Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng –

Ở đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin. Hoạt động công chứng thực chất cũng là hoạt động giải trí tích lũy, khai thác thông tin và không phải là ngoại lệ .

1. Công nghệ thông tin là gì? Ứng dụng công nghệ thông tin thì được lợi ích gì?

“Công nghệ thông tin”, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.[1]

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.

Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa : “ Công nghệ thông tin là tập hợp những chiêu thức khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, tích lũy, giải quyết và xử lý, tàng trữ và trao đổi thông tin số. ”
Thuật ngữ “ Công nghệ thông tin ” Open lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã phản hồi : “ Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin ( Information Technology – IT ). ” [ 2 ]

Một số sự hiểu lầm về mặt khái niệm:

Nhầm lẫn “công nghệ thông tin” với “tin học”.

“ Tin học ” là một ngành khoa học nghiên cứu và điều tra về thông tin và những quy trình xử lí thông tin tự động hóa trên máy tính [ 3 ] .
“ Tin học ” có nội hàm rộng hơn “ Công nghệ thông tin ”
Nói đến “ Tin học ” là nói đến hoạt động giải trí điều tra và nghiên cứu, còn nói đến “ Công nghệ thông tin ” là nói đến hoạt động giải trí ứng dụng những thành tựu vào Giao hàng thực tiễn .

Cho rằng “công nghệ thông tin”, “tin học” là một hoặc một tập hợp các kỹ năng.

Phổ biến nhất là nhầm lẫn với kỹ năng và kiến thức sử dụng máy tính, internet và những thiết bị văn phòng .
Ở một số ít trường đào tạo và giảng dạy, học viện chuyên nghành có những chuyên đề dạy cho học viên, thậm chí còn có cả những chuyên đề điều tra và nghiên cứu về “ kiến thức và kỹ năng ứng dụng công nghệ tin học ”, “ kiến thức và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin ” [ 4 ]. Cách hiểu và sử dụng thuật ngữ này là chưa đúng chuẩn .
“ Ứng dụng công nghệ thông tin ” là một hoạt động giải trí mang tính kế hoạch, nó là một kế hoạch mang tính toàn diện và tổng thể, tương quan đến nhiều đối tượng người tiêu dùng chứ không phải là một hay một vài kỹ năng và kiến thức riêng không liên quan gì đến nhau do một cá thể thực thi. Ngành khoa học “ tin học ” lại càng không hề được phản ánh như một kiến thức và kỹ năng .

Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin đối với đời sống

Công nghệ thông tin đóng một vai trò vô cùng to lớn trong sự tăng trưởng của văn minh quả đât. Cùng điểm lại những cuộc cách mạng công nghiệp trong lịch sử vẻ vang loài người để thấy điều đó :

  • Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất (từ 1784) xảy ra khi loài người phát minh động cơ hơi nước, tác động trực tiếp đến các ngành nghề như dệt may, chế tạo cơ khí, giao thông vận tải. Động cơ hơi nước được đưa vào ôtô, tàu hỏa, tàu thủy, mở ra một kỷ nguyên mới trong lịch sử nhân loại.
  • Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai (từ 1870) đến khi loài người phát minh ra động cơ điện, mang lại cuộc sống văn minh, năng suất tăng nhiều lần so với động cơ hơi nước.
  • Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ 1969) xuất hiện khi con người phát minh ra bóng bán dẫn, điện tử, kết nối thế giới liên lạc được với nhau. Vệ tinh, máy bay, máy tính, điện thoại, Internet… là những công nghệ hiện nay chúng ta thụ hưởng là từ cuộc cách mạng này.
  • Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số.[5]

Công nghệ thông tin nằm trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3, sau khi công nghiệp điện tử và máy tính tăng trưởng đến một mức độ nhất định. Đầu những năm 90, khi internet Open mở màn Open xu thế toàn thế giới hóa, những vương quốc hướng tới một nền kinh tế tri thức thì thông tin dần trở thành trọng tâm của khuynh hướng này. Chúng ta đã tận mắt chứng kiến sự tăng trưởng bùng nổ của công nghệ thông tin từ đầu thế kỷ 21 có sức tác động ảnh hưởng lớn như thế nào đến sự tăng trưởng của quốc tế. Thông tin giờ đây trở thành yếu tố quyết định hành động tổng thể mọi mặt của đời sống xã hội và khoa học kỹ thuật .
Công nghệ thông tin chính là bước đệm, là cầu nối giữa cuộc cách mạng 3.0 và 4.0 bởi công nghệ kỹ thuật số và trí tuệ tự tạo cũng được tăng trưởng dựa trên nền tảng của thông tin .

2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng được không? ứng dụng như thế nào?

Ở đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ. Hoạt động công chứng thực chất cũng là hoạt động giải trí tích lũy và khai thác thông tin và không phải là ngoại lệ. Ta hoàn toàn có thể thấy những biến hóa về công nghệ trong hoạt động giải trí công chứng khi nhìn lại lịch sử dân tộc công chứng quốc tế :
Từ việc viết bằng bút lông đến viết bằng bút máy đã là một bước tiến, rồi đến máy chữ, máy in, máy tính. Từ thông tin truyền miệng, tín hiệu thủ công bằng tay đến thông tin được mã hóa, số hóa, truyền tải vận tốc cao. Từ thông tin một chiều đến thông tin đa chiều. Từ tàng trữ bản cứng đến tàng trữ bằng tài liệu điện tử, điện toán đám mây. Từ xác nhận bằng chữ ký, con dấu truyền thống lịch sử đến xác nhận bằng chữ ký số, chữ ký điện tử. Từ công chứng trực tiếp đến công chứng điện tử. Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động giải trí công chứng hoàn toàn có thể làm đổi khác trọn vẹn diện mạo và phương pháp của hoạt động giải trí công chứng, nâng hiệu suất cao việc làm và độ bảo đảm an toàn lên rất nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách về khoảng trống và thời hạn .
Tùy vào điều kiện kèm theo kinh tế tài chính, hành lang pháp lý, năng lượng và nhận thức của con người mà ở những nước khác nhau thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giải trí công chứng ở những mức độ khác nhau .

  • Ở những nơi được coi là chậm phát triển thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin ở mức đơn giản như soạn thảo và in ấn văn bản.
  • Ở mức độ cao hơn, các cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin nhằm hỗ trợ cho công chứng viên.
  • Cao hơn nữa là sự liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý, giữa địa phương này với địa phương khác; số hóa các thông tin lưu trữ…
  • Ở các nước phát triển, công nghệ thông tin được ứng dụng không chỉ trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng mà còn được ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận của công chứng viên. Hoạt động giao kết hợp đồng và công chứng được thực hiện hoàn toàn trên thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử). Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử hiện nay còn khá mới mẻ và mới chỉ ứng dụng trong một số loại giao dịch nhất định, tại một số quốc gia hoặc địa phương hạn chế vì nó đòi hỏi sự tương đồng về khung pháp lý cũng như giải pháp công nghệ.

Xu hướng chung ở toàn bộ mọi nơi là công nghệ thông tin đang được ứng dụng nhiều hơn với khoanh vùng phạm vi sâu, rộng hơn và triệt để hơn vào hoạt động giải trí công chứng .
Nhìn vào hàng loạt những hoạt động giải trí của tổ chức triển khai hành nghề công chứng và của công chứng viên thì CNTT hoàn toàn có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động giải trí khác nhau :

  • Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng.
  • Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội bộ và cả ra ngoài tổ chức hành nghề công chứng).
  • Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…).
  • Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ sở dữ liệu tự lập trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng).
  • Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn bản pháp luật, thông tin dữ liệu ngăn chặn…).
  • Ứng dụng vào việc xác thực thông tin.

Không chỉ trong hoạt động giải trí nhiệm vụ, công nghệ thông tin còn hoàn toàn có thể ứng dụng vào hoạt động giải trí quản trị như kế toán, quản trị người mua, quản trị nhân sự …

3. Các nước phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng như thế nào?

E-Notary ( công chứng điện tử ) đã được vận dụng tại Mỹ, những nước châu Âu và 1 số ít nước có nền kinh tế tài chính tăng trưởng khác .
Công chứng điện tử lần tiên phong chính thức được vận dụng là ngày 1 tháng 7 năm 2012 tại bang Virginia – Mỹ trải qua công nghệ video trực tuyến. Sau đó thì lần lượt nhiều bang khác của Mỹ cũng đã trải qua những luật đạo công nhận hình thức công chứng điện tử. Tính đến thời gian hiện tại, Đến thời gian hiện tại ( năm 2019 ) đã có 36 bang của Mỹ có luật đạo về công chứng điện tử hoặc công chứng từ xa [ 6 ] .
Tại Châu Âu, công chứng điện tử cũng đã được tiến hành ở nhiều nước như Pháp, Đức, Italia, Tây Ban Nha, Malta … và khoanh vùng phạm vi của công chứng điện tử đã vượt ra khỏi khoanh vùng phạm vi 1 vương quốc. Tháng 7/2016, liên minh Châu Âu chính thức vận dụng một nền tảng chữ ký số dùng chung, điều này được cho phép thực thi công chứng ở những vương quốc khác nhau và giá trị sử dụng được công nhận ở những vương quốc thành viên mà không cần trải qua những hoạt động giải trí hợp thức hóa ở mỗi vương quốc. Hội đồng công chứng của Liên minh châu Âu, được gọi là CNUE đã đưa ra nhiều sáng tạo độc đáo và thiết lập được mạng lưới thông tin công chứng to lớn tại Liên minh Châu Âu để tương hỗ hoạt động giải trí công chứng như :

  • Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối các dữ liệu quốc gia về các điều khoản của di chúc cuối cùng ở cấp độ châu Âu. Mạng lưới này cho phép tìm và xác định càng sớm càng tốt bản di chúc cuối cùng được thực hiện bởi một công dân châu Âu; cũng là sự kết nối của các giấy chứng nhận đăng ký bất động sản châu Âu. Trang web cũng cung cấp thông tin về cách đăng ký và tìm kiếm di chúc ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu.
  • Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời các câu hỏi thực tế của các công chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia.
  • Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới ở châu Âu bằng cách thiết lập một nền tảng làm việc hợp tác trong một môi trường an toàn giữa hai công chứng viên từ hai quốc gia khác nhau cùng giải quyết một vấn đề xuyên biên giới[7].

Để thực thi được công chứng điện tử, đặc biệt quan trọng là ở những nước trong mạng lưới hệ thống công chứng nội dung như Pháp, Đức, Ý, Bỉ … thì yên cầu hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở pháp lý tương đối hoàn hảo và đồng nhất. Công chứng viên hoàn toàn có thể tiếp cận một mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu đồ sộ để có được những thông tin thiết yếu, từ thông tin ĐK về nhân thân cho đến gia tài, thuế … với một quá trình ngặt nghèo, bảo mật thông tin cao. Công chứng viên hoàn toàn có thể triển khai hàng loạt những quy trình từ ghi nhận thanh toán giao dịch đến nộp thuế, ĐK sang tên chủ sở hữu như một quy trình khép kín. Toàn bộ quy trình này không cần sử dụng đến văn bản giấy mà được thực thi trên khoảng trống mạng và xác nhận bằng chữ ký điện tử. Có thể nói công chứng điện tử yên cầu phải gắn với nền tảng chính phủ nước nhà điện tử mà điều này thì chỉ một số ít ít những nước hoàn toàn có thể triển khai được .
Hiện tại, công chứng theo phương pháp truyền thống lịch sử vẫn được sử dụng song song và vẫn là phương pháp công chứng phổ cập, nhưng nó được tối ưu hóa tiến trình và thao tác nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin. Với sự tương hỗ tối đa của mạng lưới hệ thống cơ sở tài liệu rất cụ thể thì công chứng viên chỉ tập chung hầu hết vào việc xác nhận ý chí và hành vi của những chủ thể mà không phải quá bận tâm vào việc xác nhận hồ sơ, sách vở thật hay giả. Hồ sơ công chứng được số hóa và tàng trữ dưới dạng tài liệu điện tử. Các chứng cứ điện tử cũng được pháp lý phân loại và công nhận giá trị .

4. Tình hình ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng tại Việt Nam hiện nay ra sao? ở mức độ nào?

Luật Công nghệ thông tin 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của Nhà nước về ứng dụng và phát triển CNTT như sau:

“ 1. Ưu tiên ứng dụng và tăng trưởng công nghệ thông tin trong kế hoạch tăng trưởng kinh tế tài chính – xã hội và sự nghiệp công nghiệp hóa, văn minh hóa quốc gia .

  1. Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin phát triển thành ngành kinh tế trọng điểm, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa và xuất khẩu.
  2. Khuyến khích đầu tư cho lĩnh vực công nghệ thông tin.
  3. Ưu tiên dành một khoản ngân sách nhà nước để ứng dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực thiết yếu, tạo lập nền công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin.
  4. Tạo điều kiện thuận lợi để phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia.
  5. Có chính sách ưu đãi để tổ chức, cá nhân có hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đối với nông nghiệp; nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; người dân tộc thiểu số, người tàn tật, người có hoàn cảnh khó khăn.
  6. Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.
  7. Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế; khuyến khích hợp tác với tổ chức, cá nhân Việt Nam ở nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ thông tin.”

Có thể thấy rất nhiều nội dung khuyến khích ứng dụng CNTT, thế nhưng Luật Công chứng 2006 thì không có bất kể nội dung nào tương quan đến việc ứng dụng thông tin .
Mặc dù vậy, từ ngay sau khi Luật Công chứng 2006 có hiệu lực hiện hành thì trên cơ sở sự tương hỗ của quốc tế, Bộ Tư pháp cũng đã tiến hành ứng dụng thử nghiệm ứng dụng cho 1 số ít tổ chức triển khai hành nghề công chứng ( ứng dụng Master ). Tuy nhiên, với hạ tầng công nghệ thông tin lúc đó, ứng dụng này gần như chỉ hoạt động giải trí đơn lẻ chứ chưa có năng lực liên kết và san sẻ tài liệu. Nó cũng thể hiện khá nhiều hạn chế do được viết trên nền tảng công nghệ cũ .
Tại TP.HN, Hải Phòng Đất Cảng, Thành phố Hồ Chí Minh, những Sở Tư pháp cũng đã nhận thấy sự thiết yếu phải thiết kế xây dựng một cơ sở tài liệu Giao hàng cho hoạt động giải trí công chứng để xử lý 1 số ít yếu tố cấp bách nhất, đó là hạn chế thực trạng gia tài bị thanh toán giao dịch nhiều lần, gia tài bị ngăn ngừa thanh toán giao dịch nhưng vẫn được công chứng, đồng thời cần có một công cụ để tương hỗ ship hàng công tác làm việc quản trị, thế cho nên mạng lưới hệ thống tài liệu về thông tin gia tài bị ngăn ngừa và thông tin công chứng đã trong bước đầu được tạo lập. Tại TP. Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở tài liệu được thiết kế xây dựng trên thiên nhiên và môi trường mạng diện rộng với nền tảng web, được cho phép những tổ chức triển khai hành nghề công chứng trực tiếp khai thác dưới sự quản trị và giám sát của Sở Tư pháp. Ở TP. Hải Phòng thì việc này được triển khai khá bằng tay thủ công, những tổ chức triển khai hành nghề công chứng không trực tiếp khai thác được mà phải trải qua Sở Tư pháp dưới hình thức nhu yếu bằng văn bản .
Các cơ sở tài liệu này cho đến nay vẫn hoạt động giải trí ( tại Thành Phố Hà Nội là Uchi, TP Hồ Chí Minh là CENM ) và phát huy hiệu quả tích cực. Cơ sở tài liệu Uchi tính đến ngày 24/10/2019 đã tàng trữ khoảng chừng hơn 18.000 thông tin gia tài bị ngăn ngừa, giúp ngăn ngừa đáng kể rủi ro đáng tiếc pháp lý cho CCV và những tổ chức triển khai hành nghề công chứng .
Luật Công chứng năm trước sinh ra đã có 3 điều luật đề cập đến yếu tố này, Điều 32 pháp luật về quyền của tổ chức triển khai hành nghề công chứng được sử dụng CSDL công chứng ; Điều 33 pháp luật nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức triển khai hành nghề công chứng san sẻ 1 số ít thông tin về nguồn gốc gia tài và thanh toán giao dịch để đưa vào CSDL công chứng ; Điều 62 lao lý về CSDL công chứng. Nhưng có lẽ rằng đây cũng chỉ là cơ sở pháp lý trong bước đầu. Nghiên cứu những pháp luật này thì thấy còn rất sơ sài và còn nhiều chưa ổn. Điều quan trọng nhất là Luật Công chứng vẫn chưa thừa nhận bất kể loại chứng cứ nào khác ngoài những loại sách vở trong hồ sơ công chứng. CSDL công chứng mặc dầu được nhắc đến nhưng Luật Công chứng không hề đề cập đến ý nghĩa pháp lý của nó thế nào, chính sách tạo lập, khai thác như thế nào .
Việc sử dụng Cơ sở tài liệu công chứng UCHI tại Thành Phố Hà Nội và CENM tại Thành Phố Hồ Chí Minh cũng thể hiện những hạn chế, đặc biệt quan trọng là về yếu tố bảo mật thông tin, chắc như đinh là cần phải nhìn nhận lại một cách toàn diện và tổng thể nhằm mục đích khắc phục những hạn chế này .
Các hoạt động giải trí ứng dụng CNTT trong nghành nghề dịch vụ công chứng tại Nước Ta lúc bấy giờ là :

  • Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, các ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu.
  • Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn bản bằng MS Office.
  • Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn bản pháp luật từ internet hoặc dữ liệu offline, tra cứu dữ liệu ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu dữ liệu về mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống và lưu trữ – ở một số ít tổ chức hành nghề công chứng).
  • Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi công văn, thư tín (Chủ yếu vẫn bằng MS Office).
  • Ứng dụng vào các hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, một số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế toán máy).

Như vậy, hoàn toàn có thể nhận xét rằng, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giải trí công chứng tại Nước Ta mới chỉ ở mức độ sơ khai, khởi đầu có chủ trương và sáng tạo độc đáo chứ chưa thực sự có một kế hoạch và kế hoạch đơn cử. Ứng dụng CNTT chỉ được triển khai một cách manh mún tùy vào năng lực của từng tổ chức triển khai hành nghề công chứng .

5. Với thực trạng hiện nay thì ứng dụng CNTT như thế nào là phù hợp và đạt hiệu quả?

Chắc chắn là muốn vận dụng CNTT vào nghành nghề dịch vụ công chứng có hiệu suất cao thì cần phải có cơ sở pháp lý tương thích hơn. Tuy nhiên, thứ nhất cũng cần xác lập rõ nhu yếu trên cơ sở những gì hiện có .
Thứ nhất : Ưu tiên bảo vệ bảo đảm an toàn cho thanh toán giao dịch thì nguồn thông tin phân phối cho công chứng viên cần được tạo điều kiện kèm theo tương hỗ tối đa. Công chứng viên cần phải tiếp cận được những cơ sở tài liệu cơ bản, có tương quan trực tiếp đến hoạt động giải trí công chứng như cơ sở tài liệu về dân cư, cơ sở tài liệu về hộ tịch, cơ sở tài liệu về cấp giấy ghi nhận quyền sở hữu tài sản, cơ sở tài liệu về ĐK thanh toán giao dịch bảo vệ, cơ sở tài liệu về thanh toán giao dịch công chứng … Việc cho phép công chứng viên tiếp cận những cơ sở tài liệu này sẽ vô hiệu gần như trọn vẹn vấn nạn làm giả sách vở, đồng thời giảm thiểu được hầu hết những thủ tục xin trích lục, xác định thông tin, rút ngắn thời hạn công chứng, tiết kiệm ngân sách và chi phí được rất nhiều ngân sách và công sức của con người cho người dân, giảm tải cho cơ quan hành chính nhà nước … Tuy nhiên, ngành công chứng không hề có đủ thẩm quyền và năng lực kiến thiết xây dựng, tàng trữ, update hàng loạt những tài liệu này, vì vậy chắc như đinh cần một chính sách phối hợp, san sẻ, khai thác một cách hài hòa và hợp lý giữa những cơ quan quản trị nhà nước .
Thứ hai : Nhằm bảo mật thông tin thông tin thì cơ chế pháp lý cho việc tích lũy và sử dụng tài liệu cần phải được thiết kế xây dựng một cách ngặt nghèo, khoa học và thống nhất trên khoanh vùng phạm vi cả nước, đồng điệu với những văn bản pháp lý hiện hành. Không chỉ có Luật Công chứng là văn bản chuyên ngành trực tiếp lao lý về việc giứ bí hiểm về nội dung công chứng [ 8 ], Hiến Pháp 2013 và nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác như : Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng Dân sự năm năm ngoái, Luật An toàn thông tin mạng năm năm ngoái, Luật thống kê năm năm ngoái, Luật căn cước công dân năm năm trước, Luật trẻ nhỏ năm năm nay, Bộ luật Hình sự năm năm ngoái, Bộ luật Tố tụng hình sự năm năm ngoái … cũng đều có những lao lý đơn cử, góp thêm phần tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc bảo vệ thông tin cá thể. Thông tin công chứng không hề khai thác tràn ngập và tùy tiện như lúc bấy giờ mà cần có sự giám sát ngặt nghèo của cơ quan quản trị cũng như của chính người chiếm hữu thông tin đó .
Thứ ba : Nhằm bảo vệ hiệu suất cao kinh tế tài chính và hiệu suất cao quản trị thì tiến trình công chứng lúc bấy giờ cần phải có sự đổi khác theo hướng được cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào một số ít quy trình nhất định, ví dụ việc tiếp đón nhu yếu công chứng, việc được cho phép số hóa dữ liệu tàng trữ, việc tiếp xúc bằng văn bản điện tử … Ước tính, nếu pháp lý được cho phép số hóa một phần của hồ sơ công chứng tàng trữ thì ngân sách cho việc tàng trữ cũng như quản trị hồ sơ tàng trữ tại tổ chức triển khai hành nghề hoàn toàn có thể cắt giảm tới 50 %. Xa hơn, nếu việc lưu trũ hồ sơ công chứng được thực thi tập trung chuyên sâu ở Lever vương quốc thì không những giảm thiểu ngân sách chung cho hoạt động giải trí tàng trữ mà hiệu suất cao của công tác làm việc thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo giải trình, thống kê của cơ quan chức năng như những Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp so với nghành nghề dịch vụ công chứng sẽ được tăng lên đáng kể .
Thứ tư : Nhằm bảo vệ tính thống nhất và đồng điệu thì cần phải chuẩn hóa mạng lưới hệ thống tài liệu và giải pháp công nghệ ở Lever vương quốc và chuẩn bị sẵn sàng liên kết mạng lưới hệ thống trên toàn nước chứ không phải là theo địa hạt ở từng địa phương như lúc bấy giờ. Xác định rằng những tổ chức triển khai hành nghề công chứng chỉ trang bị hạ tầng phần cứng đầu cuối, còn cơ sở tài liệu và giải pháp ứng dụng cần phải được góp vốn đầu tư ở Lever vương quốc .
Mặc dù so với gia tài là bất động sản thì Luật Công chứng lao lý về địa hạt, tuy nhiên nguồn rủi ro đáng tiếc pháp lý và hoạt động giải trí của những đối tượng người tiêu dùng lừa đảo thì không có địa hạt, do vậy số lượng giới hạn cơ sở tài liệu công chứng ở cấp tỉnh, thành phố không phải là giải pháp hài hòa và hợp lý, tối ưu và tương thích với nhu yếu lúc bấy giờ nếu không muốn nói là nó đang tạo ra sự tiêu tốn lãng phí lớn trong việc góp vốn đầu tư và khai thác .
Thứ năm : Xây dựng chuẩn kiến thức và kỹ năng về ứng dụng CNTT trong nghành nghề dịch vụ công chứng và thông dụng trên toàn nước. Những kỹ năng và kiến thức này phải sát với trong thực tiễn việc làm hàng ngày của tổ chức triển khai hành nghề công chứng chứ không phải kiến thức và kỹ năng hàn lâm. Hiện nay, chương trình giảng dạy của những trường ĐH, học viện chuyên nghành tương quan đến nghành pháp lý và ngành công chứng chưa dành một thời lượng tương ứng cho nội dung ứng dụng công nghệ thông tin .

6. Lời kết

Bộ Chính trị vừa phát hành Nghị quyết về 1 số ít chủ trương, chủ trương dữ thế chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Với cuộc cách mạng này, trên hết, sự độc lạ chính giữa thế kỷ 21 và trước kia sẽ là vận tốc, khi những công nghệ mới là phi tuyến và tăng trưởng theo cấp số nhân. [ 9 ] Ngành công chứng chắc như đinh không nằm ngoài chủ trương này. Tuy nhiên, với tình hình hiên nay thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải trí công chứng còn rất chậm trễ. Không chỉ chậm so với những ngành, nghành khác mà còn rất chậm so với vận tốc chung của xu thế thời đại. Thực tế này cần phải được biến hóa càng sớm càng tốt, mở màn từ chính những chỉ huy, những cơ quan quản trị và hoạch định chủ trương .

Đào Duy An
(Bài đăng trên Tạp chí Dân chủ và Pháp Luật – Ấn phẩm đặc biệt dành cho Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam – Xuất bản 01/2020)

_______________________________________
[ 1 ] “ Princeton WordNet Search 3.1 ”
[ 2 ] Management in the 1980 ’ s, Harold J. Leavitt and Thomas L. Whisler, Harvard Business Review, 1958 – 11
[ 3 ] Xem nghĩa của từ “ Tin học ” trong Từ điển tiếng Việt
[ 4 ] Xem Lịch học và Chương trình của lớp Đào tạo nghề công chứng khóa 22 năm 2019 – Học viện Tư pháp được công bố tại đại chỉ : http://hocvientuphap.edu.vn/daotao/daotaoccv/Pages/lich-hoc.aspx?ItemID=40
[ 5 ] Xem : “ Cách mạng công nghiệp lần thứ tư là gì ”, tác giả : Lữ Thành Long, Phó quản trị VINASA, quản trị MISA ; bài đăng trên báo điện tử VNExpress ngày 18/04/2017 ( https://vnexpress.net/projects/cach-mang-cong-nghiep-lan-thu-tu-la-gi-3571618/index.html )
[ 6 ] https://www.docverify.com/Products/E-Notaries/What-States-Allow-Electronic-Notary

[7] https://www.notaires.fr/en/notaire/notariat-european-union/council-notariats-european-union-cnue

[ 8 ] Xem Điểm đ, Khoản 2, Điều 17, Luật Công chứng năm trước .
[ 9 ] TSKH Trần Quang Thắng, Phó Chủ nhiệm CLB những nhà kinh tế tài chính, Viện trưởng Viện Kinh tế và Quản lý TP Hồ Chí Minh : “ Cách mạng công nghiệp 4.0 : Những nghành được trông đợi nhất ” – Bài đăng trên Báo điện tử nhà nước ngày 04/10/2019 .

5/5 - (1 vote)
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments