Sprint Retrospective – Họp Cải Tiến Sprint

Sprint Retrospective là gì?

( hay còn gọi là họp nâng cấp cải tiến, họp rút kinh nghiệm tay nghề )Sprint Retrospective là sự kiện diễn ra sau Sprint Review, và trước Sprint Planning .Sprint Retro là thời cơ để đội tăng trưởng tự nhìn lại chính mình ( thanh tra chính mình ) và cho ra được những nâng cấp cải tiến nên được thực thi trong Sprint tiếp theo .

Thực hiện các cải tiến này chính là thể hiện được mặt thanh tra và thích nghi của Scrum Team. 

Trong Sprint Retro, nội dung mà team sẽ tranh luận tương quan đến 3 câu hỏi sau :- Điều gì thuận tiện trong Sprint ?- Điều gì chưa tốt, cần nâng cấp cải tiến ?

– Cần làm gì để Sprint tiếp theo tốt hơn?

Vì sao cần có Sprint Retrospective Meeting?

Khi chưa từng làm hoạt động giải trí này, chắc bạn sẽ cần những nguyên do để khởi đầu. Không chỉ thế, rất nhiều team khởi đầu thực thi đều đặn những buổi Retrospective nhưng lâu dần thấy chán và không liên tục làm nữa. Đó là lúc cần quay về ý nghĩa và giá trị mà những buổi Retrospective meeting đem lại cho người tham gia .Điểm qua những ý nghĩa thiết thực, không hề chối cãi của những buổi họp mà tổng thể đội nhóm cùng triển khai reflection với nhau trong buổi họp Retrospective .- Nó tạo ra khoảng trống bảo đảm an toàn cho những thành viên san sẻ những feedback, quan điểm cá thể về việc làm của đội nhóm .- Tại đây team hoàn toàn có thể ăn mừng thắng lợi và tìm thấy những thời cơ tăng trưởng- Team cũng hoàn toàn có thể cho ra được 1 list những hành vi cần làm, kèm theo owner để giúp Sprint sau hoạt động giải trí trơn mượt hơn .- Những sự đổi khác nhỏ, qua từng tuần sẽ tích góp tạo nên những nâng cấp cải tiến cải tiến vượt bậc

– Những ý kiến góc nhìn được đưa lên bàn, giúp các thành viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. . 

Sự khác nhau giữa Sprint Review và Sprint Retrospective

– Sprint Review tạo thời cơ cho team ra mắt, minh họa về mẫu sản phẩm vừa triển khai xong. Chủ đề của buổi họp nói về mẫu sản phẩm, tính năng, phần tăng trưởng. PO và những stakeholder tham gia Review hoàn toàn có thể thưởng thức, dùng thử, đưa ra feedback nâng cấp cải tiến mẫu sản phẩm .- Còn Sprint Retrospective là thời cơ để đội tăng trưởng reflect, nhìn lại những việc đã triển khai xong, chúc mừng nhau về những điều làm tốt và tò mò ra những nâng cấp cải tiến cho quá trình thao tác, con người trong cả Sprint vừa diễn ra .

Làm thế nào để tổ chức Sprint Retrospective?

Ai tham gia vào Sprint Retrospective

Đội tăng trưởng, Scrum Master đều là thành phần bắt buộc tham gia Sprint Retrospective .Product Owner nên tham gia cùng để đưa ra những góc nhìn nâng cấp cải tiến mối quan hệ cộng tác giữa PO và đội tăng trưởng .

Product Owner hoàn toàn có thể tham gia cùng đội phát triển trong buổi họp Retro với mong muốn hiểu thêm về sự phức tạp trong công việc của đội đang làm. Còn Scrum Master tham gia với vai trò chính là khích lệ, động viên team đưa ra những cải tiến cho quy trình, công cụ, và cả những cải tiến practices nhằm tăng cường mối quan hệ cộng tác, teamwork của team tự chủ. 

Buổi Sprint retrospective không chỉ quan tâm nhìn nhận và cải tiến quy trình, công cụ mà nó còn hướng đến con người và mối quan hệ.

 Thời lượng của buổi Retrospective

Retrospective chỉ nên lê dài tối đa 3 tiếng so với Sprint có độ dài 1 tháng .

Sprint ngắn hơn thì họp Retrospective ngắn hơn. Sprint 1 tuần thì Retro chỉ nên tối đa khoảng 45′. 

Template tham khảo của Retrospective 45 phút

Sau đây là agenda tìm hiểu thêm cho 1 buổi họp Retrospective ( không riêng gì vận dụng cho Sprint, mà còn hoàn toàn có thể vận dụng cho việc nhìn lại 1 quý, 1 dự án Bất Động Sản )

1. Setting the stage – Tạo bối cảnh và không khí cho buổi họp

Setting the stage hiểu là khởi động, lên ý thức cho cuộc tranh luận của team. Hãy sử dụng những tích tắc tiên phong của buổi họp để khiến mọi người cảm thấy tự do và hào hứng san sẻ .Dưới đây là 1 vài yếu tố về niềm tin mà những thành viên nên chuẩn bị sẵn sàng trước khi bước vào cuộc họp Retrospective :

• Không cá nhân hóa vấn đề (take it personally), đừng xem mọi chuyện là trỏ về bản thân mình. 
• Lắng nghe với cái đầu mở và ghi nhớ rằng trải nghiệm của ai cũng đều đáng quý. 
• Thiết lập ranh giới thảo luận cho cuộc họp – vấn đề sẽ đề cập đến trong khoảng thời gian nào (Sprint vừa diễn ra, hay quý vừa qua, hay dự án)
• Tinh thần cải tiến, cùng phát triển, tránh tư duy đổ lỗi. 

2. Gather data – Thu thập dữ liệu

Đây là lúc mọi thành viên đều cần san sẻ thông tin, kèm những quan sát, nhìn nhận của bản thân về việc làm của team trong tuần .Ở phần này, team hoàn toàn có thể sử dụng những format khác nhau từ Glad Sad Mad, Start Stop Continue, Keep Problem Try, Starfish, 4L s …. để đặt câu hỏi giúp những thành viên đưa ra quan điểm, quan điểm cá thể .Nhìn chung những format dẫn dắt này đều quay xung quanh 3 câu hỏi chính

• Điều gì làm tốt, thuận lợi?
• Điều gì chưa tốt, cần cải tiến
• Hành động cải tiến tiếp theo là gì?

Lưu ý rằng mỗi format điều phối phần thu thập dữ liệu sẽ có mục tiêu khác nhau. Ví dụ Glad Sad Mad tập trung chuyên sâu vào cảm hứng của những thành viên hơn, từ đó tìm ra yếu tố thẳm sâu. Hay Start Stop Continue thì có hơi hướng khơi gợi hành vi cho tương lai .Mỗi thành viên tham gia đều ghi đánh giá và nhận định và quan sát của mình lên giấy note, và cùng đẩy lên 1 bảng trắng hoặc trực tuyến board, để ai cũng hoàn toàn có thể biết được quan điểm của nhau .Glad Sad Mad – format thường dùng trong Sprint Retrospective

3. Generate insights –  Đào sâu vấn đề

Từ những card quan điểm của thành viên, cả team cùng sắp xếp, gom nhóm, vô hiệu những quan điểm trùng. Sau đó team cùng đọc hiểu và đào sâu yếu tố. Kỹ thuật 5 Why – đặt câu hỏi Vì sao 5 lần là một trong những cách giúp những thành viên tò mò ra nguyên do cốt lõi của những sự vật – hiện tượng kỳ lạ, hay những quan sát mà họ nêu ra .

Cố gắng liên kết các dữ liệu, và luận giải, móc nối, đúc rút các vấn đề thành những mô thức hành vi, mô thức sai lầm, hay các practices hiệu quả, hoặc bài học kinh nghiệm sẽ rất hữu ích để team mang theo bên mình trong những Sprint tiếp theo. 

Kỹ thuật đặt 5 câu hỏi vì sao Đào sâu vấn đề

4. Decide what to do – Xác định hành động cải tiến

Có quá nhiều kiến giải sáng tạo độc đáo, insights mà không biến chúng thành hành vi thì cũng vô ích .Đây là lúc team cần nhìn vào tính thực tiễn của những insights, bài học kinh nghiệm vừa rút ra và đưa ra những hành vi nâng cấp cải tiến hoàn toàn có thể làm được luôn, đưa vào Sprint sau tiến hành .Hãy dùng phương pháp dot voting, để cùng số lượng giới hạn list những nâng cấp cải tiến xuống còn từ 3-5 nâng cấp cải tiến. Với sự tập trung chuyên sâu vào 1 số ít hành vi nâng cấp cải tiến nhất định, team hoàn toàn có thể keep track, follow up và không bị bỏ sót ở Sprint tiếp .Và nhớ là lưu giữ vào bảng task board để ai cũng hoàn toàn có thể nhìn thấy. Đi kèm với đó, team bạn cũng đừng quên bầu ra 1 owner cho mỗi hành vi nâng cấp cải tiến. Nếu không thì những nâng cấp cải tiến của team bạn sẽ rơi vào thực trạng “ cha chung không ai khóc. ”

5. Close retrospective – Kết thúc buổi họp

Cuối cùng, hãy kết thúc buổi họp bằng cách tóm tắt lại những gì đã diễn ra, đặc biệt quan trọng đề cập đến những hành vi cần triển khai và owner của những hành vi đó .Team cũng hoàn toàn có thể kết thúc bằng 1 phần nhìn nhận nhanh hiệu suất cao của hoạt động giải trí Retrospective vừa diễn ra, xem mức độ hài lòng của mọi người là bao nhiêu từ 1/5 ví dụ điển hình .Các thành viên tại Magestore thảo luận để học hỏi lẫn nhau

Bài học rút ra khi thực hiện Retrospective tại Magestore

Trên thực tiễn, hoạt động giải trí nâng cấp cải tiến rút kinh nghiệm tay nghề là một trong những hoạt động giải trí khó điều phối. Nhất là trong team có toàn những đồng đội developer, tối ngày chỉ chăm sóc đến những dòng code .

Chúng mình nhận thấy rằng, hoạt động này đòi hỏi các thành viên cần có ý thức về bản thân (self-awareness) tốt. Thậm chí, team cũng cần có những người có trí thông minh cảm xúc (EQ) cao để dẫn dắt, điều phối được hiệu quả. 

Sau một thời hạn thưởng thức những phương pháp Retrospective khác nhau, cùng với đó là hỏi thăm kinh nghiệm tay nghề thực hành thực tế của những team tự chủ tại Magestore, chúng mình cũng đã lượm lặt được 1 vài bài học kinh nghiệm mê hoặc. Mong là chúng sẽ hữu dụng với buổi họp nâng cấp cải tiến trong team của bạn .

1. Thẳng thắn chia sẻ vướng mắc trong daily meeting giúp team có  action cải tiến luôn

Chị Amber, một thành viên của team tiến hành dự án Bất Động Sản tại Magestore san sẻ. Một điểm hay của team chị là mọi người sẽ nêu luôn những khúc mắc tại daily stand-up meeting và sau đó bàn phương hướng xử lý tức thời nếu được .Các giải pháp này sẽ được team lưu giữ lại trên cột Open trong issue board trên Gitlab. Những khoảnh khắc retrospective đến từng ngày như vậy giúp team thích ứng và có solution thay thế sửa chữa được những yếu tố tồn dư một cách nhanh gọn, chứ không phải đợi đến buổi retro cuối tuần mới phát hiện và giải quyết và xử lý .Ai cũng có góc nhìn và quan điểm để chúng ta tôn trọng và họchỏi từ đó

2. Sprint Retrospective nên đề ra cải tiến nhỏ có tính thực tiễn, và hành động được luôn

Có câu nói :

“Small changes have a big impact than good idea that never happen.”

Ý nói rằng những đổi khác nhỏ sẽ có tác động ảnh hưởng lớn hơn là những sáng tạo độc đáo chẳng khi nào được triển khai .Đây cũng là một bài học kinh nghiệm mà anh Mike, CIO tại Magestore, có hơn 10 năm kinh nghiệm tay nghề với những dự án Bất Động Sản tech san sẻ. Anh nói rằng, team nên rút ra những ý tưởng sáng tạo nâng cấp cải tiến nhỏ trong khoanh vùng phạm vi 1 Sprint. Nhỏ ở đây hiểu là có tính thực thi, và hành vi được luôn trong Sprint sau. Chứ không phải là những sáng tạo độc đáo nâng cấp cải tiến to và thiếu tính thực thi, chỉ là nói xuông .

3. Cần follow-up action cải tiến và chọn owner để đảm bảo chúng diễn ra

Đây liên tục là một kinh nghiệm tay nghề nữa được anh Mike rút ra sau một quy trình thực hành thực tế Sprint Retrospective ở nhiều team tự chủ khác nhau .Team có sự trao đổi, đúc rút được những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề quý báu, và đề ra được những hành vi nâng cấp cải tiến là rất tốt. Nhưng quan trọng hơn là sau đó action plan thế nào .Các hành vi này có đi vào thực tiễn, trở thành thứ team làm hàng ngày ?Để bảo vệ những ý tưởng sáng tạo cải tiến thành hiện thực, hãy chọn mỗi hành vi nâng cấp cải tiến một owner, là người sẽ nhắc nhở, keep track, bảo vệ những thành viên khác thực thi như những gì đã tranh luận ở trong buổi họp Retrospective .

4. Linh động thay đổi format để khớp với tính chất công việc hoặc của buổi Retrospective.

Để giúp cho những buổi Retrospective không bị nhàm chán, hãy thử linh động biến hóa những phương pháp điều phối, dẫn dắt buổi Retrospective meeting .Như đã san sẻ tại cuốn Agile Playbook trong bài viết những chiêu thức họp Retrospective, bạn hoàn toàn có thể thử nghiệm và cho team nhìn nhận xem 1 format nào là tương thích với đặc thù việc làm của team .Tại Magestore, những team tự chủ chúng mình thường sử dụng format Glad Sad Mad cho buổi họp Retrospective của Sprint một tuần. Format này đặc biệt quan trọng giúp chúng mình tò mò tâm trạng và xúc cảm của nhau, giúp những thành viên hiểu nhau hơn và tìm ra nâng cấp cải tiến giúp mọi người không riêng gì thao tác hiệu suất cao mà còn trở nên niềm hạnh phúc hơn .Còn so với những dự án Bất Động Sản thực chiến, team thường sử dụng những format Keep Stop Start hay Keep Problem Try để rút ra được những hành vi đưa vào thực tiễn một cách nhanh gọn .Cùng tùy vào đặc thù việc làm và sự yêu dấu của những thành viên mà team sẽ đi đến quyết định hành động gắn bó lâu dài hơn hơn với 1 format nào đó .

5. Đưa Retrospective thành cuộc họp online khi working remote. 

Hiện Magestore cũng đang vận dụng chính sách working remote. Và để những thành viên đồng điệu với nhau, chúng mình đã đưa những cuộc họp này lên nền tảng trực tuyến .Đơn giản với những công cụ Google Hangout hay Zoom dùng để gọi nhóm, Google Docs, Google Sheet để ghi lại nội dung buổi họp ngay trong khi diễn ra. Đi kèm với đó là những task board trên trelllo, gitlab để tracking những task trong một Sprint .Công cụ Ideaboardz hữu ích giúp team đưa ý tưởng lên bảng với các giấy note sắc màuNgoài ra, chúng mình còn sử dụng thêm công cụ Ideaboardz – để những thành viên ghi lại những quan điểm dạng post-it-note cho những format dạng Glad Slad Mad, Keep Stop Start … .

Tiến trình cuộc họp vẫn thế, chỉ khác một chút là cần dùng linh hoạt hơn các công cụ hỗ trợ để điều phối cuộc họp. 

Còn bạn thì sao ? Team của bạn đang tổ chức triển khai những buổi họp nâng cấp cải tiến, rút kinh nghiệm tay nghề cho Sprint, cho dự án Bất Động Sản hay cho quý như thế nào ?Hãy san sẻ thêm với Magestore nhé !

Chúc các bạn tổ chức được những buổi Retrospective đầy hứng khởi cho team của mình!

Source: https://blogchiase247.net
Category: Hỏi Đáp