Quản lý hàng tồn kho bằng excel liệu có còn phù hợp?

Quản lý hàng tồn kho bằng excel là một trong những công việc nhằm quản lý thông tin lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp, cửa hàng,… Các thông tin hàng tồn kho được thể hiện trên các dạng cột, hàng, ô trên bảng tính. Giúp người quản lý năm bắt được tình trạng hàng hóa hay tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

1. File excel quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng bằng excel

1.1 File excel quản lý kho sản xuất

Trong file excel quản lý kho báo cáo này bạn cần các trường thông tin như:

Bạn đang đọc: Quản lý hàng tồn kho bằng excel liệu có còn phù hợp?

  • Xuất kho
  • Nhập kho
  • Tồn kho

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn thuần, không tương thích để quản lý lượng sản phẩm & hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời hạn giám sát, khó theo dõi và update .

1.2 File excel quản lý tồn kho

File excel quản lý tồn kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi. Được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.

1.3 Công việc của nhân viên kế toán kho

  • Thường xuyên cập nhật kế hoạch xuất/nhập hàng hóa, vật tư để có sự chuẩn bị cần thiết.
  • Theo dõi lượng tồn vật tư, kịp thời đề xuất lập kế hoạch dự trữ vật tư để đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
  • Kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép của thủ kho với kế toán giá thành.
  • Hàng ngày phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu các số liệu phát sinh.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kho, công việc của kế toán kho.
  • Lập các báo cáo công việc theo quy định của doanh nghiệp.
  • Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

2. Có nên sử dụng file excel để quản lý xuất nhập tồn kho?

Ưu điểm của file excel quản lý kho:

Các thông tin trong file excel quản lý kho hàng thường bao gồm:

  • Số thứ tự
  • Ngày/tháng
  • Số chứng từ (nếu cần)
  • Mã sản phẩm
  • Tên sản phẩm
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • Thành tiền
  • Giá vốn

Nhược điểm của file excel quản lý kho hàng:

  • Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo.
  • Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều.
  • File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao.

3. File excel quản lý tồn kho vs Phần mềm quản lý kho hàng Smartlog

File excel quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng Smartlog

Kiểm tồn dựa trên giấy tờ thủ công, lãng phí nhiều thời gian
Kiểm tra real-time tồn kho theo location, mã sản phẩm, zone…

Lãng phí thời gian để kiểm đếm
Kiểm đếm trực tiếp trên thiết bị cầm tay

Rủi ro kiểm sai, kiểm thiếu hàng
Đảm bảo tồn kho lên đến 99%. Xuất ngay báo cáo kiểm tồn sau khi kiểm xong

Rất khó truy xuất lịch sử giao dịch khi số lượng lưu trữ chêch lệch
Dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch khi có sự chênh lệch

Khả năng tích hợp với các phần mềm, phần cứng kém
Dễ dàng tích hợp với các phần mềm, phần cứng khác.

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn thuần, không tương thích để quản lý lượng sản phẩm & hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời hạn đo lường và thống kê, khó theo dõi và update .

4. Những lý do bạn nên chuyển excel qua phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp

phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Nhập và xuất hàng thủ công

Làm việc với bảng tính excel có nghĩa là ai đó phải nhập dữ liệu vào chúng và việc nhập thủ công sẽ tốn kém thời gian và tiền bạc. Doanh nghiệp càng lớn mạnh thì càng phải bàn giao nhiều người cho công việc này. Công việc lặp đi lặp lại cần đòi hỏi sự tự động hóa để tiết kiệm công sức và tránh sai sót.

tin tức cần phải được gửi cho tổng thể những người cần thông tin đó : thế cho nên cần một thao tác thủ công bằng tay khác. Nếu nó không được thực thi đủ nhanh thì người mua sẽ khởi đầu gọi điện để hỏi xem đơn hàng của họ đã được triển khai xong chưa ? Hay một nhân viên cấp dưới khác phải gửi nhu yếu kiểm tra .
Phần mềm quản lý kho hàng WMS hoàn toàn có thể có mạng lưới hệ thống nhập liệu tự động hóa ( được phân phối ví dụ như bằng máy quét hoặc RFID ) và hoàn toàn có thể cung ứng cho người mua quyền truy vấn vào thông tin nhất định qua cổng web, do đó không cần “ nhân lực ” .

Lỗi nhập dữ liệu đầu vào

Hoạt động đúng chuẩn của bảng tính phụ thuộc vào trọn vẹn vào độ an toàn và đáng tin cậy của tài liệu nguồn vào. Nếu điều này được triển khai thủ công bằng tay thì lỗi của con người là không hề tránh khỏi. Lỗi chính tả tên hoặc địa chỉ, quên điền vào một trường đơn cử, tài liệu kho không đúng chuẩn hoặc không update được … bảng tính không có mạng lưới hệ thống cảnh báo nhắc nhở tích hợp để ngăn những lỗi như vậy .
WMS có mạng lưới hệ thống logic nhiệm vụ và quá trình thao tác được tích hợp sẵn để tránh những lỗi như vậy. Các trường phải được điền, số sê-ri được tự động hóa kiểm tra, kho hàng được update tự động hóa sau mỗi lần thao tác, v.v.

Không có tổng quan về thời gian thực

Excel không phải là việc làm mê hoặc nhất trên quốc tế và do đó việc làm thường bị hoãn lại, có nghĩa là tài liệu không phải khi nào cũng được update. Kết quả là, những quyết định hành động được đưa ra dựa trên những thông tin không còn đúng chuẩn. Người quản lý kho không phải là nạn nhân duy nhất : những người mua được chuyển tiếp thông tin “ lỗi thời ” này cũng vậy .
trái lại, những giải pháp WMS tự update tự động hóa và người mua luôn được phân phối thông tin mới nhất : hoặc họ nhận thông tin tự động hóa trong hộp thư của mình vào những thời gian đã định, hoặc họ hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm trải qua cổng thông tin điện tử hoặc phối hợp cả hai .

Không có khả năng “Tích hợp”

Bảng tính Excel không được phong cách thiết kế để san sẻ với những phòng ban hoặc ứng dụng khác. Nếu bạn muốn san sẻ thông tin, thì bạn phải sao chép / dán. Phạm vi lỗi của con người là rất lớn : sao chép những hàng không vừa đủ, xóa ô do nhầm lẫn, phá vỡ link và công thức …
Mặt khác, những giải pháp quản lý kho hàng SWM hoàn toàn có thể được tích hợp với mạng lưới hệ thống ERP của người mua, vì thế không cần triển khai thêm những thao tác khi đặt hàng. Điều đó một mình tạo ra sự độc lạ lớn .
Nhưng điều mà những bảng tính excel thực sự bỏ lỡ là tích hợp với phần cứng WMS đơn cử như máy quét, máy in. Khi nhân viên cấp dưới kho hàng quét một loại sản phẩm đơn cử, mạng lưới hệ thống WMS sẽ biết ngay lập tức và update thông tin theo thời hạn thực .

Ngoài ra, nếu quy mô doanh nghiệp bạn lớn hay phải quản lý hàng ngàn mã hàng khác nhau. Excel thực sự là cơn ác mộng cho các thủ kho, kế toán,… chủ doanh nghiệp cũng rất khó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

Phần mềm quản lý kho hàng thông minh

Phần mềm quản lý kho hàng của Smartlog được ứng dụng cho nhiều loại kho hàng khác nhau. Và tích hợp những tiến trình quản lý và vận hành, gia tài sẵn có của doanh nghiệp, giúp bảo vệ trạng thái hoạt động giải trí bắt đầu. Từng bước quy đổi số kho hàng mưu trí. Giúp tiết kiệm chi phí ngân sách và nhân công .

Liên hệ ngay với Smartlog để được tư vấn bởi những chuyên viên quản lý logistics và chuỗi đáp ứng số 1 Nước Ta !

5/5 - (1 vote)
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments