CHƯƠNG 44KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC ppt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (336.86 KB, 12 trang )
1
Nguyễn Văn Quang 1
4
4
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ
ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ
CHƯƠNG
CHƯƠNG
4
4
Nguyễn Văn Quang 2
MỤC TIÊU CHƯƠNG 4
1. Trình bày được khái niệm, phân loại về KSNB.
2. Nêu và phân tích các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
3. Trình bày các điểm khác biệt với kế toán thủ công có ảnh
hưởng đến KSNB.
4. Trình bày & phân tích được những rủi ro trong xử lý bằng
máy tính.
5. Trình bày & phân tích được các nội dung trong kiểm soát
chung và kiểm soát ứng dụng.
2
Nguyễn Văn Quang 3
1. Khái niệm chung về kiểm soát nội bộ (KSNB).
2. KSNB trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính.
3. Kiểm soát chung trong thực hiện kế toán bằng máy vi tính.
4. Kiểm soát ứng dụng trong thực hiện kế toán bằng máy vi
tính
KIỂM SOÁT HTTT KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁ
Nguyễn Văn Quang 4
1. Khái niệm về KSNB.
2. Phân loại KSNB.
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3
Nguyễn Văn Quang 5
KSNB là toàn bộ các chế độ,hoạt động, chính sách,
các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các
hoạt động của đơn vị có hiệu quả
, đồng thời ngăn ngừa
và phát hiện các sai phạm trong đơn vị.
KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Nguyễn Văn Quang 6
– Mục tiêu của KSNB ?
– Các nguyên tắc cơ bản áp dụng trong KSNB ?
– Sai sót là gì ?
– Gian lận là gì ?
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
4
Nguyễn Văn Quang 7
Theo mục tiêu kiểm soát:
+ Kiểm soát ngăn ngừa.
+ Kiểm soát phát hiện.
+ Kiểm soát sửa sai.
Theo phạm vi kiểm soát:
+ Kiểm soát chung (tổng quát).
+ Kiểm soát ứng dụng (trực tiếp).
PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Nguyễn Văn Quang 8
1. Đánh số trước chứng từ gốc.
2. Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ & hợp lý.
3. Tuyển nhân viên đúng chuyên ngành đào tạo & loại khá/giỏi.
4. Kiểm kê vào cuối kỳ hoặc bất thường.
5. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,
6. Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm tránh nhập hai lần.
7. Đối chiếu giữa kế toán chi tiết & tổng hợp.
8. Gởi biên bản đối chiếu công nợđến từng khách hàng.
9. Tách biệt người ghi sổ & thực hiện nghiệp vụ.
10. Tách biệt người thiết kế & lập trình.
11. “Quy định về sửa sổ kế toán”.
Cho biết loại kiểm soát ?
5
Nguyễn Văn Quang 9
1. Những điểm khác biệt với kế toán thủ công có ảnh
hưởng đến KSNB.
2. Những rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính.
3. Các sai sót, gian lận.
KSNB TRONG THỰC HIỆN KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH
Nguyễn Văn Quang 10
NHỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG CÓ
ẢNH HƯỞNG ĐẾN KSNB
KToán viên + bộ phận ITNhân sự
Tệp DLNơi lưu trữ DL
Khó quan sát, theo dõi.
Cập nhật 1 lần, lưu vào
nhiều tệp
Quá trình ghi chép DL
Tự động bằng CTrình. Sai
hệ thống nếu Ctr viết sai.
Xử lý dữ liệu (DL)
Điện tửChứng từ kế toán
Vi tínhThủ côngĐặc điểm
6
Nguyễn Văn Quang 11
NHỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT (tt)
CaoMức độ tập trung DL
CaoTính tích hợp Ctr
Dễ hư hỏng, mất.Rủi ro đối với vật lưu
dữ liệu, chương trình
Có thể truy cập dữ liệu,
thực hiện Ctrình từ xa
Khả năng truy cập DL
Vi tínhThủ côngĐặc điểm
Tích hợp vào chương
trình
Quá trình kiểm soát
(đối chiếu giữa tổng
hợp & chi tiết, lựa
chọn danh mục, )
Nguyễn Văn Quang 12
RỦI RO TRONG XỬ LÝ BẰNG MÁY VI TÍNH
Rủi ro tiềm
tàng
Rủi ro xử lý DL
Rủi ro
Rủi ro hệ thống
(HT)
Rủi ro trong phát
triển HT
Rủi ro trong sử
dụng hệ thống
Rủi ro các thành
phần của HT
7
Nguyễn Văn Quang 13
Rủi ro đầu vào
Rủi ro đầu ra
Rủi ro xử lý DL
Rủi ro xử lý
-Ghi nhận dữ
liệu sai.
– Không đầy đủ.
– Không hợp lệ.
–
– Phân loại dữ
liệu sai.
– Tính toán sai.
– Phân loại dữ
liệu sai.
-Tổng hợp sai.
RỦI RO XỬ LÝ DL
Nguyễn Văn Quang 14
Hệ quản trị CSDL
Cơ sở
dữ liệu
Chương trình
kế toán
– Menu 1
– Menu
Ghi DL
Đọc DL
Nhập
DL
Báo
cáo
Cá nhân (trong, ngoài DN)
-Lấy cắp DL
-Sửa DL
– Xoá DL
Internet,
mạng
Chương
trình
khác
Ghi DL
Đọc DL
Sử
dụng
Sử
dụng
Người sử
dụng BC
(trong,
ngoài DN)
SAI PHẠM LIÊN QUAN ĐẾN CSDL, CHƯƠNG TRÌNH
Kiểm soát
gì ?
8
Nguyễn Văn Quang 15
1. Khái niệm về kiểm soát chung (KS tổng quát).
2. Các nội dung kiểm soát chung.
KIỂM SOÁT CHUNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH
Nguyễn Văn Quang 16
Là chếđộ, thủ tục, hoạt động, kiểm soát liên quan đến toàn
bộ hệ thống, ảnh hưởng đến tất cả các hệ thống con của nó.
KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHUNG
Hệ thống
ứng dụng 1
Kiểm soát chung
Kiểm soát
ứng dụng 1
Hệ thống
Hệ thống
ứng dụng 2
Kiểm soát
ứng dụng 2
Hệ thống
ứng dụng n
Kiểm soát
ứng dụng n
9
Nguyễn Văn Quang 17
1. Xác lập kế hoạch an ninh (Bộ phận chuyên trách ? Cập
nhật thủ tục KS ? Thực thi ?).
2. Phân chia trách nhiệm trong xây dựng, bảo dưỡng & sử
dụng hệ thống.
3. Kiểm soát dự án phát triển hệ thống (thời gian, chi phí).
4. Kiểm soát thâm nhập vật lý (thay, sửa, mất thiết bị).
5. Kiểm soát truy cập hệ thống (phân quyền CTr, dữ liệu;
mật mã PC & Server, internet, cập nhật bản vá lỗi, ).
CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNG
Nguyễn Văn Quang 18
6. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu (ai, khi nào, thiết bị, công nghệ,
nơi lưu trữ, huỷ).
7. Kiểm soát chuyển dữ liệu.
8. Chuẩn hoá tài liệu hệ thống.
9. Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống.
10. Quản lý dấu vết kiểm soát.
11. Kế hoạch phục hồi khi thiệt hại.
CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNG
10
Nguyễn Văn Quang 19
KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNH
KS đầu vào
KS đầu ra
Kiểm soát ứng dụng
KS xử lý
KS nguồn DL KS nhập DL
Nguyễn Văn Quang 20
+ Đánh số trước chứng từ gốc.
+ Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ & hợp lý.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,
+ Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm tránh nhập hai lần.
+ Sử dụng các chứng từ luân chuyển.
+ Tạo số kiểm tra Î cho phép máy tính tự kiểm tra tính
chính xác của dữ liệu nhập vào (xem PP tạo mã tự kiểm).
KIỂM SOÁT NGUỒN DỮ LIỆU
Các thủ tục kiểm soát:
11
Nguyễn Văn Quang 21
+ Kiểm soát tính tuần tự.
+ Kiểm soát kiểu dữ liệu.
+ Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng).
+ Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục (tài
khoản, công nợ, vật tư, ).
+ Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong
nghiệp vụ, các vùng này không được để trống.
KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆU
Các thủ tục kiểm soát:
Nguyễn Văn Quang 22
+ Định dạng vùng nhập liệu (dấu phân cách hàng ngàn, thập
phân, phân cách ngày).
+ Sử dụng giá trị mặc định & tạo số tựđộng (định khoản
mặc định, số chứng từ tựđộng).
+ Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng & hướng dẫn
sửa lỗi rõ ràng.
KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆU
Các thủ tục kiểm soát:
12
Nguyễn Văn Quang 23
+ Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
+ Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu.
+ BCáo các thông tin bất thường (tiền mặt âm, hàng tồn kho
âm, ).
+ Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống (đối chiếu công nợ,
tiền gởi ngân hàng, ).
+ Tựđộng đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết.
KIỂM SOÁT XỬ LÝ DỮ LIỆU
Các thủ tục kiểm soát:
Nguyễn Văn Quang 24
+ Kiểm soát nội dung & hình thức báo cáo.
+ Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận.
+ Đảm bảo an toàn các báo cáo & thông tin nhạy cảm của
DN.
+ Quy định huỷ các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo
trên giấy than, các bản in thử.
+ Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ
thống mạng máy tính.
KẾT THÚC CHƯƠNG
KẾT THÚC CHƯƠNG
KIỂM SOÁT THÔNG TIN ĐẦU RA
Các thủ tục kiểm soát:
KIỂM SOÁT HTTT KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HOÁNguyễn Văn Quang 41. Khái niệm về KSNB. 2. Phân loại KSNB.KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘNguyễn Văn Quang 5KSNB là hàng loạt những chính sách, hoạt động giải trí, chủ trương, những thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành cáchoạt động của đơn vị chức năng có hiệu suất cao, đồng thời ngăn ngừavà phát hiện những sai phạm trong đơn vị chức năng. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘNguyễn Văn Quang 6 – Mục tiêu của KSNB ? – Các nguyên tắc cơ bản vận dụng trong KSNB ? – Sai sót là gì ? – Gian lận là gì ? KHÁI NIỆM CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘNguyễn Văn Quang 7T heo tiềm năng kiểm soát : + Kiểm soát ngăn ngừa. + Kiểm soát phát hiện. + Kiểm soát sửa sai. Theo khoanh vùng phạm vi kiểm soát : + Kiểm soát chung ( tổng quát ). + Kiểm soát ứng dụng ( trực tiếp ). PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘNguyễn Văn Quang 81. Đánh số trước chứng từ gốc. 2. Chứng từ phải được phê duyệt không thiếu và hài hòa và hợp lý. 3. Tuyển nhân viên cấp dưới đúng chuyên ngành đào tạo và giảng dạy và loại khá / giỏi. 4. Kiểm kê vào cuối kỳ hoặc không bình thường. 5. Kiểm tra tính hợp pháp, hài hòa và hợp lý, 6. Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm mục đích tránh nhập hai lần. 7. Đối chiếu giữa kế toán cụ thể và tổng hợp. 8. Gởi biên bản so sánh công nợđến từng người mua. 9. Tách biệt người ghi sổ và triển khai nhiệm vụ. 10. Tách biệt người phong cách thiết kế và lập trình. 11. “ Quy định về sửa sổ kế toán ”. Cho biết loại kiểm soát ? Nguyễn Văn Quang 91. Những điểm độc lạ với kế toán bằng tay thủ công có ảnhhưởng đến KSNB. 2. Những rủi ro đáng tiếc trong môi trường tự nhiên giải quyết và xử lý bằng máy tính. 3. Các sai sót, gian lận. KSNB TRONG THỰC HIỆN KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNHNguyễn Văn Quang 10NH ỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG CÓẢNH HƯỞNG ĐẾN KSNBKToán viên + bộ phận ITNhân sựTệp DLNơi tàng trữ DLKhó quan sát, theo dõi. Cập nhật 1 lần, lưu vàonhiều tệpQuá trình ghi chép DLTự động bằng CTrình. Saihệ thống nếu Ctr viết sai. Xử lý tài liệu ( DL ) Điện tửChứng từ kế toánVi tínhThủ côngĐặc điểmNguyễn Văn Quang 11NH ỮNG ĐIỂM KHÁC BIỆT ( tt ) CaoMức độ tập trung chuyên sâu DLCaoTính tích hợp CtrDễ hư hỏng, mất. Rủi ro so với vật lưudữ liệu, chương trìnhCó thể truy vấn tài liệu, thực thi Ctrình từ xaKhả năng truy vấn DLVi tínhThủ côngĐặc điểmTích hợp vào chươngtrìnhQuá trình kiểm soát ( so sánh giữa tổnghợp và chi tiết cụ thể, lựachọn hạng mục, ) Nguyễn Văn Quang 12R ỦI RO TRONG XỬ LÝ BẰNG MÁY VI TÍNHRủi ro tiềmtàngRủi ro giải quyết và xử lý DLRủi roRủi ro mạng lưới hệ thống ( HT ) Rủi ro trong pháttriển HTRủi ro trong sửdụng hệ thốngRủi ro những thànhphần của HTNguyễn Văn Quang 13R ủi ro đầu vàoRủi ro đầu raRủi ro giải quyết và xử lý DLRủi ro xử lý-Ghi nhận dữliệu sai. – Không không thiếu. – Không hợp lệ. – Phân loại dữliệu sai. – Tính toán sai. – Phân loại dữliệu sai. – Tổng hợp sai. RỦI RO XỬ LÝ DLNguyễn Văn Quang 14H ệ quản trị CSDLCơ sởdữ liệuChương trìnhkế toán – Menu 1 – MenuGhi DLĐọc DLNhậpDLBáocáoCá nhân ( trong, ngoài Doanh Nghiệp ) – Lấy cắp DL-Sửa DL – Xoá DLInternet, mạngChươngtrìnhkhácGhi DLĐọc DLSửdụngSửdụngNgười sửdụng BC ( trong, ngoài Doanh Nghiệp ) SAI PHẠM LIÊN QUAN ĐẾN CSDL, CHƯƠNG TRÌNHKiểm soátgì ? Nguyễn Văn Quang 151. Khái niệm về kiểm soát chung ( KS tổng quát ). 2. Các nội dung kiểm soát chung. KIỂM SOÁT CHUNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNHNguyễn Văn Quang 16L à chếđộ, thủ tục, hoạt động giải trí, kiểm soát tương quan đến toànbộ mạng lưới hệ thống, tác động ảnh hưởng đến toàn bộ những mạng lưới hệ thống con của nó. KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT CHUNGHệ thốngứng dụng 1K iểm soát chungKiểm soátứng dụng 1H ệ thốngHệ thốngứng dụng 2K iểm soátứng dụng 2H ệ thốngứng dụng nKiểm soátứng dụng nNguyễn Văn Quang 171. Xác lập kế hoạch bảo mật an ninh ( Bộ phận chuyên trách ? Cậpnhật thủ tục KS ? Thực thi ? ). 2. Phân chia nghĩa vụ và trách nhiệm trong thiết kế xây dựng, bảo trì và sửdụng mạng lưới hệ thống. 3. Kiểm soát dự án Bất Động Sản tăng trưởng mạng lưới hệ thống ( thời hạn, ngân sách ). 4. Kiểm soát xâm nhập vật lý ( thay, sửa, mất thiết bị ). 5. Kiểm soát truy vấn mạng lưới hệ thống ( phân quyền CTr, tài liệu ; mật mã PC và Server, internet, update bản vá lỗi, ). CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNGNguyễn Văn Quang 186. Kiểm soát tàng trữ tài liệu ( ai, khi nào, thiết bị, công nghệ tiên tiến, nơi tàng trữ, huỷ ). 7. Kiểm soát chuyển tài liệu. 8. Chuẩn hoá tài liệu mạng lưới hệ thống. 9. Giảm thiểu thời hạn chết của mạng lưới hệ thống. 10. Quản lý dấu vết kiểm soát. 11. Kế hoạch hồi sinh khi thiệt hại. CÁC NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHUNG10Nguyễn Văn Quang 19KI ỂM SOÁT ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN BẰNG CHƯƠNG TRÌNHKS đầu vàoKS đầu raKiểm soát ứng dụngKS xử lýKS nguồn DL KS nhập DLNguyễn Văn Quang 20 + Đánh số trước chứng từ gốc. + Chứng từ phải được phê duyệt vừa đủ và hài hòa và hợp lý. + Kiểm tra tính hợp pháp, hài hòa và hợp lý, + Đánh dấu chứng từđãnhập liệu nhằm mục đích tránh nhập hai lần. + Sử dụng những chứng từ luân chuyển. + Tạo số kiểm tra Î được cho phép máy tính tự kiểm tra tínhchính xác của tài liệu nhập vào ( xem PP tạo mã tự kiểm ). KIỂM SOÁT NGUỒN DỮ LIỆUCác thủ tục kiểm soát : 11N guyễn Văn Quang 21 + Kiểm soát tính tuần tự. + Kiểm soát kiểu tài liệu. + Kiểm soát tính hài hòa và hợp lý của tài liệu ( số, ngày, tháng ). + Kiểm soát tính có thực của đối tượng người dùng trong hạng mục ( tàikhoản, nợ công, vật tư, ). + Kiểm soát tính rất đầy đủ của những tài liệu quan trọng trongnghiệp vụ, những vùng này không được để trống. KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆUCác thủ tục kiểm soát : Nguyễn Văn Quang 22 + Định dạng vùng nhập liệu ( dấu phân làn hàng ngàn, thậpphân, phân làn ngày ). + Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tựđộng ( định khoảnmặc định, số chứng từ tựđộng ). + Thông báo lỗi không thiếu, đúng mực, rõ ràng và hướng dẫnsửa lỗi rõ ràng. KIỂM SOÁT NHẬP DỮ LIỆUCác thủ tục kiểm soát : 12N guyễn Văn Quang 23 + Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn tài liệu. + Kiểm soát trình tự giải quyết và xử lý tài liệu. + BCáo những thông tin không bình thường ( tiền mặt âm, hàng tồn khoâm, ). + Đối chiếu với tài liệu ngoài mạng lưới hệ thống ( so sánh nợ công, tiền gởi ngân hàng nhà nước, ). + Tựđộng so sánh giữa tổng hợp với cụ thể. KIỂM SOÁT XỬ LÝ DỮ LIỆUCác thủ tục kiểm soát : Nguyễn Văn Quang 24 + Kiểm soát nội dung và hình thức báo cáo giải trình. + Kiểm soát chuyển giao báo cáo giải trình đến người nhận. + Đảm bảo bảo đảm an toàn những báo cáo giải trình và thông tin nhạy cảm củaDN. + Quy định huỷ những thông tin bí hiểm sau khi tạo ra báo cáotrên giấy than, những bản in thử. + Kiểm soát quy trình truyền thông tin báo cáo giải trình trên hệthống mạng máy tính. KẾT THÚC CHƯƠNGKẾT THÚC CHƯƠNGKIỂM SOÁT THÔNG TIN ĐẦU RACác thủ tục kiểm soát :
