Khi thực hiện tốt, nó rất thú vị, đem lại nhiều thông tin và mang tính thúc đẩy. Nó mở ra cuộc đối thoại mang tính xây dựng với đội ngũ lãnh đạo trong tổ chức và giải quyết bất kỳ mối quan ngại hay vấn đề nào mà mọi người lo lắng.
Bạn đang xem: Town hall là gì
Tuy nhiên, nếu tổ chức triển khai kém, chúng hoàn toàn có thể khiến mọi người cảm thấy bồn chồn, không lắng nghe và thậm chí còn chán nản. Gây tiêu tốn lãng phí thời hạn và tổn hại hiệu suất .
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về Town Hall và thảo luận xem làm thế nào bạn có thể tận dụng tốt nhất cơ hội nó mang lại.
Mục lục
2 Chuẩn bị cho một Cuộc họp Town Hall3 Trong và sau cuộc gặp
Mục lục nội dung
Mô hình cuộc họp Town Hall là gì?
2 Chuẩn bị cho một Cuộc họp Town Hall3 Trong và sau cuộc gặp
Ban đầu, cư dân thị trấn đã sử dụng Cuộc họp Town Hall như một diễn đàn mở để thảo luận vấn đề chính trị, giải quyết vấn đề và bỏ phiếu cho những quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Ngày nay, nhiều tổ chức đã sử dụng dạng này giao tiếp với nhân viên của mình.
Cuộc họp Town Hall gồm một nhóm người – ví dụ, tất cả nhân viên trong tổ chức hoặc phòng ban hoặc tất cả nhân viên làm việc trong một bộ phận cụ thể. Chúng thường được tổ chức trong một không gian rộng lớn, chẳng hạn như hội trường hoặc trung tâm hội nghị.
Các nhà chỉ huy cấp cao thường tổ chức triển khai những buổi gặp gỡ này vì nhiều mục tiêu khác nhau. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng thông tin cho mọi người về tình hình của tổ chức triển khai hoặc về tiến trình hướng tới tiềm năng chính của doanh nghiệp hay đưa ra thông tin và tạo động lực cho mọi người. Những buổi gặp gỡ này cũng rất có ích nếu bạn cần truyền tải tin xấu : nói với toàn bộ mọi người một lần giúp vô hiệu tin đồn thổi và thông tin rơi lệch .
Nói một cách đơn giản, Town Hall là một cách giao tiếp trực tiếp với nhân viên và giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào của họ. Nếu điều hành hiệu quả, cuộc gặp này giúp ích rất nhiều cho bạn khi truyền tải thông tin quan trọng, thúc đẩy tinh thần nhân viên, giảm hiểu nhầm và có được phản hồi giá trị.
Nhiều công ty tiếp tục tổ chức triển khai Cuộc họp Town Hall với mọi người – ví dụ, hàng năm hoặc hàng quý – truyền đạt sự tiến triển của tổ chức triển khai. Nhiều công ty tổ chức triển khai nó bất kỳ khi nào có tin tức quan trọng hay mê hoặc cần san sẻ .
Chuẩn bị cho một Cuộc họp Town Hall
Cuộc họp Town Hall hoàn toàn có thể rất hữu dụng, tuy nhiên nếu tổ chức triển khai kém, sẽ gây tiêu tốn lãng phí thời hạn, tác động ảnh hưởng xấu đi đến nhân viên cấp dưới. Sử dụng những kế hoạch sau giúp bạn sẵn sàng chuẩn bị một buổi gặp, chuyện trò hiệu suất cao .
Quyết định mục tiêu
Điều đầu tiên cần làm là quyết định mục tiêu cuộc họp.
Ví dụ, bạn muốn nói về sự tiến triển của tổ chức triển khai ? Bạn muốn cảm ơn công khai minh bạch tới ai đó hay nhóm nào đó vì nỗ lực của họ ? Hoặc, bạn cần san sẻ tin tốt, tin xấu ?Khi nghĩ tới tiềm năng, đừng quên đi tương lai. Ví dụ, cuộc gặp này là một thời cơ tốt để lý giải kế hoạch và tầm nhìn tổ chức triển khai trong vài năm tới. Đây cũng là thời cơ tốt để chấm hết những lời đồn thổi và hoài nghi .Điều quan trọng là bạn cần xử lý quan ngại của mọi người và bảo vệ bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp hữu dụng và mê hoặc với mọi người. Nếu đã từng tổ chức triển khai cuộc họp kiểu này trước đây, tìm kiếm phản hồi xem cần nâng cấp cải tiến điều gì. Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng khảo sát sự hài lòng của nhân viên cấp dưới, khám phá về mối chăm sóc của mọi người, nhằm mục đích xử lý chúng như một phần của cuộc họp .Cũng như những nhà chỉ huy quan trọng trong tổ chức triển khai, bạn cũng hoàn toàn có thể mời mọi người từ những phòng ban khác nhau đến và nói về dự án Bất Động Sản hoặc kinh nghiệm tay nghề của họ trong vai trò của mình. Từ đó bạn hoàn toàn có thể thôi thúc ý thức tham gia, được cho phép mọi người có thời cơ trò chuyện và thực hành thực tế kỹ năng và kiến thức trình diễn, trò chuyện trước công chúng .
Mẹo:
Bài viết Điều hành cuộc họp hiệu quả giúp bạn xác định mục tiêu của cuộc họp, truyền tải thông điệp rõ ràng.
Tạo chương trình nghị sự
Tiếp theo, tạo chương trình nghị sự cho Town Hall, từ đó mọi người biết mong đợi điều gì và tại sao họ cần tham dự. Chuẩn bị danh sách các điểm chính và xác định ai là người trình bày. Đây cũng là cơ hội tốt cho bạn sử dụng công cụ hỗ trợ trực quan
Hãy nghĩ xem làm thế nào tăng tính hấp dẫn cho cuộc họp. Ví dụ, thay vì phát biểu về sự thay đổi sắp tới, bạn có thể thiết lập một cuộc phỏng vấn giả, một thành viên trong nhóm phỏng vấn quản lý cấp cao thông qua phiên hỏi và trả lời được chuẩn bị trước. Bạn có thể tạo một cuộc thảo luận và đưa nhóm lãnh đạo cấp cao lên sân khấu, nói chuyện và trả lời câu hỏi. Hoặc có thể phân chia khán giả thành các nhóm và yêu cầu một người từ mỗi nhóm ghi ra câu hỏi.
Hãy nhớ rằng, Cuộc họp Town Hall, cần đưa ra thông tin quan trọng và cần thú vị và hấp dẫn với người tham dự.
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Khi lựa chọn khu vực, bảo vệ nó đủ chứa số lượng người tham gia dự kiến. Nếu tổ chức triển khai bạn có quy mô lớn hoặc cần duy trì dịch vụ liên tục, hãy xem xét tổ chức triển khai 1 số ít cuộc gặp gỡ trong cùng một ngày hoặc đặt phòng tại khách sạn, trường ĐH địa phương. Dù lựa chọn của bạn là gì, bảo vệ mọi người hoàn toàn có thể nghe rõ ràng và khu vực thuận tiện cho càng nhiều người càng tốt .Ngoài ra, quyết định hành động xem liệu có cần cung ứng thức ăn, nước uống hay sử dụng màn hình hiển thị lớn hay không .
Nếu có văn phòng vệ tinh hoặc nhóm ảo, cân nhắc việc phát sóng cuộc họp qua Internet và cho phép mọi người đặt câu hỏi qua email hoặc điện thoại. Bạn cũng có thể muốn quay lại sự kiện cho các thành viên vắng mặt xem sau.
Tóm tắt với mọi người một cách hiệu quả
Trước khi tiến hành Town Hall, tóm tắt ngắn gọn về nội dung cuộc họp và lý do tại sao sự có mặt của mọi người lại quan trọng. (Điều này đặc biệt quan trọng nếu đây là lần đầu bạn tổ chức.)
Bạn nên thông báo ngày và thời gian tổ chức trước cho mọi người chuẩn bị chu đáo, sắp xếp công việc hàng ngày. Cố gắng chọn thời điểm mà mọi người không bận rộn hay dịp nghỉ phép.
Không phải ai cũng vui tươi dành thời hạn tham gia, đặc biệt quan trọng nếu họ bận rộn. Xác định rõ tiềm năng buổi gặp gỡ và lý giải quyền lợi của mọi người khi xuất hiện .Khi gần tới thời hạn tổ chức triển khai, hãy đưa cho mọi người bản sao chương trình, từ đó họ biết mong đợi điều gì .
Trong và sau cuộc gặp
Hãy làm theo những chiến lược sau.
Xem thêm: Mẹ Của Luffy – Sốc: Đã Lộ Diện Trong Chap 904
Nói đơn giản và trực tiếp
Rất dễ bị cuốn vào việc tạo ra một phần trình diễn phức tạp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm đáng tiếc phổ cập và hoàn toàn có thể ngắt sự liên kết giữa bạn với người theo dõi .Thay vào đó, hãy khuyến khích mọi người nói đơn thuần. Hãy nhớ rằng, tiềm năng của bạn là chuyện trò với mọi người và liên kết với họ. Không đọc thông tin từ slide. Thay vào đó, hãy sử dụng slide để củng cố nội dung bạn nói .Hãy trò chuyện trực tiếp với mọi người. Bạn cần cho người theo dõi biết họ nhận được gì : đó là, nguyên do họ cần lắng nghe .Ngoài ra, bảo vệ bạn trò chuyện tương thích với trình độ của họ ; hãy nhớ, không phải toàn bộ mọi người đều có trình độ cao hoặc kiến thức chuyên ngành sâu rộng. Hãy tránh sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật .
Xử lý xung đột một cách bình tĩnh
Một Cuộc họp Town Hall nên khuyến khích mọi người cởi mở. Đây là cơ hội tốt để ai đó khiếu nại hoặc đề cập tới một vấn đề gây tranh cãi.
Nếu mọi người can đảm và mạnh mẽ và mong ước trò chuyện thì có nghĩa là họ cởi mở và sẵn sàng chuẩn bị tiếp xúc với bạn để xử lý yếu tố. Khi mọi người lên tiếng, đây là thời cơ, không phải là mối rình rập đe dọa .Học cách tùy cơ ứng biến, bình tĩnh khi gặp áp lực đè nén. Tìm hiểu kỹ năng và kiến thức xử lý xung đột và nghĩ xem làm thế nào xử lý xung đột trong cuộc họp, từ đó bạn biết cách tốt nhất để tiếp xúc với người khác và xử lý yếu tố một cách công khai minh bạch .Bạn cũng rèn luyện đối phó với loại ngữ cảnh này bằng cách sử dụng ngữ cảnh phân vai ..
Trung thực
Đôi khi bạn sử dụng Cuộc họp Town Hall để thảo luận những vấn đề khó khăn mà tổ chức đang phải đối mặt hoặc truyền đạt tin xấu. Hãy thành thật với mọi người; tránh xuất hiện tin đồn và làm giảm tinh thần.
Cách thức truyền tải những tin tức đầy thử thách cũng rất quan trọng. Đừng tô vẽ thêm thông tin và xem xét ngôn từ khung hình của bạn .Một khi truyền tải tin tức khó khăn vất vả nhất, hãy tập trung chuyên sâu vào điều gì đó tích cực. Hãy chân thành, cho thấy sự tin yêu của bạn vào năng lực của mọi người và luận bàn về những điều bạn hoàn toàn có thể và sẽ làm để vượt qua thử thách này. Tạo ra kỳ vọng và thiên chức cho nhóm .
Đưa ra các lựa chọn cho mọi người phản hồi
Đôi khi mọi người tham gia Cuộc họp Town Hall với sự hoài nghi. Họ có thể không cảm thấy thoải mái khi than phiền, đặt ra câu hỏi hoặc e ngại phải chịu hậu quả nếu lên tiếng.
Vì vậy, bảo vệ phân phối một số ít kênh phản hồi. Ví dụ : bạn hoàn toàn có thể tạo một hòm thư, mọi người hoàn toàn có thể gửi câu hỏi ẩn danh trong thời hạn nghỉ giải lao. Sau đó, xử lý một số ít lo lắng trong cuộc họp. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể khuyến khích mọi người sử dụng email, IM hoặc Twitter đặt câu hỏi khi người khác đang trình diễn .
Ghi chú
Chỉ định người ghi chép về những yếu tố được đàm đạo, câu hỏi mà mọi người nêu ra và hành vi mà bạn hoặc những người khác cần thực thi .Sau cuộc họp, gửi nó cho toàn bộ mọi người trong tổ chức triển khai. Nó không chỉ củng cố những điều bạn đã tranh luận, mà còn chỉ ra bạn và đội ngũ chỉ huy có nghĩa vụ và trách nhiệm với lời hứa đưa ra .
Theo dõi đề xuất
Nhân viên sẽ muốn biết bạn và đội ngũ lãnh đạo lắng nghe mối quan ngại và đề xuất mà họ nêu ra trong Town Hall và nghiêm túc cân nhắc chúng. Bạn sẽ phá hủy sự tin tưởng nơi họ nếu không theo dõi.
Vì vậy, bảo vệ giữ liên lạc với nhân viên cấp dưới sau buổi trò chuyện và update thông tin liên tục về những việc bạn đang làm để xử lý yếu tố. Bạn hoàn toàn có thể update trên blog hoặc mạng nội bộ của tổ chức triển khai, gửi email liên tục …Đồng thời, hãy tìm kiếm thông tin phản hồi về tiến trình cuộc họp, từ đó bạn hoàn toàn có thể cải tổ trong lần tiếp theo .
Những điểm chính
Cuộc họp Town Hall là cuộc họp toàn công ty, thường do lãnh đạo cấp cao tiến hành, nhằm truyền đạt những thông tin quan trọng.
Xem thêm: Neocortex là gì
Để tổ chức Cuộc họp Town Hall một cách hiệu quả, hãy quyết định mục tiêu, tạo chương trình nghị sự và lựa chọn địa điểm phù hợp. Ngoài ra, hãy thông báo cho mọi người những điều được mong đợi.
Nói một cách đơn giản, sử dụng slide ở mức tối thiểu. Đồng thời, xử lý xung đột một cách hiệu quả, trung thực và cho phép mọi người phản hồi bằng nhiều cách khác nhau.
Xem thêm: Tập Đoàn Daewoo & Kim Woo Choong: Công Thần Và Tội Đồ Của Hàn Quốc
Cuối cùng, bảo vệ sắp xếp người ghi chép, theo dõi và hành vi để xử lý yếu tố nêu ra trong cuộc họp .
Source: https://mindovermetal.org
Category: Wiki là gì
