Top 6 ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp hiệu quả

Với phương pháp quản lý truyền thống, người ta thường sử dụng Excel để quản lý công việc, và quy mô lớn hơn là quản lý dự án. Tuy nhiên cách này chỉ phù hợp cho các dự án nhỏ, những doang nghiệp quy mô nhỏ, khối lượng công việc chưa nhiều. Đối với những doanh nghiệp lớn, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc là cần thiết, giúp quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chúng tôi xin giới thiệu một số ứng dụng làm việc nhóm được đánh giá là ưu việt nhất dưới đây.

Ứng dụng làm việc nhóm là gì? Lợi ích của ứng dụng làm việc nhóm

Ứng dụng làm việc nhóm là là một phần mềm công nghệ giúp số hóa quy trình làm việc và quản lý công việc của các thành viên. Nhờ phần mềm, các nhà lãnh đạo hay các nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát được tiến trình công việc cũng như quản lý quá trình làm việc của mỗi nhân viên của mình trên các thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, smartphone… Thay vì phải họp trực tiếp để trao đổi và báo cáo, nhờ phần mềm quản lý công việc, chuyện giám sát sẽ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Lợi ích ưu việt mà ứng dụng làm việc nhóm đem lại:

• Tăng sự hiệu quả và chính xác trong công việc

Đó chính là hiệu quả lớn nhất mà ứng dụng làm việc nhóm đem lại. Thông qua việc tiếp nhận, đồng bộ hệ thống dữ liệu tập trung về một mối, tự động tính toán và phân tích dữ liệu dựa trên những module có sẵn. Từ đó, việc tra cứu, phân tích và xuất dữ liệu sẽ dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo sự chính xác trong quá trình làm việc. Ngoài ra đối với nhà quản lý, phần mềm cũng giúp họ nắm được tổng quát quá trình làm việc để kịp thời can thiệp nếu có lỗi phát sinh ở một khâu nào đó.

• Tiết kiệm thời gian

Nếu như sử dụng giấy hay Excel làm công cụ quản trị thì sẽ kém hiệu suất cao về yếu tố thời hạn khi nó không có nhiều tính năng tương hỗ, đặc biệt quan trọng trong việc update tài liệu và phân quyền, ứng dụng quản trị sẽ thay bạn làm toàn bộ những điều đó, giúp bạn vô hiệu nhưng quy trình thừa không đáng có trong quy trình thao tác ( họp báo cáo giải trình, gửi file để san sẻ tài liệu .. ). Nhờ đó, thời hạn hoàn thành xong công việc được rút ngắn nhất hoàn toàn có thể .

• Bảo mật thông tin tốt hơn

Những ứng dụng quản trị việc làm có một yếu tố mà những ứng dụng tin học văn phòng không hề làm được, đó chính là thiết lập bảo vệ và sao lưu tài liệu. Sẽ thật rủi ro đáng tiếc nếu bạn tàng trữ tài liệu công ty dưới dạng ứng dụng quản trị file Excel, nếu chẳng may file đó bị rò rỉ ra ngoài, hay máy tính bạn bị hỏng, năng lực đánh mất tài liệu của bạn rất cao. Ứng dụng quản trị việc làm sẽ trọn vẹn khắc phục những yếu điểm đó trải qua việc thiết lập mật khẩu bảo vệ, phân quyền truy vấn khoa học cũng như vận dụng công nghệ tiên tiến điện toán đám mây để sao lưu tài liệu .

• Chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc

Với nhiều tính năng tương hỗ cũng như năng lực bảo mật thông tin tốt, chắc như đinh những ứng dụng thao tác nhóm sẽ đem lại sự chuyên nghiệp. Người chỉ huy hay quản trị hoàn toàn có thể quản trị việc làm theo hướng tập trung chuyên sâu chỉ trải qua một ứng dụng, giúp phân loại trách nhiệm đều sẽ được phân loại một cách khoa học, công minh hơn. Đồng thời qua ứng dụng, mọi người cũng có tính tương tác cao hơn khi thao tác, được tương hỗ tối đa khi thiết yếu, tạo nên một tiến trình thao tác chuyên nghiệp .

Top 6 ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp hiệu quả tốt nhất

Ứng dụng làm việc nhóm chuyện nghiệp Microsoft To-Do

Microsoft To-Do là một ứng dụng quản lý công việc hiệu quả do Microsoft thiết kế và phát triển, phù hợp cho việc quản lý công việc cá nhân, giúp người dùng giup nâng cao theo dõi và tập trung vào những điều họ cần thực hiện. Chức năng lớn nhất của phần mềm này là nhắc việc, ghi nhớ công việc cần phải làm. Một điểm mạnh của Microsoft To-Do là sở hữu từng mục công việc riêng biệt, từ đó người dùng có thể khởi tạo công việc con, ghi chú và đặt deadline. Tính năng này không phải phần mềm nào cũng sở hữu. Đây là phần mềm quản lý công việc miễn phí, và bạn có thể kết hợp lịch trình cá nhân trên outlook của mình vào. Tuy nhiên vì là phần mềm miễn phí, nên Microsoft To-Do vẫn thiếu một số những tính năng về gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm.

Phần mềm quản lý công việc Google Tasks

Nếu như Microsoft có Microsoft To-Do thì Google có Google Tasks, tương hỗ người dùng cá thể tối đa trong quản trị việc làm. Đây là ứng dụng nhắc nhở học tập, việc làm, có năng lực tích hợp với bộ ứng dụng của Google như Gmail hay Google Calendar. Từ đó nó giúp bạn rút ngắn thời hạn triển khai xong việc làm một cách tốt nhất. Thông qua những tab việc làm, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa, ghi chú cụ thể, thêm deadline hoàn thành xong và chọn chính sách nhắc việc. Cũng tựa như như Microsoft To-Do, Google Tasks trọn vẹn không lấy phí, đơn thuần và dễ sử dụng. Nó cũng có 1 số ít hạn chế về việc khởi tạo mạng lưới hệ thống việc làm con, cũng như tùy chỉnh sắp xếp và quản trị việc làm theo ý mình .

Phần mềm quản lý làm việc Microsoft Project

Microsoft đã tăng trưởng ra bộ ứng dụng quản trị việc làm khá tuyệt vời và hoàn hảo nhất dành cho nhiều mục tiêu khác nhau. Áp dụng trên quy mô dự án Bất Động Sản, Microsoft Project trọn vẹn là một sự lựa chọn tương thích cho những Project Manager và những thành viên trong team. Microsoft Project tương hỗ việc quản trị việc làm của toàn dự án Bất Động Sản trải qua những tính năng tạo kế hoạch cho dự án Bất Động Sản, thiết lập quá trình, phân chia nguồn lực và ngân sách, ghi lại, lọc và sắp xếp thông tin dự án Bất Động Sản, cộng tác và san sẻ tài liệu và lập báo cáo giải trình. Người dùng thuận tiện tùy chỉnh việc làm, quản trị tiến trình và ngân sách dự án Bất Động Sản theo chiêu thức Earned Value Method .

Wrike – làm việc nhóm và quản lý công việc hiệu quả

Xuất hiện trên thị trường từ năm 2003, đến nay phần mềm Wrike đã có 17 năm là lựa chọn tin cậy của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng làm việc nhóm, quản lý dự án. Ưu điểm lớn nhất của Wrike chính là có tính trực quan cao, giúp người dùng dễ dàng thao tác ngay khi bắt đầu. Wrike cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo công việc, lên kế hoạch, cộng tác với các thành viên, theo dõi tiến độ theo thời gian, lập báo cáo cũng như khả năng tuỳ biến tốt, giúp người dùng được tự do sửa đổi bảng điều khiển của nó theo ý muốn.

App quản lý công việc nhóm Microsoft Teams

Bộ ba hiệu suất cao trong việc quản trị việc làm cùng với Microsoft Project và Microsoft To-Do, cùng nằm trong hệ sinh thái Office 365 đó chính là Microsoft Teams. Đây được xem như một ứng dụng “ all-in-one ” khi nó tích hợp không thiếu những tính năng tương thích cho việc quản trị việc làm theo nhóm nhỏ : chat, video call, họp trực tuyến, san sẻ tài liệu, … Microsoft Teams cũng thuận tiện phối hợp với hơn 400 công cụ và trình liên kết khác nhau trong Microsoft Teams Hub App Store như Skype, gói dịch vụ Direct Routing ( Định tuyến Trực tiếp ) và Calling Plan ( Gói thuê bao ) … để phục vụ việc quản trị dự án Bất Động Sản tốt hơn. Tuy nhiên, ứng dụng này lại lộ ra yếu điểm về mặt phân quyền cũng như không dành để theo dõi tiến trình dự án Bất Động Sản, mà đóng vai trò là một kênh báo cáo giải trình hơn .

Ứng dụng Trello

Được thiết kế xây dựng dựa trên chiêu thức Kanban bằng những bảng truyền đạt thông tin, những phiếu liên lạc giữa những quy trình, Trello giúp người dùng quản trị việc làm bằng việc tạo những bảng việc làm, lưu lại trạng thái tương ứng ( ví dụ : To do, Doing và Done ) và kéo thả vào những thư mục lớn. Đây là một ứng dụng thiên về tính trực quan, giúp mọi người trong team hoàn toàn có thể chớp lấy list và trạng thái việc làm của mình, cũng như giúp người chỉ huy nắm được tình hình việc làm chung. Tuy nhiên Trello lại không mạnh tính năng về phân quyền, cũng như còn nhiều hạn chế trong việc nhắc deadline. Phần mềm này tương thích với những nhóm có dự án Bất Động Sản ngắn và nhu yếu sự linh động, không tương thích cho những dự án Bất Động Sản dài hạn, quy mô lớn đặc biệt quan trọng có sử dụng yếu tố outsource .

Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tìm ra ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất cho mình.

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay