứng tân tiến tạođiều kiện thuận tiện cho việc sử dụng và update những phiên bản ứng dụng mới. – Các ứng dụng ứng dụng và những thiết bị phần cứng được tăng cấp thườngxuyên tại Trung tâm. – Không phải tốn nhiều thời hạn và ngân sách cho việc phong cách thiết kế hoặc chọn muaphần mềm kế toán vì đã được Tập đoàn cung ứng ứng dụng kế toán để sử dụng. Côngtác bảo trì, thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị và những lỗi ứng dụng cũng thuận tiện vì tạiTrung tâm đã có sẵn một đội ngũ nhân viên cấp dưới đảm nhiệm việc làm này cho cả đơn vị chức năng .

Rate this post
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments