Procedure là gì? Cách thiết lập một procedure hiệu quả

Procedure là gì?

Những người đang thao tác trong những công ty nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp thường có ảo tưởng rằng procedure ( quy trình tiến độ ) là thứ mà chỉ những tập đoàn lớn lớn mới sử dụng. Họ tin rằng họ không cần quy trình tiến độ, thủ tục gì cả. Nhưng, họ đã nhầm. Quy trình không phải là thứ mà những công ty lớn sử dụng để làm phiền nhân viên cấp dưới của họ ; những quá trình là những hướng dẫn đơn thuần hoàn toàn có thể giúp mọi người hoàn thành xong việc làm .

Đặc điểm của procedure là gì?

Các quy trình tiến độ có 1 số ít góc nhìn mà bạn hoàn toàn có thể xem xét và toàn bộ chúng đều khá có ích cho toàn bộ những loại công ty :
– Quy trình là một kế hoạch hành vi cho nhóm của bạn. Đó là một map đường đi sẽ giúp họ không phải đi long dong hoặc bị lạc trong khi cố gắng nỗ lực đạt được tiềm năng. Bằng cách sử dụng những quy trình tiến độ, có nghĩa là bạn đang thôi thúc thói quen và đưa ra những ví dụ nổi bật. Qua đó, bạn đang giúp những thành viên trong nhóm hiểu đâu là mẫu hành vi mong ước trong một trường hợp đơn cử .
Ví dụ, nếu bạn có hướng dẫn từng bước về cách hành vi trong trường hợp chăm nom người mua, bạn hoàn toàn có thể ngăn ngừa tác dụng xấu xảy ra. Khi người mua gặp sự cố, nhân viên cấp dưới sẽ tuân thủ theo quy trình báo lỗi và cố gắng nỗ lực trấn an người mua cũng như xin lỗi một cách chân thành nhất hoàn toàn có thể .
– Các tiến trình giúp bạn triển khai một chủ trương đơn cử. Khi bạn muốn tiến hành một chủ trương mới, bạn cần xác lập một tập hợp những hành vi sẽ giúp bạn thực thi điều đó .
Quy trình sẽ giúp bạn tạo ra những bước đơn cử và những hoạt động giải trí được đề xuất kiến nghị mà nhóm của bạn nên thực thi .
– Các quy trình tiến độ được xác lập rõ ràng sẽ giúp bạn tránh trở thành người quản trị vi mô. Nếu những quá trình được viết rõ ràng, dễ hiểu thì bạn với vai trò là người quản trị hoàn toàn có thể yên tâm triển khai trách nhiệm của riêng mình mà không phải khi nào cũng lo ngại về quy trình tiến độ thao tác. Bằng cách tuân theo những nguyên tắc cố định và thắt chặt, nhân viên cấp dưới của bạn sẽ thực thi việc làm của họ mà bạn không cần phải theo dõi sát sao. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng thời hạn đó để tập trung chuyên sâu vào những điều quan trọng hơn, ví dụ điển hình như hiệu quả sau cuối và tránh trở thành một kể cuồng trấn áp .

Sự khác biệt giữa process (quá trình) và procedure là gì?

Quá trình là một tập hợp những hoạt động giải trí có tương quan hoặc tương tác với nhau để tài liệu thành mẫu sản phẩm. Quy trình được xem là cách để triển khai một hoạt động giải trí hoặc một quy trình .

Nói một cách đơn thuần, quy trình là những gì tất cả chúng ta làm và quy trình tiến độ là cách tất cả chúng ta làm điều đó .

Lí do các công ty luôn cần procedure là gì?

Hãy tự hỏi mình một câu đơn thuần : “ Bạn có muốn công ty của mình tăng trưởng không ? ”. Nếu câu vấn đáp là có thì hãy khởi đầu thực thi 1 số ít quy trình tiến độ kinh doanh thương mại ngay lập tức .

Ban đầu, chỉ có một vài người trong một nhóm ( toàn bộ đều hoàn toàn có thể là người đồng sáng lập công ty ). Trong tiến trình này, khá thuận tiện để tìm ra cách xử lý một yếu tố và cách hành vi trong một trường hợp đơn cử. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn mở màn có nhân viên cấp dưới, mọi thứ hoàn toàn có thể trở nên phức tạp hơn một chút ít. Tại thời gian này, bạn sẽ gặp phải những hoạt động giải trí hàng ngày yên cầu sự đồng nhất. Đây là thời gian tốt để mở màn triển khai một số ít quá trình nhất định. Thật không may, hầu hết tất cả chúng ta đang trì hoãn trách nhiệm này và tất cả chúng ta không tạo ra những quy trình tiến độ cho đến khi tất cả chúng ta buộc phải làm điều đó .

Dưới đây là list những nguyên do hoàn toàn có thể cho bạn thấy rằng đã đến lúc khởi đầu viết ra giấy. Bạn hoàn toàn có thể cần những tiến trình vì :

– Các sự cố và tỷ suất thất bại tương quan đến một trách nhiệm là rất cao và nó trở nên nghiêm trọng ;
– Các nhân viên cấp dưới đang hỏi cùng một câu hỏi và có sự nhầm lẫn chung về việc xử lý yếu tố ;
– Cùng một yếu tố được xử lý theo một vài cách khác nhau và không cách nào trong số đó cho tác dụng như mong đợi ;
– Nhóm phải chịu rất nhiều stress khi họ phải triển khai một trách nhiệm phức tạp và khá khó khăn vất vả so với họ ;
– Bạn liên tục nhận được những lời phàn nàn từ người mua về một yếu tố đơn cử ;
– Quá trình thao tác khá dài và phức tạp, và một sai sót hoàn toàn có thể khiến bạn mất rất nhiều thời hạn và ngân sách ;
– Trong 1 số ít trường hợp, điều quan trọng là phải tuân theo những quy tắc và pháp luật một cách khắt khe, và những sai lầm đáng tiếc hoàn toàn có thể rất tốn kém ;

Nếu công ty bạn đang gặp tối thiểu một trong những trường hợp này thì đây là thời gian tốt để bạn tạo cho mình những tiến trình đơn cử. Nó sẽ giúp bạn và nhóm của bạn trở nên tự tin và thao tác hiệu suất cao hơn hiện tại .

Các quy trình giống như lớp kem phủ trên một chiếc bánh cupcake – mọi người đều thích nó, nó mang lại hương vị đặc trưng cho chiếc bánh cupcake, và nó trông rất tuyệt. Nhưng, hầu hết chúng ta đều ghét việc làm ra nó. Mặt khác, nếu chúng ta bỏ thêm một chút công sức để tạo độ đông khi nướng, chúng ta sẽ cảm thấy tuyệt vời, và bánh của chúng ta sẽ có một diện mạo và hương vị hoàn toàn mới.

Quy tắc tương tự như cũng vận dụng cho những công ty – những người sẵn sàng chuẩn bị nỗ lực hơn nữa là những người đang tăng trưởng. Hãy là người tăng trưởng và sử dụng những quá trình để việc làm của mọi người trở nên thuận tiện hơn .

Cách thiết lập procedure (quy trình) hiệu quả

Hiểu được procedure là gì và những quyền lợi, hoàn toàn có thể bạn sẽ muốn thực thi ngay lập tức phải không. Dưới đây là cách triển khai hiệu suất cao .

Nghiên cứu

Để tạo ra một quy trình tiến độ tuyệt vời và những thủ tục hữu dụng, bạn sẽ muốn thực thi nghiên cứu và điều tra của mình. Hãy nhìn lại những dự án Bất Động Sản tựa như mà nhóm của bạn đã hoàn thành xong trong quá khứ và nghĩ về những bước mà nhóm đã trải qua để tạo ra mẫu sản phẩm ở đầu cuối và thậm chí còn triển khai nghiên cứu và phân tích quản trị rủi ro đáng tiếc .

Mỗi bước bạn triển khai trong quá trình điều tra và nghiên cứu và phác thảo này sẽ tác động ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhóm của bạn hoàn toàn có thể triển khai tốt như thế nào .

Mở rộng chi tiết

“ Đề cương ” của bạn đã sẵn sàng chuẩn bị và đã đến lúc lấy những điểm đó và biến chúng thành hướng dẫn đơn cử. Hãy đưa ra những hướng dẫn rõ ràng và những gì phải hoàn thành xong trước khi chuyển sang trách nhiệm tiếp theo .

Các bước phải dễ làm theo để chúng dễ sử dụng trong tương lai. Điều này sẽ mang lại cho nhóm của bạn sự không thay đổi mà họ cần để tăng hiệu suất cao. Khi bạn triển khai từng bước, hãy bảo vệ quá trình này hoàn toàn có thể tương hỗ nhân viên cấp dưới của bạn một cách đồng điệu .

Xem xét và cập nhật

Khi bạn đã có bản thảo hoàn hảo của từng bước sẽ đi vào những quy trình tiến độ và thủ tục của dự án Bất Động Sản, đã đến lúc xem xét lại .

Hãy tổ chức triển khai những cuộc họp nhóm để xem xét từng phần của tiến trình để xem nó đúng mực hay không. Đánh giá từng quá trình hoàn toàn có thể ngăn ngừa việc nhầm lẫn sau này .

Lắng nghe ý kiến

Hãy để những thành viên trong nhóm nói lên quan điểm ​ ​ của họ và san sẻ kế hoạch cá thể của họ. Điều này sẽ giúp bạn quyết định hành động xem những bước bạn tổng hợp có thực sự là những bước tốt nhất để triển khai hay không. Hãy nhớ rằng, bạn không nên để những tiến trình và thủ tục này giết chết sự phát minh sáng tạo trong nhóm của bạn .

Quyết định thiết kế và trình bày quy trình

Nhiều người chỉ tiếp thu tốt nếu mọi thứ được trình diễn một cách trực quan, đó là nguyên do tại sao điều quan trọng là phải xem xét cách bộc lộ tốt nhất quá trình .

Quyết định xem đồng đội của bạn sẽ làm tốt nhất với biểu đồ quy trình tiến độ thao tác, mẫu quá trình, hoặc hướng dẫn bằng văn bản từng bước để hướng dẫn họ trong suốt quy trình .

Trên đây là những san sẻ về procedure là gì và những yếu tố tương quan, hy vọng bạn sẽ có thêm thông tin hữu dụng nhằm mục đích góp thêm phần tăng trưởng đội nhóm tốt hơn .

Huỳnh Trâm

Source: https://mindovermetal.org
Category: Wiki là gì