CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY & CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CHÚNG

Các phòng ban trong công ty

• Phòng kế toán
• Phòng hành chính
• Phòng kiểm toán
• Phòng chăm sóc khách hàng
• Phòng nhân sự
• Phòng Công nghệ thông tin
• Phòng Quan hệ quốc tế
• Phòng Marketing
• Phòng Nghiên cứu và phát triển Sản phẩm
• Phòng kinh doanh
• Phòng thu mua

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

1. Phòng kế toán

• Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước
• Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
• Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
• Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…

2. Phòng hành chính

• Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.
• Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tới
• Tổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty
• Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý.
• Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động
• Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động

3. Phòng kiểm toán

• Công việc của phòng kiểm toán là kiểm tra, xác minh tính trung thực của những báo cáo tài chính. 
• Từ đó cung cấp những thông tin chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 
• Hay nói cách khác, kiểm toán là quá trình thu thập và đánh giá bằng chứng liên quan đến những thông tin tài chính (cung cấp bởi kế toán) nhằm xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa thông tin đó với các chuẩn mực đã thiết lập.
• Ngoài ra còn tư vấn cho các nhà quản lý thông qua việc chỉ ra những sai sót và gợi mở ra những biện pháp để khắc phục, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

4. Phòng chăm sóc khách hàng

phòng chăm sóc khách hàng

• Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.
• Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương trình khuyến mãi, phân tích những lợi ích của khách hàng nhận được, nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch marketing.
• Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch tặng quà cho khách trong dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày sinh nhật của công ty.
• Theo dõi bảo hành sản phẩm, kiểm tra hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm được mức hài lòng của khách hàng.
• Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.
• Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm và đề xuất BGĐ thông qua.

5. Phòng nhân sự

• Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
• Tiếp cận các kênh truyền thông để đưa thông tin tuyển dụng đến gần hơn với ứng viên tiềm năng.
• Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề…
• Trực tiếp đề xuất với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên.
• Tính toán tiền lương và các chế độ chính sách phúc lợi cho nhân viên.
• Tính toán, quyết toán mức thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định pháp luật.
• Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
• Phụ trách quản lý hợp đồng lao động của nhân viên.
• Hướng dẫn nhân viên mới nắm rõ về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại công ty.
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
• Phụ trách việc đăng ký và trích nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên.
• Giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên.
• Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
• Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho các nhân viên mới.
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.

Xem thêm : Top 13 ứng dụng quản trị nhân sự không lấy phí tốt nhất

6. Phòng Công nghệ thông tin

phòng công nghệ thông tin

• Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. 
• Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động CNTT và đề ra hướng giải quyết sự cố liên quan đến hệ thống CNTT.
• Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động CNTT.
• Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
• Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho doanh nghiệp; 
• Thiết kế và dự toán kinh phí xây dựng các hệ thống CNTT, triển khai các hệ thống ứng dụng.
• Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

7. Phòng Quan hệ quốc tế

• Tổ chức đàm phán, ký kết các văn bản hợp tác với các đối tác quốc tế. 
• Chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu và các điều kiện khác để làm việc với các đối tác nước ngoài.
• Thực hiện đúng hồ sơ, thủ tục để ký kết các văn bản hợp tác với những tổ chức ngoài nước.
• Báo cáo thống kê, tổng hợp định kỳ và đột xuất kết quả hoạt động hợp tác quốc tế.
• Xây dựng chiến lược hợp tác quốc tế trung và dài hạn.

8. Phòng Marketing

• Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng tốt nhất.
• Thiết kế chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm cho khách hàng
• Tham gia tài trợ các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu.
• Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
• Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến hoặc phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng chiến lược để mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
• Xây dựng chiến lược marketing cho doanh nghiệp; điều hành triển khai chiến lược marketing; 
• Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, điều chỉnh và đánh giá, báo cáo kết quả chiến lược marketing.
• Tham mưu cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân phối.
• Xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện các kế hoạch marketing.

9. Phòng Nghiên cứu và phát triển Sản phẩm

phòng nghiên cứu phát triển

• Nghiên cứu định hướng và phát triển sản phẩm.
• Cải tiến công nghệ sản xuất.
• Nghiên cứu và thay thế dần các vật liệu và công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Nghiên cứu nội địa hóa một số nguyên liệu nhằm tăng giá trị và chủ động trong sản xuất với chi phí hợp lý hơn.

10. Phòng kinh doanh

phòng kinh doanh

• Nghiên cứu và thực hiện các công việc tiếp cận thị trường
• Đưa ra các chiến lược giới thiệu sản phẩm và việc mở rộng phát triển thị trường
• Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán báo cáo về giá thành để tạo hợp đồng với khách.
• Thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các chiến lược kinh doanh của các phòng ban trong công ty, để đảm bảo được thực hiện đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm với các hợp đồng của khách hàng.
• Đưa ra chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong thời điểm cụ thể.
• Chịu trách nhiệm trước các giám đốc về hoạt động phát triển của doanh nghiệp theo thẩm quyền và nhiệm vụ đã được giao.

11. Phòng thu mua

• Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung ứng khác cho công ty
• Liên hệ, đàm phán, trao đổi với các nhà cung ứng để tìm ra nguồn cung phù hợp với mức giá tốt nhất
• Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua vật liệu
• Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh cho phù hợp 
• Lập báo cáo về chất lượng, số lượng, giá cả hàng hoá và số lượng tồn kho
• Nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh 
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các phát sinh trong quá trình thu mua.

Các phòng ban trong công ty bằng tiếng Anh

• Phòng kế toán: Accounting Department
• Phòng hành chính: Administration Department
• Phòng kiểm toán: Audit Department
• Phòng chăm sóc khách hàng: Customer Service Department
• Phòng nhân sự: Human Resource Department 
• Phòng Công nghệ thông tin: Information Technology Department
• Phòng Tài chính: Financial Department
• Phòng Quan hệ Quốc tế: International Relations Department
• Phòng Marketing: Marketing Department
• Phòng Nghiên cứu và phát triển Sản phẩm: Product Research & Development Department
• Phòng Quan hệ công chúng: Pulic Relations Department
• Phòng Kinh doanh: Sales Department
• Phòng Thu mua: Purchasing Department

Vừa rồi Giải pháp công nghệ Tùng Phát đã giới thiệu sơ bộ về các phòng ban cũng như chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Hy vong các bạn đang làm việc ở trong doanh nghiệp đã có thể nắm được các thông tin cần thiết về bộ phận của mình. Nếu thấy bài viết hữu ích hãy chia sẻ ngay nhé.

hotline công ty Tùng Phát

Công ty Giải pháp Công nghệ Tùng Phát

Dịch vụ thiết kế website chuẩn SEO và dịch vụ SEO TPHCM

Nơi hỗ trợ việc kinh doanh của bạn

Source: https://mindovermetal.org
Category: Wiki là gì