Trong Excel, để thuận tiện trong việc lập công thức cũng như khai báo đối số. Microsoft đã tạo ra một chức năng đó là đặt tên cho ô, cột, vùng dữ liệu hay còn gọi là gán giá trị trong Excel. Vậy làm sao để gán giá trị trong Excel? Hãy theo dõi bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung
Gán giá trị trong Excel bằng cách đặt tên cho dữ liệu
Cách đơn giản để gán giá trị trong Excel đó là dùng chức năng Define Name để gán dữ liệu cho một cái tên xác định. Cách làm như sau.
- Đầu tiên, trên thanh Ribbon nhấp chọn Formulas >>> Define name.
- Tại hộp thoại New name, thực hiện thao tác đặt tên và gán tên cho vùng giá trị. Bạn chỉ cần chú ý 2 vùng đó là Name (tên được gán cho dữ liệu) và Refers to ( vùng dữ liệu cần gán)
- Sau khi chọn vùng dữ liệu và đặt tên, nhấn OK để hoàn thành.
Nguyên tắc đặt tên cho vùng dữ liệu:
- Các ký tự được sử dụng là mẫu tự, các số, các dấu chấm, các ký tự gạch dưới.
- Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường và không có khoảng trống giữa các ký tự.
- Độ dài tối đa là 255 Ký tự.
- Các tên không thể là tham chiếu ô.
Ngoài ra, để thuận tiện hơn cho việc truy xuất dữ liệu sau này, tên được gán nên được viết liền không dấu.
Lợi ích của việc gán giá trị trong Excel
Việc gán giá trị trong Excel theo cách này có hai lợi ích chính:
Lợi ích đầu tiên
Việc gán giá trị sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi lập công thức tính toán. Giả sử bạn có một vùng dữ liệu lớn, thay vì phải kéo chọn vùng dữ liệu thì chỉ cần gọi tên nó ra. Lúc này Excel sẽ tự chọn vùng dữ liệu đó và thực hiện tính toán trên nó.
Điều này cũng giúp cho công thức đơn giản dễ nhìn hơn, đồng thời cũng dễ kiểm tra hơn khi công thức bị lỗi.
Vì lợi ích này nên gán giá trị được sử dụng rất nhiều trong Excel. Đặc biệt là những công thức tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP hay INDEX.
Lợi ích thứ hai
Dữ liệu được gán khi gọi lên sẽ không thay đổi được giá trị trong đó. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc bảo vệ dữ liệu, cũng như có người vô tình thay đổi nó.
Ở ví dụ trên ta có thể thấy, vùng dữ liệu được gọi này không thể thay thế cũng như chỉnh sửa. Nếu muốn chỉnh sửa bạn chỉ có thể chỉnh sửa ở dữ liệu gốc. Sau khi chỉnh sửa, vùng dữ liệu được truy xuất sẽ tự động cập nhật theo dữ liệu gốc.
Như hình trên sau khi chèn một hàng mới vào bảng dữ liệu gốc. Dữ liệu được truy xuất cũng tự động cập nhật theo.
Trên đây là gán giá trị trong Excel bằng tính năng Define Name. Việc gán giá trị sẽ giúp bạn tạo công thức đơn giản hơn, quản lý dữ liệu tốt hơn. Nếu bạn quan tâm tới kiến thức và cách sử dụng Excel. Hãy theo dõi và đọc những bài viết khác tại Mindovermetal
