Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS) là gì? Những thông tin lên quan đến hệ thống này như thế nào? Cùng mindovermetal tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây!
Khái niệm
Hệ thống thông tin tương hỗ quản lý và điều hành ( ESS – Executive Support System ) là một HTTT có năng lực tương tác cao, được cho phép những cấp chỉ huy trong cỗ máy quản trị truy vấn thông tin thiết yếu một cách kịp thời, đúng mực để tương hỗ việc phát hành những quyết định hành động quản trị .
Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin và được thiết kế để tổng hợp thông tin từ bên ngoài (môi trường vĩ mô, vi mô) và thông tin từ các HTTT nội bộ MIS, DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, đúc kết và đưa ra những thông tin chiến lược quan trọng, cần thiết, trợ giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, việc tìm kiếm thông tin từ hệ thống này không có quy trình cụ thể mà đòi hỏi các nhà quản lý phải có khả năng đánh giá, suy xét, chọn lựa các thông tin cần thiết cho mình.
ESS được phong cách thiết kế đa phần cho những cấp chỉ huy cao nhất, giúp họ xử lý những yếu tố không có cấu trúc ở mức kế hoạch. Hệ thống chỉ cung ứng những thông tin trợ giúp nhà quản trị xác định đúng mực những yếu tố cần xử lý mà không đưa ra một giải pháp chi tiết cụ thể cho yếu tố đó .
Các đặc thù chính của những hệ thống ESS là :
- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp.
- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của các nhà quản lý cấp cao (CEO – Chief Executive Officer)
- Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao).
Mô hình hệ thống
ESS hoạt động giải trí trên cơ sở những ứng dụng cung ứng thông tin, một hệ quản trị CSDL và một ứng dụng viễn thông. Nó được cho phép truy vấn một cách nhanh gọn và thuận tiện vào những CSDL nội bộ và một số ít CSDL bên ngoài tổ chức triển khai. Nhờ thế, những cán bộ chỉ huy luôn luôn được cung ứng thông tin một cách vừa đủ, nhanh gọn và đúng chuẩn .Mô hình của HTTT tương hỗ quản lý được màn biểu diễn trong hình dưới .
Một HTTT tương hỗ quản lý và điều hành gồm có những thành phần cơ bản :
– Phần cứng và hệ thống truyền thông: hệ thống các máy tính được nối mạng để có thể kết nối phần mềm cung cấp thông tin với các CSDL.
Các HTTT này đòi hỏi được hỗ trợ mạnh về phần cứng để đáp ứng tốc độ xử lý một khối lượng lớn thông tin một cách nhanh nhất. Các nhà quản lý một hệ thống siêu thị có thể cần xử lý hàng nghìn phép tính để biểu diễn sự biến động doanh thu theo tháng của 5 loại mặt hàng bán tốt nhất; một nhà quản lý giáo dục phải lướt qua hàng trăm báo cáo số liệu tuyển sinh để chuẩn bị cho một bản báo cáo tổng hợp; các nhà quản trị marketing cần biết các thông tin thị trường tổng quát về khách hàng, đối thủ cạnh tranh để có hướng phát triển sản phẩm mới cho tổ chức của mình…
– CSDL: bao gồm các ngân hàng dữ liệu của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ riêng cho các nhà quản lý.
Các nhà quản trị hoàn toàn có thể cần tìm kiếm thông tin ở những bài báo, những tạp chí được tàng trữ trong một TT nghiên cứu và điều tra khoa học hoặc một thư viện nào đó. Họ cũng hoàn toàn có thể liên hệ qua e-mail với một chuyên viên bên ngoài tổ chức triển khai hoặc với một vài đồng nghiệp cùng tổ chức triển khai nhưng ở nhiều nước trên quốc tế … Do đó, HTTT tương hỗ điều hành quản lý phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin bên ngoài hơn là những hệ thống thường thì khác .
Đối với nguồn tài liệu bên trong, ệ thống ESS hầu hết sử dụng thông tin từ những HTTT nội bộ có tính tổng hợp cao hơn như MIS, DSS của tổ chức triển khai để việc giải quyết và xử lý, tổng hợp thông tin kế hoạch được triển khai một cách nhanh gọn .
– Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, các mô hình cung cấp thông tin và các chế độ hội thoại giữa người sử dụng với hệ thống.
Hệ thống này yên cầu những ứng dụng có năng lực nghiên cứu và phân tích, quản trị, kết xuất tài liệu tổng quát một cách linh động giúp những nhà quản trị tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn tìm kiếm thông tin. Chúng thường sử dụng những ứng dụng đồ hoạ tiên tiến và phát triển và hoàn toàn có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và tài liệu từ những nguồn khác nhau đến những cấp chỉ huy của tổ chức triển khai. Hệ thống ứng dụng cung ứng những giao diện linh động, dễ sử dụng, được cho phép cả những nhà quản trị không có kinh nghiệm tay nghề sử dụng máy tính cũng hoàn toàn có thể tiếp cận hệ thống một cách thuận tiện .
