Tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn

Ngoài tiền mặt, thẻ, voucher – trong khách sạn còn có những phương thức thanh toán nào khác? Hãy cùng Nghekhachsan.com tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn qua bài viết của tác giả Jen Nguyen nhé!

► Xác định hình thức thanh toán giao dịch

Phải quan tâm hình thức thanh toán giao dịch được biểu lộ trên booking :

+ Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn

+ Khách đã giao dịch thanh toán trước qua OTA+ Khách đặt qua TA / Corp và đã giao dịch thanh toán trước+ Khách đặt qua TA / Corp và chưa thanh toán giao dịch, được nhu yếu khách thanh toán giao dịch tại khách sạn .+ Công nợ / Chuyển khoản

► 6 Phương thức giao dịch thanh toán trong khách sạn

– Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

+ Từ nguồn đặt phòng : Trực tiếp, Vãng lai, Booking. com, Travel Agent – TA, Pay at Hotel của TA, Công ty – Corp, OTA .+ Được vận dụng là hình thức thanh toán giao dịch trực tiếp tại khách sạn .+ Đặc điểm : những loại tiền tệ thông dụng đang lưu hành trên quốc tế .+ Yêu cầu : không bị rách nát, chắp vá ; không phải tiền giả .+ Thao tác :• Nhận tiền mặt từ khách đúng với số tiền trên hóa đơn in từ mạng lưới hệ thống. Nếu thừa sẽ trả lại khách .• Khách ký hóa đơn .+ Lưu ý : đếm tiền trước mặt khách và hỏi lại để có xác nhận từ khách .+ Hóa đơn đỏ :• Được xuất hóa đơn đỏ so với khách vãng lai .• Booking. com : kiểm tra lại kế toán và sales để có lao lý đơn cử .

– Phương thức thanh toán bằng thẻ

+ Từ nguồn đặt phòng : Trực tiếp, Vãng lai, Booking. com, TA, Pay at Hotel của TA, Corp, OTA .+ Được vận dụng là hình thức thanh toán giao dịch trực tiếp tại khách sạn .+ Đặc điểm : thẻ Visa, Master, JCB, Dinner Card … những loại thẻ trong list ngân hàng nhà nước phát hành máy pos đồng ý .+ Yêu cầu : Kiểm tra thông tin thẻ cà :• Họ và tên chủ thẻ phải trùng với họ tên trên PP / ID và họ tên trên booking• Khi những thông tin không khớp nhu yếu khách triển khai hoàn tất mẫu ủy quyền charge thẻ gồm có : Mẫu ủy quyền có xác nhận của chủ thẻ ; hình chụp ID / PP của chủ thẻ ; hình chụp 2 mặt của thẻ .

Khi thực thi thanh toán giao dịch bằng thẻ, lễ tân – thu ngân cần phải kiểm tra kỹ thông tin thẻ cà+ Thao tác : Cà thẻ thao tác trên từng loại máy POS của từng ngân hàng nhà nước :• Cà phần đọc thẻ vào máy POS .• Nhập số tiền• Nhập mã pin ( nếu có )• Nhập lệnh xác nhận• Xé 3 liên đưa chủ thẻ ký tên / người được ủy quyền ký tên : Liên 1 – dành cho khách sạn ( kẹp vào bill giao dịch thanh toán được in từ mạng lưới hệ thống ), Liên 2 – dành cho khách ; Liên 3 : dành cho ngân hàng nhà nước ( FO giữ lại nộp kế toán ) .+ Lưu ý :• Phải có vừa đủ chữ ký của khách trên liên cà thẻ .• Trường hợp verify trước thẻ của Booking. com sẽ nhu yếu khách ký lên liên ngân hàng nhà nước đã được cà trước đó .+ Hóa đơn đỏ :• Có thể xuất hóa đơn• Booking. com : kiểm tra lại với kế toán và sales để có lao lý đơn cử .

– Phương thức thanh toán bằng MOTO

+ Từ nguồn đặt phòng : Agoda, Expedia, Ctrip / Trip. com … Verify thẻ : Booking. com+ Áp dụng với thẻ ảo, khách đã thanh toán giao dịch trước .+ Đặc điểm :• Expedia : mã số thẻ giao dịch thanh toán được update ngay trên booking .• Ctrip / Trip, Agoda : mã số được cung ứng bởi sales .+ Thao tác :• Thực hiện thao tác charge MOTO theo hướng dẫn máy POS của ngân hàng nhà nước : Liên 1 + 2 – kẹp vào bill với booking ; Liên 3 : FO giữ để nộp kế toán+ Lưu ý : trên liên ngân hàng nhà nước phải có mã số đặt phòng để thuận tiện tra soát khi thiết yếu+ Hóa đơn đỏ : không được xuất hóa đơn đỏ vì giá phòng khách trả và giá thu về là khác nhau .

– Phương thức thanh toán bằng Voucher/ Barter

+ Từ nguồn đặt phòng : Travel Agent, Corp .+ Đặc điểm :• Phát hành và có chữ ký của CEO / Mộc của khách sạn .• Được theo dõi bởi bộ phận kế toán• Có mã số voucher

Voucher hợp lệ phải có chữ ký của CEO / dấu mộc của khách sạn và có mã số rõ ràng+ Yêu cầu :• Phải có chữ ký / dấumộc công ty .

   • Phải nằm trong danh sách phát hành voucher được cung cấp bởi kế toán.

+ Thao tác :• Thu hồi voucher của khách• Photo lại voucher• Voucher gốc kẹp vào booking / bill• Voucher photo lễ tân giữ nộp kế toán+ Lưu ý :• Voucher không nằm trong list phát hành thì phải liên hệ kế toán / sales để kiểm tra lại .• Áp dụng đúng những lao lý của Voucher .+ Hóa đơn đỏ :• Có thể xuất hóa đơn đỏ• Yêu cầu kiểm tra lại với kế toán và sales .

– Phương thức thanh toán bằng FOC/HU

+ Từ nguồn đặt phòng : Sales De, Owner+ Áp dụng theo thỏa thuận hợp tác giữa kinh doanh thương mại và công ty / đại lý .+ Đặc điểm :• Được thống nhất và biểu lộ trên đặt phòng .• Có xác nhận bởi nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại đảm nhiệm .+ Yêu cầu :• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh thương mại .+ Thao tác : không thu tiền khách .+ Lưu ý :• Phân biệt FOC ( phòng không tính tiền ) và phòng HU ( Phòng sử dụng nội bộ )• FOC phát sinh không trải qua sales cần phải được duyệt bởi DOSM / GM với nguyên do đơn cử+ Không xuất hóa đơn đỏ

– Phương thức thanh toán bằng City Ledger

+ Từ nguồn đặt phòng : Travel Agent, Corp+ Áp dụng hình thức nợ công theo tháng / giao dịch chuyển tiền sau+ Đặc điểm :• Được thỏa thuận hợp tác khi ký hợp đồng bán phòng hoặc theo thỏa thuận hợp tác giữa sales và đối tác chiến lược .• Danh sách những công ty được nợ công sẽ được kế toán update hoặc thỏa thuận hợp tác theo từng booking .+ Yêu cầu :• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh thương mại .• Danh sách công ty được nợ công phải update từ bộ phận kế toán .+ Thao tác :• Thao tác lên PMS là City Ledger• Cập nhật file nợ công gửi cho kế toán – sales hằng ngày .+ Lưu ý :• Kiểm tra kỹ hình thức nợ công / giao dịch chuyển tiền trước hay sau khi khách out để có phương hướng giải quyết và xử lý đúng chuẩn .+ Có xuất hóa đơn đỏ .

► Quy định với trường hợp được xuất hóa đơn đỏ

Các trường hợp được xuất hóa đơn đỏ, lễ tân thông tin từ khách phân phối gồm :+ Tên công ty+ Địa chỉ+ Mã số thuếĐồng thời xin khách thêm thông tin :+ Tên người nhận hóa đơn+ Số điện thoại cảm ứng người nhận hóa đơn+ Địa chỉ nhận hóa đơnCập nhật thông tin vào Excel và gửi vào mail kế toán vào cuối ca theo mẫu

► Một số nhu yếu khác

– Các mẫu bộ chứng từ thanh toán giao dịch phải thực thi đúng theo nhu yếu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ chứng từ gồm có :+ Phiếu đăng ký nhận phòng ( Registration Form ) có vừa đủ thông tin và chữ ký của khách .+ Bản photo ID / Passport của khách lưu trú+ Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ ( gởi email và in ) và bản photo ID / PP của chủ thẻ+ Xác nhận đặt phòng ( Booking )+ Hóa đơn tiền phòng / tiền dịch vụ ( Bill out ) có chữ ký của khách .

– Tất cả các vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.

– Các đặt phòng nhu yếu giấu giá ( OTA : Agoda, Expedia, Ctrip / Trip … ; TA / Corp ) không được cung ứng giá cho khách dù bất kể nguyên do gì .- Liên hệ bộ phận kinh doanh thương mại nếu không hề xử lý hoặc quá quyền hạn .

Tác giả: Jen Nguyen

Source: https://mindovermetal.org
Category: Wiki là gì