ung dung iso trong cong tac van phong

ung dung iso trong cong tac van phong

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (352.71 KB, 40 trang )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG- HỆ TẠI CHỨC
LỚP ĐẠI HỌC QTVP 1406 QTVB (2014 – 2018)

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN
ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
VĂN PHÒNG UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

TIỂU LUẬN: ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

HÀ NỘI – 2018

1

LỜI CẢM ƠN
Bất cứ chương trình đào tạo của một lĩnh vực khoa học cụ thể nào, trong
chương trình đào tạo thì ngoài việc tiếp thu những kiến thức cơ bản về lý thuyết,
việc khảo sát thực tế được xác định là cầu nối gắn liền giữa lý luận với thực tiễn,
là yêu cầu bắt buộc đối với mọi sinh viên. Trong thời gian học tập tại Nhà
trường, khoa Quản trị Văn phòng, thầy cô đã trang bị cho em những kiễn thức
vô cùng quý giá về quản trị văn phòng. Bên cạnh đó còn rèn luyện cho em các kĩ
năng, nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ. Nhà trường và thầy cô còn tạo cho
em cơ hội được làm việc thực tế tại cơ quan Văn phòng UBND quận Hà Đông,
khảo sát thực tế ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại cơ quan
đúng với phương châm “Lí thuyết đi liền với thực tế”, “Học phải đi đôi với
hành” giúp cho em có kiến thức sâu rộng hơn. Với những tình cảm và lòng biết
ơn sâu sắc, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy giáo, cô

giáo trong Nhà trường, đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn
phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cả về thời gian, kế hoạch và kiến thức giúp em
hoàn thành tốt tiểu luận này. Qua đó em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm
trong công việc, cũng như trong cuộc sống, để lại cho em nhiều bài học quý báu,
chỉ trong khoảng thời gian ngắn nhưng em đã cảm thấy bản thân mình trưởng
thành nhiều hơn. Em xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo UBND quận Hà
Đông, đặc biệt là các đồng chí lãnh đạo cơ quan Văn phòng UBND quận đã tạo
điều kiện cho em được tiếp xúc, học hỏi, thâm nhập vào thực tế và cung cấp tài
liệu cho em hoàn thành bài tiểu luận này.
Em xin chân thành cảm ơn !

2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Bài tiểu luận với chủ đề: “Thực trạng ứng dụng bộ
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND
quận Hà Đông” là nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc
lập riêng, không sao chép bất cứ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất
kỳ đâu. Các nội dung số liệu trong tiểu luận được sử dụng trung thực có nguồn
trích dẫn chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu,
tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của tôi.
Hà Nội, ngày

tháng 4 năm 2018

Sinh viên

3

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI xác định: Cải cách nền hành
chính nhà nước là trọng tâm của việc tiếp tục xây dựng và hoàn thiện Nhà nước,
với mục tiêu là xây dựng một nền hành chính trong sạch có đủ năng lực, sử dụng
đúng quyền lực và từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực và hiệu quả
công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục
vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật
trong xã hội. Như vậy, năng lực, hiệu lực, hiệu quả hoạt động của nền hành
chính vừa là mục tiêu của cải cách hành chính, vừa là nhiệm vụ hàng đầu của
toàn Đảng, toàn dân trong xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Việt Nam.
Trước yêu cầu đổi mới của đất nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc
cải cách nền hành chính Quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường hội
nhập với kinh tế thế giới, đang diễn ra từ Trung ương đến địa phương nên việc
hoàn thiện và tổ chức hợp lý hoá công tác Quản trị văn phòng nói chung và hiện
đại hoá, ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng nói riêng, để công
tác này ngày càng đi vào nề nếp, khoa học, thống nhất và tập trung, phục vụ đắc
lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa.
Kế hoạch của UBND thành phố Hà Nội triển khai ISO điện tử thực hiện
theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTG ngày 05/3/2014 của Thủ tường chính phủ
đã chỉ rõ: “Kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với xây dựng, áp dụng và
công bố hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia
TCVN ISO 9001:2008 (gọi là ISO điện tử) vào hoạt động của các cơ quan, tổ
chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn Thành phố, nhằm tạo ra
một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, tăng cường tính giám
sát, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân,

doanh nghiệp cũng như đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, giúp cho việc thực
4

hiện kiểm soát các quá trình trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn, hiệu lực của hệ
thống quản lý được nâng cao, từ đó từng bước nâng cao hiệu quả của việc cung
cấp dịch vụ công, đóng góp vai trò to lớn vào công cuộc cải cách hành chính”.
Được sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của các Thầy, cô giáo Khoa Quản trị
văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng với sự quan tâm, giúp đỡ của
Lãnh đạo UBND quận Hà Đông và các đồng chí trong Văn phòng UBND quận
tôi đã được thâm nhập thực tế và hiểu rõ hơn về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong các hoạt động hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng.
Từ nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của ứng dụng bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng nên tôi đã lựa chọn chuyên đề “Thực
trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại
Văn phòng UBND quận Hà Đông” để làm đề tài tiểu luận thực tế.
Tuy đã vận dụng hết kiến thức cũng như kinh nghiệm đã được trang bị,
trong quá trình viết bài vẫn còn nhiều sai sót, hạn chế rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp từ các thầy, cô phụ trách chuyên môn để giúp em hoàn
thiện bài tiểu luận này được tốt hơn.
Xin chân thành cảm ơn !

5

2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu đã có nhiều các luận văn, đề tài tốt nghiệp, bài nghiên
cứu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
vào hoạt động hành chính nhà nước, cụ thể như: Nguyễn Trung Thông (1995),
ISO: 9000 trong dịch vụ hành chính. Đây là tài liệu hướng dẫn thực hiện ISO

trong các CQHCNN trong việc cung cấp dịch vụ hành chính công; Nâng cao
hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 trong các cơ quan hành chính nhà nước, thực tiễn tại Sở Thông tin và
Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện
Hành chính, Hà Nội; – Bùi Thu Trang(2013), Đánh giá việc áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong quản lý hành chính nhà nước tại
UBND quận qua thực tiễn của Quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn
thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội. – Cù Ngọc
Tuấn (2013), Hoàn thiện việc giải quyết thủ tục hành chính tại UBND các quận,
huyện thành phố Hà Nội theo tiêu chuẩn ISO, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành
Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội…Tuy nhiên chưa có nghiên cứu
nào về “Khảo sát đánh giá nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong
công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hà Đông”.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hà Đông.
Phạm vi nghiên cứu:
Nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại Văn phòng UBND quận Hà Đông từ năm 2015 đến nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
– Khảo sát đánh giá thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn
chế yếu kém và nguyên nhân trong ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Hà Đông.

6

– Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng bộ
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận
Hà Đông.

5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về đổi mới hệ thống chính trị
và xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN trong giai đoạn hiện nay.
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội,
mà chủ yếu là:
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của Đảng, Nhà
nước; tài liệu lưu trữ tại các văn phòng và tạp chí chuyên ngành.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của các văn phòng
UBND cấp huyện, chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết,
tổng kết công tác của Văn phòng UBND quận Hà Đông.
6. Giả thuyết khoa học
Nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại Văn phòng UBND quận Hà Đông là vấn đề mới, còn một số cán bộ,
công chức chưa nhận thức rõ về hạn chế về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng nên quá trình thực hiện còn một số
hạn chế, bất cập.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
– Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận
về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và nội dung ứng dụng ISO trong
công tác văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Văn phòng
UBND quận Hà Đông nói riêng.
– Ý nghĩa thực tiễn: Khảo sát đánh giá thực trạng những mặt được, chưa
được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân, đề ra một số giải pháp triển khai
hiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại
Văn phòng UBND quận Hà Đông.
7

8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần các phần: mở đầu; kết luận; lời cảm ơn; danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục báo cáo thực tập có kết cấu gồm 3 chương như sau:

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
Chương 2: THỰC TRẠNG NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN
ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG
UBND QUẬN HÀ ĐÔNG
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NỘI
DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

8

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
1.1. Khái quát về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng
1.1.1. Khái niệm chất lượng
Theo Đại Từ điển Tiếng Việt: “Chất lượng: cái làm nên phẩm chất, giá trị
của con người, sự vật… Cái tạo nên bản chất sự vật, làm cho sự vật này khác với
sự vật kia; phân biệt với số lượng”
Trong lĩnh vực kinh tế, “chất lượng” được quan niệm là tập hợp những
tính chất của sản phẩm thể hiện mức độ thoả mãn những yêu cầu định trước cho
nó, trong điều kiện xác định về kỹ thuật, kinh tế, xã hội.
Mỗi lĩnh vực khác nhau, có phương pháp khác nhau để đánh giá chất
lượng sự vật, sự việc, sản phẩm, tuy nhiên đều có điểm chung là: chất lượng của
đối tượng đánh giá là tổng hợp các yếu tố có liên quan đến bản chất đối tượng
đó, làm nên tác dụng, giá trị của đối tượng. Nói đến chất lượng là phải nói tới 2
phương diện: Thứ nhất, đó là tổng hợp những phẩm chất, tính chất (thuộc tính)

tạo nên giá trị của một con người, một sự vật; thứ hai, những phẩm chất, tính
chất đó đáp ứng đến đâu những yêu cầu đã đặt ra. Nói đến chất lượng là nói đến
tốt hay không tốt, đạt hay không đạt một chuẩn mực nào đó.
1.1.2. Khái niệm quản lý chất lượng
Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO cho rằng: “Quản lý chất lượng là các hoạt
động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”.
1.1.3. Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định
nghĩa là “Hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất
lượng”
1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.2.1. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO
ISO là một tổ chức quốc tế về vấn đề tiêu chuẩn hóa có tên đầy đủ là The
International Organization for Standardization. Các thành viên của nó là các tổ
9

chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới. ISO là tổ chức
phi chính phủ, ra đời và hoạt động từ 23/2/1947. Nhiệm vụ của ISO là thúc đẩy
sự phát triển của vấn đề tiêu chuẩn hóa và những hoạt động có liên quan nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế và sự hợp tác
phát triển trong các lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kỹ thuật và mọi hoạt động kinh tế
khác. Trụ sở chính của ISO đặt tại Genève – Thụy Sĩ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng
Anh, Pháp, Tây Ban Nha. Hàng năm chi phí về hoạt động của ISO là 125 triệu
France Thụy Sĩ, trong đó 80% là đóng góp trực tiếp của các thành viên chính,
20% do việc bán ấn phẩm đem lại. Số tiền đóng góp cho chi phí của ISO được
tính tùy theo giá trị tổng sản phẩm xã hội và giá trị xuất nhập khẩu của các nước
thành viên. Việt Nam là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977 và được
bầu vào ban chấp hành của ISO năm 1996.
Trong những năm 70 nhìn chung giữa các ngành công nghiệp và các nước

trên thế giới có những nhận thức khác nhau về “chất lượng”. Do đó, Viện tiêu
chuẩn Anh Quốc (British Standard Institute – BSI) là một thành viên của ISO đã
chính thức đề nghị ISO thành lập một ủy ban kỹ thuật để phát triển các tiêu chuẩn
quốc tế về kỹ thuật và thực hành bảo đảm chất lượng, nhằm tiêu chuẩn hóa việc
quản lý chất lượng trên toàn thế giới. Ủy ban kỹ thuật 176 (TC 176 – Technical
committee 176) ra đời gồm đa số là thành viên của cộng đồng Châu Âu đã giới
thiệu một mô hình về hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn sẳn có
của Anh quốc là BS-5750. Mục đích của nhóm TC176 là nhằm thiết lập một tiêu
chuẩn duy nhất sao cho có thể áp dụng được vào nhiều lĩnh vực kinh doanh, sản
xuất và dịch vụ. Bản thảo đầu tiên xuất bản vào năm 1985, được chấp thuận xuất
bản chính thức vào năm 1987 và sau đó được tu chỉnh vào năm 1994 với tên gọi
ISO 9000.

Sau nhiều lần được xem xét và thay đổi, hiện nay Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
bao gồm các tiêu chuẩn chính sau:
ISO 9000:2005: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

10

ISO 9004:2009: Hệ thống quản lý chất lượng – Quản lý cho sự thành
công lâu dài của tổ chức – Một cách tiếp cận quản lý chất lượng.
ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và
môi trường
1.2.2. Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008
TCVN ISO 9001 : 2008 thay thế cho TCVN ISO 9001 : 2000 (ISO 9001 :
2000); TCVN ISO 9001 : 2008 hoàn toàn tương đương với ISO 9001 : 2008; 9
TCVN ISO 9001 : 2008 do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176
Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn đo

lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000, quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng
lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoải mãn của khách hàng.
1.2.3. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chu ẩn
TCVN ISO 9001:2008
– Nhóm 1: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:
+ Các yêu cầu chung;
+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu.
– Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:
+ Cam kết của lãnh đạo;
+ Hướng vào khách hàng;
+ Chính sách chất lượng;
+ Hoạch định;
+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin;
+ Xem xét của lãnh đạo.
– Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:
+ Cung cấp nguồn lực;
+ Cơ sở hạ tầng;
+ Môi trường làm việc.
11

– Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:
+ Hoạch định việc tạo sản phẩm;
+ Các quá trình liên quan đến khách hàng;
+ Thiết kế và phát triển;
+ Mua hàng;
+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ;

+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường.
– Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường và giám sát và cải tiến gồm:
+ Các yêu cầu chung;
+ Theo dõi và đo lường;
+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp;
+ Phân tích dữ liệu;
+ Cải tiến
1.3. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
1.3.1. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể ứng dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có và thực tế thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng
với các quy định của Nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ đồng thời thoả mãn yêu
cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng tại các cơ quan hành
chính nhà nước đã triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với các nghiệp
vụ cụ thể sau:
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đào tạo nhân sự;
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tổ chức hội họp, hội nghị
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tổ chức chuyến đi công tác
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư – lưu trữ
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong xây dựng chương trình kế
hoạch công tác
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý tài sản;
12

– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong kiểm soát tài liệu;
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong chỉnh lý tài liệu;
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong tuyển dụng nhân sự.

1.3.2. Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng
Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
phải trải qua ba giai đoạn gồm tám bước như sau:
– Giai đoạn 1: Chuẩn bị, pân tích tình hình và hoạch định
+ Cam kết của lãnh đạo;
+ Thành lập Ban Chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện;
+ Chọn tổ chức tư vấn (nếu cần);
+ Đào tạo về nhận thức và cách thức xây dựng văn bản theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008;
+ Khảo sát hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực hiện.
– Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng:
+ Viết các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng;
+ Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng;
+ Đánh giá chất lượng nội bộ;
+ Cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động.
– Giai đoạn 3: Chứng nhận:
+ Đánh giá trước chứng nhận;
+ Hành động khắc phục;
+ Chứng nhận;
+ Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lại;
+ Duy trì, cải tiến, đổi mới.

13

1.3.3. Vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Sử dụng bộ tiêu chuẩn ISO là phương pháp làm việc khoa học và được
xem là công cụ quản lý mới giúp các cơ quan, tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt

hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng sẽ đạt được một số kết quả sau:
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp người đứng đầu cơ quan, tổ
chức xác định được các cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng
vào các nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung.
– Các nghiệp vụ văn phòng khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ
được thiết lập các quy trình lkàm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận
hoặc cá nhân. Quy trình xử lý công việc cho các cơ quan, tổ chức sẽ được tiêu
chuẩn hoá theo hướng khoa học, hợp lý.
– Phòng ngừa sai sót trong quá trình giải quyết công việc, nâng cao nhận
thức của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức về tầm quan trọng
trong việc đáp ứng các yêu cầu của kế hoạch.
– Khắc phục được mối quan hệ giữa các cơ quan với nhau. Nâng cao trách
nhiệm và năng lực của các bộ phận trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
– Công tác văn phòng hiệu quả là đầu mối để giúp các phòng ban khác
trong cơ quan, tổ chức thay đổi tư duy và phương pháp làm việc khoa học.
– Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ người, rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, đồng
thời là cơ sở để đào tạo và tuyển dụng nhân sự.
– Quyết định các phương pháp để giải quyết các sai sót trong hoạt động
của cơ quan ngăn ngừa tái diễn.
– Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng giúp giải
phóng lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng ra khỏi các công việc sư vụ
không cần thiết.
– Khuyến khích cán bộ, công chức chủ động hướng đến việc nâng cao
thành tích của phòng, ban và cơ quan.

14

1.3.4. Yêu cầu của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng
Để phát huy tối đa hiệu quả, việc ứng dụng ISO 9001:2008 cần đáp ứng
một số yêu cầu sau:
– Hệ thống các văn bản mô tả các quy trình quản lý chất lượng phải viết
một cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực và tương thích với các điều
kiện thực tế.
– Yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất, có vai trò quyết định của
mọi cơ quan, tổ chức. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO phải có sự tham gia tích cực tự
giác của tất cả các đối tượng có liên quan, tất cả các đối tượng phải thực hiện
đúng theo như các mô tả đã được biên soạn và phê duyệt.
– Yêu cầu về công nghệ thiết bị: trong quá trình quản lý của lãnh đạo công
nghệ giúp hiện đại hoá công tác quản lý, nâng cao năng suất lao động.
– Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi
loại hình tổ chức trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…với mọi quy
mô hoạt động. Tuy nhiên, khi biên soạn, xây dựng quy trình cần bám sát đặc
điểm quy mô, cơ cấu tổ chức để tối ưu hoá các khâu công việc nhằm tạo được
hiệu quả công việc cao nhất, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức.
– Đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình thực hiện các tài
liệu, quy trình đều phải được phổ biến rộng rãi cho cán bộ nhân viên trong văn
phòng và toàn cơ quan.
– Đảm bảo tính thống nhất từ tư duy đến phương pháp tổ chức thực hiện.

15

Chương 2: THỰC TRẠNG NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO
9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN
HÀ ĐÔNG
2.1. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông

2.1.1. Khái quát về quận Hà Đông
Quận Hà Đông là quận mới thành lập, cách trung tâm thành phố Hà
Nội khoảng 10 km về phía tây của Thủ Đô. Có quốc lộ 21B n ối trung tâm
Hà Nội với các huyện phía Nam của Thủ đô và các tỉnh Hà Nam, Ninh Bình.
Sau Khi điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị định số 23/2006/NĐ-CP,
sát nhập vào Hà Nội, quận Hà Đông có diện tích tự nhiên 4.833,7 ha.
Đến nay, Quận Hà Đông đã trải qua 8 lần tách nh ập, l ần th ứ nh ất vào
cuối năm 1946 – chuẩn bị cho kháng chiến chống Pháp và đến lần th ứ tám:
Thực hiện Nghị quyết 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội n ước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về việc điều chỉnh địa giới hành chính
Hà Nội và một số tỉnh có liên quan được ban hành, ngày 8/5/2009, Ngh ị
quyết 19/2009/QH12 của Quốc hội đã điều chỉnh tên gọi c ủa Thành ph ố
Hà Đông thành quận Hà Đông với toàn bộ diện tích và dân số tự nhiên c ủa
Thành phố Hà Đông với 17 đơn vị hành chính phường.
Quận Hà Đông và vùng đất có truyền thống văn hoá lâu đ ời, v ới nhi ều làng
nghề truyền thống, trong đó nổi tiếng nhất là làng lụa Vạn Phúc. Trong
thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp nơi đây là an toàn khu của Trung
ương và xứ uỷ Bắc Kỳ, là nơi hoạt động của nhiều vị lãnh tụ c ủa Đ ảng
Cộng sản Việt Nam. Tại làng Vạn Phúc có nhà lưu niệm Bác H ồ n ơi Bác và
Trung ương từng họp và ra “Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến” ngày
19/12/1946. Trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ c ứu
nước, quân và nhân dân Hà Đông luôn là đơn vị dẫn đầu trong đóng góp
sức người, sức của cho tiền tuyến. Trong công cuộc đổi với đất n ước, Đảng
bộ và nhân dân quận Hà Đông tiếp tục phát huy truyền th ống cách m ạng
luôn đoàn kết nhất trí, tận dụng th ời cơ, lợi thế, v ượt qua m ọi khó khăn,
thử thách, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn
16

hoá, xã hôi, quốc phòng – an ninh. Cơ cấu kinh tế ngày càng đ ược m ở r ộng,
công nghiệp dịch vụ phát triển, tạo điều kiện để tăng thêm việc là m và thu
nhập cho người lao động với tốc độ tăng trưởng hằng năm cao, đời sống
nhân dân ngày càng cải thiện, bộ mặt đô thị ngày càng khang trang, hiện đại.
Đảng bộ và nhân dân quận Hà Đông tự hào với những chặng đường lịch sử
đã qua, đặc biệt là hơn 15 năm thực hiện đổi mới toàn diện, Đảng bộ, chính
quyền và các tầng lớp nhân dân quận Hà Đông quyết tâm đoàn kết một lòng
đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phấn đấu vì mục tiêu
“dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”, xây dựng quận
Hà Đông xứng đáng là đơn vị có nền kinh tế phát triển, đứng trong “top” đầu
của thành phố Hà Nội.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND – UBND quận Hà Đông
2.1.2.1. Chức năng
– Văn phòng HĐND-UBND quận Hà Đông là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND quận Hà Đông, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND
về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động
của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
– Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tải
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND Thành phố.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
• Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn
– Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban,
chuyên môn, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,

17

kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo
quy định của pháp luật.
– Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
UBND quận và Chủ tịch UBND quận theo đúng quy định của pháp luật. Thực
hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của
pháp luật.
– Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,
dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;
– Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phường
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
– Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,
ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND
quận xem xét, quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực hiện
theo quy chế làm việc của UBND quận);
– Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với Quận
ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ quận, các đoàn
thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của Thành phố
đóng trên địa bàn địa phương.
– Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của UBND quận; các văn
bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường.
– Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, Chủ tịch UBND
quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính Nhà nước của UBND quận.
– Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách

hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND quận; quản lý và điều

18

hành bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính hoạt động theo quy định của Thành
phố và quận.
– Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định
của pháp luật.
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng
phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND quận.
– Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của văn phòng.
– Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của UBND quận.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao.
• Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và UBND quận có
các nhiệm vụ sau:
– Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các ban
HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
– Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; đảm bảo việc thực
hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ
đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

HĐND trong hoạt động đối ngoại;
– Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp
HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan,
tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.
19

– Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND xây dựng báo cáo
công tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết;
giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND; giúp Thường
trực HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND.
– Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực
hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;
– Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếp
công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân;
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
– Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử
tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
– Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật; dự
án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành
phố;
– Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu
cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND phường.
– Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban, trao đổi
kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp
– Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ công

tác với cơ quan Thành phố và quận, Thường trực Quận ủy, UBND, UBMTTQ
Việt Nam, Tòa án nhân dân. Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức,
đoàn thể ở địa phương.
– Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức
thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;
– Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;
20

– Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,
lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông
Hiện nay, văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông có tổng số cán bộ,
công chức, nhân viên là 42 người. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm 01 Chánh
văn phòng; 03 Phó Chánh Văn Phòng phụ trách các bộ phận: 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách Bộ phận tổng hợp và Bộ phân một cửa; 01 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách Bộ phận văn thư và Bộ phận kế toán; 01 Phó Chánh Văn phòng
phụ trách phụ trách Ban tiếp công dân; Bộ phận tạp vụ và Bộ phận lái xe.
2.2. Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng
của Văn phòng UBND quận Hà Đông
Sau nửa nhiệm kỳ thực hiện Đề án số 05-ĐA/QU ngày 14/4/2016 của
Quận ủy Hà Đông về “Xây dựng cơ quan điện tử, tiến tới xây dựng chính quyền
điện tử quận Hà Đông giai đoạn 2016 – 2020”, với sự vào cuộc quyết liệt, đồng
bộ của cả hệ thống chính trị, đến nay đã khẳng định được chủ trương đúng đắn
của quận, làm chuyển biến rõ nét hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước từ
quận đến phường theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo

Mô hình khung và Đề án 30 của UBND thành phố Hà Nội áp dụng cho từng cơ
quan, trình lãnh đạo UBND quận phê duyệt và ban hành Quyết định công bố Hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
trong năm. UBND quận đã thành lập Ban Chỉ đạo ISO do đồng chí Phó Chủ tịch
quận phụ trách Văn hoá – xã hội làm Trưởng ban và giao Văn phòng UBND
quận là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo. Đến nay đã niêm yết tại bộ phận một
cửa và xây dựng quy trình và đưa ra thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng
theo TCVN ISO 9001:2008 đối với 272 thủ tục hành chính, đạt 100% kế hoạch.
Ban Chỉ đạo ISO quận đã ban hành ISO về mục tiêu chất lượng, chính sách chất
lượng và các quy trình : Quy trình duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng; Quy
trình quản lý tài liệu; Quy trình xử lý văn bản đến; Quy trình quản lý hồ sơ; quy
21

trình giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo; Quy trình quản lý dự án đầu tư bằng
ngân sách nhà nước; quy trình thu chi ngân sách… qua đó việc ứng dụng tiêu
chuẩn ISO đã góp phần hiệu quả vào thực hiện nhiệm vụ chính trị của quận nói
chung và công tác cải cách hành chính nói riêng.
2.2.1. Mục tiêu chất lượng
– Đảm bảo 100% các công việc được giải quyết theo đúng trình tự và đúng
quy định của pháp luật.
– 100% cán bộ công chức nằm trong phạm vi được đào tạo về Hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
– Các cam kết nêu trên được xem xét thường xuyên nhằm cải tiến liên tục,
đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của toàn xã hội và công cuộc cải cách hành chính.
2.2.1. Chính sách chất lượng
Với phương châm: “Giải quyết công việc đúng luật, đơn giản, thuận lợi,
công khai”
Lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên của Ủy ban nhân
dân quận Hà Đông cam kết cống hiến và phục vụ một cách tận tụy, bằng tất cả

tri thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất nhằmthực hiện tốt công tác quản lý,
điều hành.
Cụ thể như sau:
1. Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trên các lĩnh vực hoạt động: thống kê báo cáo kinh tế – xã hội; xử lý,
giải quyết công văn giấy tờ đi đến; tiếp nhận, giải quyết đơn kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo; quản lý các dự án đầu tư xây dựng bằng kinh phí nhà nước; quản lý
thu, chi ngân sách; xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở; chuyển
nhượng quyền sử dụng đất ở; xét, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; cấp
và gia hạn cấp giấy phép xây dựng nhà ở phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành của UBND quận, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện
nay.
2. Thực hiện các thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và
thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu cầu của công dân và các tổ chức xã hội;
22

3. Đảm bảo các công việc được giải quyết đúng quy trình, thời gian theo
quy định của pháp luật.
4. Xây dựng môi trường làm việc khoa học tạo điều kiện nâng cao năng
lực, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ.
5. Thực hiện tốt, hết chức năng, thẩm quyền của cơ quan quản lý Nhà
nước, góp phần thực hiện đúng, thống nhất các chủ trương, chính sách của Đảng
và Nhà nước.
2.2.2. Ứng dụng ISO trong cải cách hành chính
Nửa đầu nhiệm kỳ 2015 – 2020, Quận ủy, UBND quận xác định là giai
đoạn xây dựng nền tảng căn bản về CNTT, đầu tư, triển khai mạnh mẽ hạ tầng,
trang thiết bị, các hoạt động ứng dụng và phát triển CNTT, tạo bước chuyển biến
căn bản về xây dựng cơ quan điện tử và làm nền tảng hướng tới xây dựng chính

quyền điện tử quận Hà Đông. UBND quận đã chỉ đạo các phường rà soát, thành
lập, kiện toàn Ban chỉ đạo cải cách hành chính cấp phường do đồng chí Chủ tịch
UBND phường làm Trưởng ban chỉ đạo, chịu trách nhiệm toàn diện về cải cách
hành chính, ứng dụng CNTT tại đơn vị.
Cùng với đó, quận đã tập trung trang bị hệ thống hạ tầng, thiết bị phục vụ
cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành như: hệ thống mạng nội bộ,
các thiết bị mạng, thiết bị an ninh bảo mật; hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ
chuyên dụng; hệ thống kiểm soát an ninh vào/ra, camera giám sát; hệ thống điều
hòa không khí, điện, sàn nâng kỹ thuật, chiếu sáng; hệ thống phòng cháy chữa
cháy tự động FM200; triển khai lắp đặt wifi phủ sóng toàn bộ trụ sở quận phục
vụ CBCC và dành riêng phục vụ công dân khi đến làm việc tại quận; hệ thống
trang thiết bị cho bộ phận một cửa quận và 17 phường… Bên cạnh đó, quận
cũng tích cực triển khai phần mềm Quản lý văn bản & điều hành tác nghiệp, thư
công vụ, tiếp tục duy trì ổn định phần mềm một cửa cấp quận, hệ thống Cổng
thông tin điện tử quận và trang thông tin điện tử 17 phường.
Năm 2016 và 2017, quận Hà Đông đã tiếp nhận và đưa vào vận hành 16
dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 do Thành phố triển khai, bố trí 35 điểm hỗ
23

trợ có máy tính, máy in, máy quét và lực lượng cán bộ, đoàn viên hướng dẫn
người dân thực hiện thủ tục hành chính bằng hình thức trực tuyến, nhận được sự
ủng hộ và đồng thuận cao của người dân. Nhờ đó, tính đến 31/12/2017, ở cấp
phường đã tiếp nhận 14.921 hồ sơ trực tuyến mức độ 3,4 (đạt tỷ lệ 99,7% trực
tuyến) thực hiện trả trước hạn 12.865 hồ sơ, đúng hạn 1.849 hồ sơ, quá hạn 843
hồ sơ (tỷ lệ 5,6%). 2 tháng đầu năm 2018 tiếp nhận 2.191 hồ sơ, trả trước hạn
2.080 hồ sơ, đúng hạn 111 hồ sơ, không có hồ sơ quá hạn. Tính đến ngày
31/12/2017, ở cấp quận đã tiếp nhận 734 hồ sơ trực tuyến, đạt 100% trực tuyến,
trả trước hạn 536 hồ sơ, đúng hạn 190 hồ sơ, quá hạn 8 hồ sơ (tỷ lệ: 1,1%).
Trong 02 tháng đầu năm 2018 tiếp nhận 117 hồ sơ, trả trước hạn 100 hồ sơ,

đúng hạn 17 và không có hồ sơ quá hạn.
Với những nỗ lực của cấp ủy, chính quyền và nhân dân quận Hà Đông
trong hiện đại hóa hành chính, năm 2017 quận Hà Đông đã được thành phố công
nhận xếp thứ 1/30 quận huyện về thực hiện chế độ một cửa, cơ chế một cửa liên
thông; xếp thứ 4/30 về hiện đại hóa hành chính và xếp thứ 10/30 về công tác cải
cách, chỉ đạo điều hành.
2.2.3. Ứng dụng ISO trong quản lý văn bản đi
+ Quản lý văn bản đi
Stt

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu/ Biểu
mẫu

1. Thủ trưởng phòng
ban, đơn vị

Phân công soạn thảo
văn bản

5.1.1

2. Cán bộ được phân
công

Soạn thảo văn bản

5.1.2

3. Thủ trưởng phòng,
ban, đơn vị
4. Chuyên viên văn
phòng

Kiểm tra nội dung, tính
pháp lý và ký nháy văn
Kiểm tra nội dung, thể
thức VB và trình

5. Chánh văn phòng

24

5.1.2
Chuyển lại VB
cho trưởng đơn vị

5.1.3
5.1.3

Kiểm tra,
ký nháy

+
6. LĐUBND Quận

Kiểm tra, phê duyệt-

7. Văn thư

Kiểm tra thể thức VB, chữ
ký của người có thẩm quyền
và đăng ký văn bản đi

8. Văn thư/ cán bộ
được phân công

Gửi văn bản đi

9. Văn thư

Lưu hồ sơ

BM-04-03 – Phiếu
xử lý VB đến
5.1.4

5.1.5,
chương
trình phần mềm:
Quản lý văn bản
đi đến, Cập nhập
văn bản lên cổng
giao tiếp điện tử
Quận..
5.1.6, Sổ bàn giao

công văn (BM04-01)
5.1.6

Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi:
1. Phân công soạn thảo
Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị
phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo
quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.
2. Soạn thảo văn bản
– Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc
Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
– Thủ trưởng các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc Quận được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận,
đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
3. Kiểm tra

25

giáo trong Nhà trường, đặc biệt quan trọng là những thầy cô giáo trong Khoa Quản trị vănphòng đã tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cả về thời hạn, kế hoạch và kiến thức và kỹ năng giúp emhoàn thành tốt tiểu luận này. Qua đó em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệmtrong việc làm, cũng như trong đời sống, để lại cho em nhiều bài học kinh nghiệm quý báu, chỉ trong khoảng chừng thời hạn ngắn nhưng em đã cảm thấy bản thân mình trưởngthành nhiều hơn. Em xin chân thành cảm ơn đến chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân Q. HàĐông, đặc biệt quan trọng là những chiến sỹ chỉ huy cơ quan Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. đã tạođiều kiện cho em được tiếp xúc, học hỏi, xâm nhập vào thực tiễn và phân phối tàiliệu cho em hoàn thành xong bài tiểu luận này. Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOANTôi xin cam kết ràng buộc : Bài tiểu luận với chủ đề : “ Thực trạng ứng dụng bộtiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tại Văn phòng UBNDquận Hà Đông ” là nghiên cứu và điều tra của riêng tôi, những tác dụng nghiên cứu và điều tra có tính độclập riêng, không sao chép bất kể tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bấtkỳ đâu. Các nội dung số liệu trong tiểu luận được sử dụng trung thực có nguồntrích dẫn chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính thừa kế, tăng trưởng từ những tài liệu, tạp chí, những khu công trình nghiên cứu và điều tra đã được công bố, những website. Tôi xin trọn vẹn chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về lời cam kết ràng buộc của tôi. TP.HN, ngàytháng 4 năm 2018S inh viênMỤC LỤCPHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI xác lập : Cải cách nền hànhchính nhà nước là trọng tâm của việc liên tục thiết kế xây dựng và triển khai xong Nhà nước, với tiềm năng là kiến thiết xây dựng một nền hành chính trong sáng có đủ năng lượng, sử dụngđúng quyền lực tối cao và từng bước hiện đại hóa để quản trị có hiệu lực hiện hành và hiệu quảcông việc của nhà nước, thôi thúc xã hội tăng trưởng lành mạnh, đúng hướng, phụcvụ đắc lực đời sống nhân dân, kiến thiết xây dựng nếp sống và thao tác theo pháp luậttrong xã hội. Như vậy, năng lượng, hiệu lực thực thi hiện hành, hiệu suất cao hoạt động giải trí của nền hànhchính vừa là tiềm năng của cải cách hành chính, vừa là trách nhiệm số 1 củatoàn Đảng, toàn dân trong kiến thiết xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN Nước Ta. Trước nhu yếu thay đổi của quốc gia ta lúc bấy giờ, đặc biệt quan trọng là trong công cuộccải cách nền hành chính Quốc gia cho tương thích với nền kinh tế thị trường hộinhập với kinh tế tài chính quốc tế, đang diễn ra từ Trung ương đến địa phương nên việchoàn thiện và tổ chức triển khai hợp lý hoá công tác làm việc Quản trị văn phòng nói chung và hiệnđại hoá, ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác làm việc văn phòng nói riêng, để côngtác này ngày càng đi vào nề nếp, khoa học, thống nhất và tập trung chuyên sâu, Giao hàng đắclực cho sự nghiệp thiết kế xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa. Kế hoạch của Ủy Ban Nhân Dân thành phố TP.HN tiến hành ISO điện tử thực hiệntheo Quyết định số 19/2014 / QĐ-TTG ngày 05/3/2014 của Thủ tường chính phủđã chỉ rõ : “ Kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin với kiến thiết xây dựng, vận dụng vàcông bố mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ( HTQLCL ) theo Tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001 : 2008 ( gọi là ISO điện tử ) vào hoạt động giải trí của những cơ quan, tổchức thuộc mạng lưới hệ thống hành chính nhà nước trên địa phận Thành phố, nhằm mục đích tạo ramột chiêu thức thao tác khoa học, mang tính mạng lưới hệ thống, tăng cường tính giámsát, góp thêm phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp cũng như phân phối những nhu yếu của pháp lý, giúp cho việc thựchiện trấn áp những quy trình trở nên nhanh gọn, đơn thuần hơn, hiệu lực hiện hành của hệthống quản trị được nâng cao, từ đó từng bước nâng cao hiệu suất cao của việc cungcấp dịch vụ công, góp phần vai trò to lớn vào công cuộc cải cách hành chính ”. Được sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của những Thầy, cô giáo Khoa Quản trịvăn phòng Trường Đại học Nội vụ TP.HN cùng với sự chăm sóc, giúp sức củaLãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông và những chiến sỹ trong Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân quậntôi đã được xâm nhập thực tiễn và hiểu rõ hơn về ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000 trong những hoạt động giải trí hành chính nói chung và quản trị văn phòng nói riêng. Từ nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác làm việc văn phòng nên tôi đã lựa chọn chuyên đề “ Thựctrạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tạiVăn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông ” để làm đề tài tiểu luận trong thực tiễn. Tuy đã vận dụng hết kỹ năng và kiến thức cũng như kinh nghiệm tay nghề đã được trang bị, trong quy trình viết bài vẫn còn nhiều sai sót, hạn chế rất mong nhận đượcnhững quan điểm góp phần từ những thầy, cô đảm nhiệm trình độ để giúp em hoànthiện bài tiểu luận này được tốt hơn. Xin chân thành cảm ơn ! 2. Lịch sử nghiên cứuĐề tài điều tra và nghiên cứu đã có nhiều những luận văn, đề tài tốt nghiệp, bài nghiêncứu về việc vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 vào hoạt động giải trí hành chính nhà nước, đơn cử như : Nguyễn Trung Thông ( 1995 ), ISO : 9000 trong dịch vụ hành chính. Đây là tài liệu hướng dẫn triển khai ISOtrong những CQHCNN trong việc phân phối dịch vụ hành chính công ; Nâng caohiệu quả vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001 : 2008 trong những cơ quan hành chính nhà nước, thực tiễn tại Sở tin tức vàTruyền thông Thành Phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học việnHành chính, Thành Phố Hà Nội ; – Bùi Thu Trang ( 2013 ), Đánh giá việc vận dụng hệ thốngquản lý chất lượng TCVN ISO 9001 : 2008 trong quản trị hành chính nhà nước tạiUBND Q. qua thực tiễn của Quận TX Thanh Xuân, thành phố TP.HN, Luận vănthạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính, TP. Hà Nội. – Cù NgọcTuấn ( 2013 ), Hoàn thiện việc xử lý thủ tục hành chính tại Ủy Ban Nhân Dân những Q., huyện thành phố TP. Hà Nội theo tiêu chuẩn ISO, Luận văn thạc sĩ chuyên ngànhQuản lý công, Học viện Hành chính, TP. Hà Nội … Tuy nhiên chưa có nghiên cứunào về “ Khảo sát nhìn nhận nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trongcông tác văn phòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông ”. 3. Đối tượng, khoanh vùng phạm vi nghiên cứuĐối tượng điều tra và nghiên cứu : nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông. Phạm vi điều tra và nghiên cứu : Nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc vănphòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông từ năm năm ngoái đến nay. 4. Mục đích và trách nhiệm nghiên cứu và điều tra – Khảo sát nhìn nhận tình hình, những mặt được, chưa được, những hạnchế yếu kém và nguyên do trong ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông. – Đề xuất một số ít giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu suất cao ứng dụng bộtiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân quậnHà Đông. 5. Cơ sở phương pháp luận và những giải pháp nghiên cứuĐề tài được nghiên cứu và điều tra dựa trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa duyvật biện chứng và duy vật lịch sử dân tộc của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ ChíMinh và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam về thay đổi mạng lưới hệ thống chính trịvà kiến thiết xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN trong quá trình lúc bấy giờ. Đề tài sử dụng những chiêu thức nghiên cứu và điều tra của khoa học chính trị xã hội, mà hầu hết là : + Tiếp cận, nghiên cứu và phân tích tài liệu, tích lũy thông tin từ văn bản của Đảng, Nhànước ; tài liệu tàng trữ tại những văn phòng và tạp chí chuyên ngành. + Chú trọng chiêu thức tổng kết hoạt động giải trí thực tiễn của những văn phòngUBND cấp huyện, tinh lọc nghiên cứu và phân tích thông tin, số liệu từ những báo cáo giải trình sơ kết, tổng kết công tác làm việc của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông. 6. Giả thuyết khoa họcNội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc vănphòng tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông là yếu tố mới, còn một số ít cán bộ, công chức chưa nhận thức rõ về hạn chế về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩnISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng nên quy trình triển khai còn một sốhạn chế, chưa ổn. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài – Ý nghĩa lý luận : Đề tài góp thêm phần làm sáng tỏ những yếu tố về lý luậnvề mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 : 2008 và nội dung ứng dụng ISO trongcông tác văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Văn phòngUBND Q. HĐ Hà Đông nói riêng. – Ý nghĩa thực tiễn : Khảo sát nhìn nhận tình hình những mặt được, chưađược, những hạn chế yếu kém và nguyên do, đề ra 1 số ít giải pháp triển khaihiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng tạiVăn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông. 8. Cấu trúc của đề tàiNgoài phần những phần : khởi đầu ; Kết luận ; lời cảm ơn ; hạng mục tài liệu thamkhảo ; Phụ lục thì bố cục tổng quan báo cáo giải trình thực tập có cấu trúc gồm 3 chương như sau : Chương 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 : 2008C hương 2 : THỰC TRẠNG NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨNISO 9001 : 2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNGUBND QUẬN HÀ ĐÔNGChương 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NỘIDUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 : 2008 TRONG CÔNGTÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG Ủy Ban Nhân Dân QUẬN HÀ ĐÔNGPHẦN NỘI DUNGChương 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 90001.1. Khái quát về chất lượng và mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng1. 1.1. Khái niệm chất lượngTheo Đại Từ điển Tiếng Việt : “ Chất lượng : cái tạo ra sự phẩm chất, giá trịcủa con người, sự vật … Cái tạo nên thực chất sự vật, làm cho sự vật này khác vớisự vật kia ; phân biệt với số lượng ” Trong nghành nghề dịch vụ kinh tế tài chính, “ chất lượng ” được ý niệm là tập hợp nhữngtính chất của mẫu sản phẩm biểu lộ mức độ thoả mãn những nhu yếu định trước chonó, trong điều kiện kèm theo xác lập về kỹ thuật, kinh tế tài chính, xã hội. Mỗi nghành nghề dịch vụ khác nhau, có chiêu thức khác nhau để nhìn nhận chấtlượng sự vật, vấn đề, mẫu sản phẩm, tuy nhiên đều có điểm chung là : chất lượng củađối tượng nhìn nhận là tổng hợp những yếu tố có tương quan đến thực chất đối tượngđó, tạo ra sự công dụng, giá trị của đối tượng người dùng. Nói đến chất lượng là phải nói tới 2 phương diện : Thứ nhất, đó là tổng hợp những phẩm chất, đặc thù ( thuộc tính ) tạo nên giá trị của một con người, một sự vật ; thứ hai, những phẩm chất, tínhchất đó cung ứng đến đâu những nhu yếu đã đặt ra. Nói đến chất lượng là nói đếntốt hay không tốt, đạt hay không đạt một chuẩn mực nào đó. 1.1.2. Khái niệm quản trị chất lượngTổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO cho rằng : “ Quản lý chất lượng là những hoạtđộng có phối hợp để xu thế và trấn áp một tổ chức triển khai về chất lượng ”. 1.1.3. Khái niệm mạng lưới hệ thống quản trị chất lượngHệ thống quản trị chất lượng ( QMS ) được tiêu chuẩn ISO 9000 : 2005 địnhnghĩa là “ Hệ thống quản trị để khuynh hướng và trấn áp một tổ chức triển khai về chấtlượng ” 1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 20081.2.1. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISOISO là một tổ chức triển khai quốc tế về yếu tố tiêu chuẩn hóa có tên khá đầy đủ là TheInternational Organization for Standardization. Các thành viên của nó là những tổchức tiêu chuẩn vương quốc của hơn một trăm nước trên quốc tế. ISO là tổ chứcphi chính phủ nước nhà, sinh ra và hoạt động giải trí từ 23/2/1947. Nhiệm vụ của ISO là thúc đẩysự tăng trưởng của yếu tố tiêu chuẩn hóa và những hoạt động giải trí có tương quan nhằmtạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc trao đổi sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ quốc tế và sự hợp tácphát triển trong những nghành trí tuệ, khoa học, kỹ thuật và mọi hoạt động giải trí kinh tếkhác. Trụ sở chính của ISO đặt tại Genève – Thụy Sĩ, ngôn từ sử dụng là tiếngAnh, Pháp, Tây Ban Nha. Hàng năm ngân sách về hoạt động giải trí của ISO là 125 triệuFrance Thụy Sĩ, trong đó 80 % là góp phần trực tiếp của những thành viên chính, 20 % do việc bán ấn phẩm đem lại. Số tiền góp phần cho ngân sách của ISO đượctính tùy theo giá trị tổng sản phẩm xã hội và giá trị xuất nhập khẩu của những nướcthành viên. Nước Ta là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977 và đượcbầu vào ban chấp hành của ISO năm 1996. Trong những năm 70 nhìn chung giữa những ngành công nghiệp và những nướctrên quốc tế có những nhận thức khác nhau về “ chất lượng ”. Do đó, Viện tiêuchuẩn Anh Quốc ( British Standard Institute – BSI ) là một thành viên của ISO đãchính thức đề xuất ISO xây dựng một ủy ban kỹ thuật để tăng trưởng những tiêu chuẩnquốc tế về kỹ thuật và thực hành thực tế bảo vệ chất lượng, nhằm mục đích tiêu chuẩn hóa việcquản lý chất lượng trên toàn quốc tế. Ủy ban kỹ thuật 176 ( TC 176 – Technicalcommittee 176 ) sinh ra gồm hầu hết là thành viên của hội đồng Châu Âu đã giớithiệu một quy mô về mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng dựa trên những tiêu chuẩn sẳn cócủa Anh quốc là BS-5750. Mục đích của nhóm TC176 là nhằm mục đích thiết lập một tiêuchuẩn duy nhất sao cho hoàn toàn có thể vận dụng được vào nhiều nghành nghề dịch vụ kinh doanh thương mại, sảnxuất và dịch vụ. Bản thảo tiên phong xuất bản vào năm 1985, được chấp thuận đồng ý xuấtbản chính thức vào năm 1987 và sau đó được tu chỉnh vào năm 1994 với tên gọiISO 9000. Sau nhiều lần được xem xét và biến hóa, lúc bấy giờ Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm có những tiêu chuẩn chính sau : ISO 9000 : 2005 : Hệ thống quản trị chất lượng – Cơ sở và từ vựngISO 9001 : 2008 : Hệ thống quản trị chất lượng – Các yêu cầu10ISO 9004 : 2009 : Hệ thống quản trị chất lượng – Quản lý cho sự thànhcông vĩnh viễn của tổ chức triển khai – Một cách tiếp cận quản trị chất lượng. ISO 19011 : 2002 : Hướng dẫn nhìn nhận mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng vàmôi trường1. 2.2. Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008TCVN ISO 9001 : 2008 thay thế sửa chữa cho TCVN ISO 9001 : 2000 ( ISO 9001 : 2000 ) ; TCVN ISO 9001 : 2008 trọn vẹn tương tự với ISO 9001 : 2008 ; 9TCVN ISO 9001 : 2008 do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN / TC 176Q uản lý chất lượng và bảo vệ chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn đolường Chất lượng đề xuất, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000, pháp luật cácyêu cầu so với mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng khi một tổ chức triển khai cần chứng tỏ nănglực của mình trong việc cung ứng mẫu sản phẩm cung ứng nhu yếu của người mua vàcác nhu yếu chế định tương ứng nhằm mục đích nâng cao thoải mãn của người mua. 1.2.3. Các nhu yếu của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chu ẩnTCVN ISO 9001 : 2008 – Nhóm 1 : Yêu cầu về mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng gồm : + Các nhu yếu chung ; + Các nhu yếu về mạng lưới hệ thống tài liệu. – Nhóm 2 : Yêu cầu về nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy gồm : + Cam kết của chỉ huy ; + Hướng vào người mua ; + Chính sách chất lượng ; + Hoạch định ; + Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin ; + Xem xét của chỉ huy. – Nhóm 3 : Yêu cầu về quản trị nguồn lực gồm : + Cung cấp nguồn lực ; + Cơ sở hạ tầng ; + Môi trường thao tác. 11 – Nhóm 4 : Yêu cầu về tạo mẫu sản phẩm gồm : + Hoạch định việc tạo loại sản phẩm ; + Các quy trình tương quan đến người mua ; + Thiết kế và tăng trưởng ; + Mua hàng ; + Sản xuất và cung ứng dịch vụ ; + Kiểm soát phương tiện đi lại theo dõi và thống kê giám sát. – Nhóm 5 : Yêu cầu về thống kê giám sát và giám sát và nâng cấp cải tiến gồm : + Các nhu yếu chung ; + Theo dõi và thống kê giám sát ; + Kiểm soát mẫu sản phẩm không tương thích ; + Phân tích tài liệu ; + Cải tiến1. 3. Nội dung ứng dụng ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng1. 3.1. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩnTrong công tác làm việc văn phòng không phải nội dung nào cũng hoàn toàn có thể ứng dụngtiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. Những nội dung hoàn toàn có thể ứng dụng tiêu chuẩn ISO9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng địa thế căn cứ vào những văn bản hướng dẫnnghiệp vụ đã có và trong thực tiễn thực thi những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ đó cùngvới những pháp luật của Nhà nước về hướng dẫn nhiệm vụ đồng thời thoả mãn yêucầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác làm việc văn phòng tại những cơ quan hànhchính nhà nước đã tiến hành ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 với những nghiệpvụ đơn cử sau : – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong đào tạo và giảng dạy nhân sự ; – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong tổ chức triển khai hội họp, hội nghị – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong tổ chức triển khai chuyến đi công tác làm việc – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn thư – tàng trữ – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong kiến thiết xây dựng chương trình kếhoạch công tác làm việc – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong quản lý tài sản ; 12 – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong trấn áp tài liệu ; – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong chỉnh lý tài liệu ; – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong tuyển dụng nhân sự. 1.3.2. Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tácvăn phòngQuy trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòngphải trải qua ba quá trình gồm tám bước như sau : – Giai đoạn 1 : Chuẩn bị, pân tích tình hình và hoạch định + Cam kết của chỉ huy ; + Thành lập Ban Chỉ đạo, nhóm công tác làm việc và chỉ định người đại diện thay mặt ; + Chọn tổ chức triển khai tư vấn ( nếu cần ) ; + Đào tạo về nhận thức và phương pháp kiến thiết xây dựng văn bản theo tiêu chuẩnISO 9001 : 2008 ; + Khảo sát mạng lưới hệ thống hiện có và lập kế hoạch thực thi. – Giai đoạn 2 : Xây dựng và thực thi quản trị chất lượng : + Viết những tài liệu của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ; + Thực hiện mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ; + Đánh giá chất lượng nội bộ ; + Cải tiến mạng lưới hệ thống văn bản hoặc nâng cấp cải tiến những hoạt động giải trí. – Giai đoạn 3 : Chứng nhận : + Đánh giá trước ghi nhận ; + Hành động khắc phục ; + Chứng nhận ; + Giám sát sau ghi nhận và nhìn nhận lại ; + Duy trì, nâng cấp cải tiến, thay đổi. 131.3.3. Vai trò ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc vănphòngSử dụng bộ tiêu chuẩn ISO là giải pháp thao tác khoa học và đượcxem là công cụ quản trị mới giúp những cơ quan, tổ chức triển khai dữ thế chủ động, phát minh sáng tạo, đạthiệu quả cao trong hoạt động giải trí của mình. Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng sẽ đạt được một số ít tác dụng sau : – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 giúp người đứng đầu cơ quan, tổchức xác lập được những chính sách giám sát quản trị để hướng công tác làm việc văn phòngvào những nhiệm vụ đơn cử bảo vệ cho việc triển khai những tiềm năng chung. – Các nhiệm vụ văn phòng khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽđược thiết lập những quy trình tiến độ lkàm việc đơn cử cho hoạt động giải trí của những bộ phậnhoặc cá thể. Quy trình giải quyết và xử lý việc làm cho những cơ quan, tổ chức triển khai sẽ được tiêuchuẩn hoá theo hướng khoa học, hài hòa và hợp lý. – Phòng ngừa sai sót trong quy trình xử lý việc làm, nâng cao nhậnthức của hàng loạt cán bộ, nhân viên cấp dưới trong cơ quan, tổ chức triển khai về tầm quan trọngtrong việc phân phối những nhu yếu của kế hoạch. – Khắc phục được mối quan hệ giữa những cơ quan với nhau. Nâng cao tráchnhiệm và năng lượng của những bộ phận trong triển khai trách nhiệm được giao. – Công tác văn phòng hiệu suất cao là đầu mối để giúp những phòng ban kháctrong cơ quan, tổ chức triển khai biến hóa tư duy và giải pháp thao tác khoa học. – Hệ thống văn bản những quy trình tiến độ và thủ tục hành chính được kiện toàn tạocơ hội xác lập rõ người, rõ việc, nâng cao hiệu suất xử lý việc làm, đồngthời là cơ sở để giảng dạy và tuyển dụng nhân sự. – Quyết định những giải pháp để xử lý những sai sót trong hoạt độngcủa cơ quan ngăn ngừa tái diễn. – Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trong công tác làm việc văn phòng giúp giảiphóng chỉ huy cơ quan và chỉ huy văn phòng ra khỏi những việc làm sư vụkhông thiết yếu. – Khuyến khích cán bộ, công chức dữ thế chủ động hướng đến việc nâng caothành tích của phòng, ban và cơ quan. 141.3.4. Yêu cầu của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 trongcông tác văn phòngĐể phát huy tối đa hiệu suất cao, việc ứng dụng ISO 9001 : 2008 cần đáp ứngmột số nhu yếu sau : – Hệ thống những văn bản diễn đạt những tiến trình quản trị chất lượng phải viếtmột cách đơn thuần, dễ hiểu, đồng nhất, có hiệu lực hiện hành và thích hợp với những điềukiện trong thực tiễn. – Yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất, có vai trò quyết định hành động củamọi cơ quan, tổ chức triển khai. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO phải có sự tham gia tích cực tựgiác của tổng thể những đối tượng người dùng có tương quan, toàn bộ những đối tượng người dùng phải thực hiệnđúng theo như những miêu tả đã được biên soạn và phê duyệt. – Yêu cầu về công nghệ tiên tiến thiết bị : trong quy trình quản trị của chỉ huy côngnghệ giúp hiện đại hoá công tác làm việc quản trị, nâng cao hiệu suất lao động. – Yếu tố quy mô tổ chức triển khai : Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hoàn toàn có thể vận dụng cho mọiloại hình tổ chức triển khai trong mọi nghành nghề dịch vụ sản xuất, kinh doanh thương mại, dịch vụ … với mọi quymô hoạt động giải trí. Tuy nhiên, khi biên soạn, thiết kế xây dựng tiến trình cần bám sát đặcđiểm quy mô, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai để tối ưu hoá những khâu việc làm nhằm mục đích tạo đượchiệu quả việc làm cao nhất, phát huy tối đa nguồn lực của tổ chức triển khai. – Đảm bảo tính công khai minh bạch, minh bạch trong quy trình thực thi những tàiliệu, quá trình đều phải được thông dụng thoáng đãng cho cán bộ nhân viên cấp dưới trong vănphòng và toàn cơ quan. – Đảm bảo tính thống nhất từ tư duy đến chiêu thức tổ chức triển khai triển khai. 15C hương 2 : THỰC TRẠNG NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO9001 : 2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG Ủy Ban Nhân Dân QUẬNHÀ ĐÔNG2. 1. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng HĐND – Ủy Ban Nhân Dân Q. Hà Đông2. 1.1. Khái quát về Q. Hà ĐôngQuận HĐ Hà Đông là Q. mới xây dựng, cách TT thành phố HàNội khoảng chừng 10 km về phía tây của Thủ Đô. Có quốc lộ 21B n ối trung tâmHà Nội với những huyện phía Nam của Thủ đô và những tỉnh Hà Nam, Tỉnh Ninh Bình. Sau Khi kiểm soát và điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị định số 23/2006 / NĐ-CP, sát nhập vào TP. Hà Nội, Q. HĐ Hà Đông có diện tích quy hoạnh tự nhiên 4.833,7 ha. Đến nay, Quận HĐ Hà Đông đã trải qua 8 lần tách nh ập, l ần th ứ nh ất vàocuối năm 1946 – sẵn sàng chuẩn bị cho kháng chiến chống Pháp và đến lần th ứ tám : Thực hiện Nghị quyết 15/2008 / QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hội n ướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về việc kiểm soát và điều chỉnh địa giới hành chínhHà Nội và 1 số ít tỉnh có tương quan được phát hành, ngày 8/5/2009, Ngh ịquyết 19/2009 / QH12 của Quốc hội đã kiểm soát và điều chỉnh tên gọi c ủa Thành ph ốHà Đông thành Q. HĐ Hà Đông với hàng loạt diện tích quy hoạnh và dân số tự nhiên c ủaThành phố HĐ Hà Đông với 17 đơn vị chức năng hành chính phường. Quận HĐ Hà Đông và vùng đất có truyền thống lịch sử văn hoá lâu đ ời, v ới nhi ều làngnghề truyền thống cuội nguồn, trong đó nổi tiếng nhất là làng lụa Vạn Phúc. Trongthời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp nơi đây là bảo đảm an toàn khu của Trungương và xứ uỷ Bắc Kỳ, là nơi hoạt động giải trí của nhiều vị lãnh tụ c ủa Đ ảngCộng sản Việt Nam. Tại làng Vạn Phúc có nhà lưu niệm Bác H ồ n ơi Bác vàTrung ương từng họp và ra “ Lời lôi kéo toàn nước kháng chiến ” ngày19 / 12/1946. Trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ c ứunước, quân và nhân dân HĐ Hà Đông luôn là đơn vị chức năng đứng vị trí số 1 trong đóng gópsức người, sức của cho tiền tuyến. Trong công cuộc đổi với đất n ước, Đảngbộ và nhân dân Q. HĐ Hà Đông liên tục phát huy truyền th ống cách m ạngluôn đoàn kết nhất trí, tận dụng th ời cơ, lợi thế, v ượt qua m ọi khó khăn vất vả, thử thách, phấn đấu triển khai xong xuất sắc trách nhiệm tăng trưởng kinh tế tài chính, văn16hoá, xã hôi, quốc phòng – bảo mật an ninh. Cơ cấu kinh tế tài chính ngày càng đ ược m ở r ộng, công nghiệp dịch vụ tăng trưởng, tạo điều kiện kèm theo để tăng thêm việc là m và thunhập cho người lao động với vận tốc tăng trưởng hằng năm cao, đời sốngnhân dân ngày càng cải tổ, bộ mặt đô thị ngày càng khang trang, văn minh. Đảng bộ và nhân dân Q. HĐ Hà Đông tự hào với những chặng đường lịch sửđã qua, đặc biệt quan trọng là hơn 15 năm thực thi thay đổi tổng lực, Đảng bộ, chínhquyền và những những tầng lớp nhân dân Q. HĐ Hà Đông quyết tâm đoàn kết một lòngđẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phấn đấu vì tiềm năng ” dân giàu, nước mạnh, xã hội công minh, dân chủ, văn minh “, kiến thiết xây dựng quậnHà Đông xứng danh là đơn vị chức năng có nền kinh tế tài chính tăng trưởng, đứng trong ” top ” đầucủa thành phố Thành Phố Hà Nội. 2.1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Vănphòng HĐND – Ủy Ban Nhân Dân Q. Hà Đông2. 1.2.1. Chức năng – Văn phòng HĐND-UBND Q. HĐ Hà Đông là cơ quan trình độ thuộcUBND Q. HĐ Hà Đông, có tính năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBNDvề hoạt động giải trí của HĐND và Ủy Ban Nhân Dân ; tham mưu cho quản trị Ủy Ban Nhân Dân về chỉ huy, điều hành quản lý của quản trị Ủy Ban Nhân Dân ; cung ứng thông tin ship hàng quản trị và hoạt độngcủa HĐND, Ủy Ban Nhân Dân và những cơ quan nhà nước ở địa phương ; bảo vệ cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động giải trí của HĐND và UBND. – Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tảikhoản riêng ; chịu sự chỉ huy, quản trị về tổ chức triển khai, biên chế và công tác làm việc củaUBND Q. đồng thời chịu sự chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn về trình độ, nhiệm vụ của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Thành phố. 2.1.2. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn • Đối với tính năng là cơ quan trình độ – Trình UBND Q. chương trình thao tác, kế hoạch công tác làm việc hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm của Ủy Ban Nhân Dân Q.. Đôn đốc, kiểm tra những phòng, ban, trình độ, Ủy Ban Nhân Dân những phường triển khai chương trình, kế hoạch công tác làm việc củaUBND và quản trị Ủy Ban Nhân Dân Q. sau khi được phê duyệt ; theo dõi, đôn đốc, 17 kiểm tra công tác làm việc phối hợp giữa những phòng trình độ, Ủy Ban Nhân Dân phường theoquy định của pháp lý. – Thu thập, giải quyết và xử lý thông tin, báo cáo giải trình Giao hàng sự chỉ huy, chỉ huy, quản lý và điều hành củaUBND Q. và quản trị Ủy Ban Nhân Dân Q. theo đúng pháp luật của pháp lý. Thựchiện công tác làm việc thông tin báo cáo giải trình định kỳ, đột xuất được giao theo lao lý củapháp luật. – Trình Ủy Ban Nhân Dân Q. quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, những chương trình, dự án Bất Động Sản thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. ; – Chủ trì soạn thảo những đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịchUBND Q. ; theo dõi, đôn đốc những phòng, ban trình độ, Ủy Ban Nhân Dân những phườngsoạn thảo, sẵn sàng chuẩn bị những đề án được phân công đảm nhiệm ; – Có quan điểm thẩm tra độc lập so với những đề án, dự thảo văn bản của những phòng, ban trình độ, Ủy Ban Nhân Dân phường trước khi trình Ủy Ban Nhân Dân và quản trị UBNDquận xem xét, quyết định hành động ( trình tự và thời hạn xử lý việc làm thực hiệntheo quy định thao tác của Ủy Ban Nhân Dân Q. ) ; – Giúp Ủy Ban Nhân Dân và quản trị Ủy Ban Nhân Dân giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với Quậnủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ Q., những đoànthể nhân dân cấp Q. và những cơ quan, tổ chức triển khai của Trung ương, của Thành phốđóng trên địa phận địa phương. – Tổ chức công bố, truyền đạt những Quyết định, Chỉ thị của Ủy Ban Nhân Dân Q. ; những vănbản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có tương quan. GiúpUBND Q. phối hợp với những cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm trathực hiện những văn bản đó tại những phòng trình độ, Ủy Ban Nhân Dân phường. – Quản lý thống nhất việc phát hành văn bản của Ủy Ban Nhân Dân Q., quản trị UBNDquận ; công tác làm việc công văn, sách vở, văn thư, hành chính, tàng trữ, tin học hóa hànhchính Nhà nước của Ủy Ban Nhân Dân Q.. – Trình UBND Q. chương trình, giải pháp tổ chức triển khai triển khai công tác làm việc cải cáchhành chính Nhà nước thuộc khoanh vùng phạm vi Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. ; quản trị và điều18hành bộ phận tiếp đón hồ sơ hành chính hoạt động giải trí theo pháp luật của Thànhphố và Q.. – Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy Ban Nhân Dân phường về nhiệm vụ hànhchính, văn thư, tàng trữ, tin học hóa quản trị hành chính Nhà nước theo quy địnhcủa pháp lý. – Giải quyết khiếu nại, tố cáo, triển khai công tác làm việc phòng, chống tham nhũng, lãngphí trong khoanh vùng phạm vi quản trị của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. theo pháp luật của phápluật và phân công của quản trị Ủy Ban Nhân Dân Q.. – Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của văn phòng. – Quản lý tổ chức triển khai cỗ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và gia tài, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo pháp luật của pháp lý vàphân cấp quản trị của Ủy Ban Nhân Dân Q.. – Thực hiện những trách nhiệm khác do Ủy Ban Nhân Dân và quản trị Ủy Ban Nhân Dân Q. giao. • Đối với việc tổ chức triển khai Giao hàng hoạt động giải trí của HĐND, Thường trực HĐND, cácBan của HĐND và đại biểu HĐND Q., Văn phòng HĐND và Ủy Ban Nhân Dân Q. cócác trách nhiệm sau : – Tham mưu kiến thiết xây dựng chương trình thao tác, kế hoạch hoạt động giải trí hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, những banHĐND ; tổ chức triển khai phục vụ việc thực thi chương trình, kế hoạch đã được phêduyệt ; – Tham mưu, Giao hàng Thường trực HĐND điều hành quản lý việc làm chung củaHĐND ; điều hòa, phối hợp hoạt động giải trí những Ban của HĐND ; bảo vệ việc thựchiện quy định hoạt động giải trí của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổđại biểu và đại biểu HĐND ; ship hàng HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND trong hoạt động giải trí đối ngoại ; – Giúp Thường trực HĐND thiết kế xây dựng chương trình, tổ chức triển khai Giao hàng kỳ họpHĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND ; đôn đốc cơ quan, tổ chức triển khai hữu quan sẵn sàng chuẩn bị tài liệu Giao hàng kỳ họp HĐND ; cuộc họp củaThường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND. 19 – Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND thiết kế xây dựng báo cáocông tác, ship hàng Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo giải trình, dự thảo Nghị quyết ; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND ; giúp Thườngtrực HĐND hoàn thành xong những Nghị quyết của HĐND. – Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐNDtrong hoạt động giải trí giám sát ; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể thựchiện yêu cầu trong Kết luận giám sát ; – Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếpcông dân, đảm nhiệm, giải quyết và xử lý đề xuất kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân ; theo dõi, đôn đốc việc xử lý khiếu nại, tố cáo và đề xuất kiến nghị của công dân ; – Phối hợp với cơ quan, tổ chức triển khai hữu quan Giao hàng đại biểu HĐND tiếp xúc cửtri ; giúp Thường trực HĐND tổng hợp quan điểm, yêu cầu của cử tri và gửi cơquan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét xử lý. – Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức triển khai lấy quan điểm góp phần vào dự án Bất Động Sản Luật ; dựán Pháp lệnh và những văn bản khác theo nhu yếu của Thường trực HĐND Thànhphố ; – Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác làm việc bầu cử đại biểu Quốc hội và bầucử đại biểu HĐND những cấp ; phê chuẩn tác dụng bầu quản trị, Phó Chủ tịchHĐND phường. – Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác làm việc giao ban, trao đổikinh nghiệm, tu dưỡng kiến thức và kỹ năng hoạt động giải trí cho đại biểu HĐND những cấp – Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ côngtác với cơ quan Thành phố và Q., Thường trực Quận ủy, Ủy Ban Nhân Dân, UBMTTQViệt Nam, Tòa án nhân dân. Viện kiểm sát nhân dân và những cơ quan, tổ chức triển khai, đoàn thể ở địa phương. – Phục vụ Thường trực HĐND lập dự trù kinh phí đầu tư hoạt động giải trí hàng năm, tổ chứcthực hiện, quản trị kinh phí đầu tư hoạt động giải trí của HĐND ; – Đảm bảo điều kiện kèm theo hoạt động giải trí của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND ; Giao hàng Thường trực HĐNDthực hiện chính sách, chủ trương so với đại biểu HĐND ; 20 – Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động giải trí nghiên cứu và điều tra khoa học, công tác làm việc hành chính, tàng trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND ; – Thực hiện những trách nhiệm khác do Thường trực HĐND giao. 2.1.2. 3. Cơ cấu tổ chức triển khai của Văn phòng HĐND – Ủy Ban Nhân Dân Q. Hà ĐôngHiện nay, văn phòng HĐND – Ủy Ban Nhân Dân Q. HĐ Hà Đông có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên cấp dưới là 42 người. Cơ cấu tổ chức triển khai của Văn phòng gồm 01 Chánhvăn phòng ; 03 Phó Chánh Văn Phòng đảm nhiệm những bộ phận : 01 Phó Chánh Vănphòng đảm nhiệm Bộ phận tổng hợp và Bộ phân một cửa ; 01 Phó Chánh Vănphòng đảm nhiệm Bộ phận văn thư và Bộ phận kế toán ; 01 Phó Chánh Văn phòngphụ trách đảm nhiệm Ban tiếp công dân ; Bộ phận tạp vụ và Bộ phận lái xe. 2.2. Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác làm việc văn phòngcủa Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Q. Hà ĐôngSau nửa nhiệm kỳ triển khai Đề án số 05 – ĐA / QU ngày 14/4/2016 củaQuận ủy HĐ Hà Đông về “ Xây dựng cơ quan điện tử, tiến tới thiết kế xây dựng chính quyềnđiện tử Q. HĐ Hà Đông tiến trình năm nay – 2020 ”, với sự vào cuộc kinh khủng, đồngbộ của cả mạng lưới hệ thống chính trị, đến nay đã chứng minh và khẳng định được chủ trương đúng đắncủa Q., làm chuyển biến rõ nét hiệu suất cao hoạt động giải trí của cơ quan nhà nước từquận đến phường theo hướng tân tiến, chuyên nghiệp. Hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2008 theoMô hình khung và Đề án 30 của Ủy Ban Nhân Dân thành phố TP. Hà Nội vận dụng cho từng cơquan, trình chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân Q. phê duyệt và ban hành Quyết định công bố Hệthống quản trị chất lượng tương thích tiêu chuẩn vương quốc TCVN ISO 9001 : 2008 trong năm. Ủy Ban Nhân Dân Q. đã xây dựng Ban Chỉ đạo ISO do chiến sỹ Phó Chủ tịchquận đảm nhiệm Văn hoá – xã hội làm Trưởng ban và giao Văn phòng UBNDquận là cơ quan thường trực Ban chỉ huy. Đến nay đã niêm yết tại bộ phận mộtcửa và kiến thiết xây dựng tiến trình và đưa ra thực thi theo mạng lưới hệ thống quản trị chất lượngtheo TCVN ISO 9001 : 2008 so với 272 thủ tục hành chính, đạt 100 % kế hoạch. Ban Chỉ đạo ISO Q. đã phát hành ISO về tiềm năng chất lượng, chủ trương chấtlượng và những quy trình tiến độ : Quy trình duy trì và nâng cấp cải tiến mạng lưới hệ thống chất lượng ; Quytrình quản lý tài liệu ; Quy trình giải quyết và xử lý văn bản đến ; Quy trình quản trị hồ sơ ; quy21trình xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo ; Quy trình quản trị dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư bằngngân sách nhà nước ; quy trình tiến độ thu chi ngân sách … qua đó việc ứng dụng tiêuchuẩn ISO đã góp thêm phần hiệu suất cao vào triển khai trách nhiệm chính trị của Q. nóichung và công tác làm việc cải cách hành chính nói riêng. 2.2.1. Mục tiêu chất lượng – Đảm bảo 100 % những việc làm được xử lý theo đúng trình tự và đúngquy định của pháp lý. – 100 % cán bộ công chức nằm trong khoanh vùng phạm vi được giảng dạy về Hệ thống quảnlý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. – Các cam kết nêu trên được xem xét tiếp tục nhằm mục đích nâng cấp cải tiến liên tục, cung ứng nhu yếu ngày càng cao của toàn xã hội và công cuộc cải cách hành chính. 2.2.1. Chính sách chất lượngVới mục tiêu : “ Giải quyết việc làm đúng luật, đơn thuần, thuận tiện, công khai minh bạch ” Lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên cấp dưới của Ủy ban nhândân Q. HĐ Hà Đông cam kết góp sức và ship hàng một cách tận tụy, bằng tất cảtri thức và ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm cao nhất nhằmthực hiện tốt công tác làm việc quản trị, quản lý. Cụ thể như sau : 1. Xây dựng, vận dụng mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001 : 2008 trên những nghành hoạt động giải trí : thống kê báo cáo giải trình kinh tế tài chính – xã hội ; giải quyết và xử lý, xử lý công văn sách vở đi đến ; đảm nhiệm, xử lý đơn yêu cầu, khiếunại, tố cáo ; quản trị những dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư kiến thiết xây dựng bằng kinh phí đầu tư nhà nước ; quản lýthu, chi ngân sách ; xét cấp giấy ghi nhận quyền sử dụng đất ở ; chuyểnnhượng quyền sử dụng đất ở ; xét, cấp giấy ghi nhận ĐK kinh doanh thương mại ; cấpvà gia hạn cấp giấy phép thiết kế xây dựng nhà ở ship hàng cho hoạt động giải trí quản trị, điềuhành của Ủy Ban Nhân Dân Q., phân phối nhu yếu cải cách hành chính trong tiến trình hiệnnay. 2. Thực hiện những thủ tục hành chính theo hướng công khai minh bạch, đơn thuần vàthuận lợi ship hàng tốt nhất nhu yếu của công dân và những tổ chức triển khai xã hội ; 223. Đảm bảo những việc làm được xử lý đúng quá trình, thời hạn theoquy định của pháp lý. 4. Xây dựng thiên nhiên và môi trường thao tác khoa học tạo điều kiện kèm theo nâng cao nănglực, niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên cấp dưới trong quy trình thựchiện trách nhiệm. 5. Thực hiện tốt, hết tính năng, thẩm quyền của cơ quan quản trị Nhànước, góp thêm phần triển khai đúng, thống nhất những chủ trương, chủ trương của Đảngvà Nhà nước. 2.2.2. Ứng dụng ISO trong cải cách hành chínhNửa đầu nhiệm kỳ năm ngoái – 2020, Quận ủy, Ủy Ban Nhân Dân Q. xác lập là giaiđoạn thiết kế xây dựng nền tảng cơ bản về CNTT, góp vốn đầu tư, tiến hành can đảm và mạnh mẽ hạ tầng, trang thiết bị, những hoạt động giải trí ứng dụng và tăng trưởng CNTT, tạo bước chuyển biếncăn bản về thiết kế xây dựng cơ quan điện tử và làm nền tảng hướng tới thiết kế xây dựng chínhquyền điện tử Q. HĐ Hà Đông. Ủy Ban Nhân Dân Q. đã chỉ huy những phường thanh tra rà soát, thànhlập, kiện toàn Ban chỉ huy cải cách hành chính cấp phường do chiến sỹ Chủ tịchUBND phường làm Trưởng ban chỉ huy, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tổng lực về cải cáchhành chính, ứng dụng CNTT tại đơn vị chức năng. Cùng với đó, Q. đã tập trung chuyên sâu trang bị mạng lưới hệ thống hạ tầng, thiết bị phục vụcho việc ứng dụng CNTT trong quản trị, quản lý và điều hành như : mạng lưới hệ thống mạng nội bộ, những thiết bị mạng, thiết bị bảo mật an ninh bảo mật thông tin ; mạng lưới hệ thống sever, mạng lưới hệ thống lưu trữchuyên dụng ; mạng lưới hệ thống trấn áp bảo mật an ninh vào / ra, camera giám sát ; mạng lưới hệ thống điềuhòa không khí, điện, sàn nâng kỹ thuật, chiếu sáng ; mạng lưới hệ thống phòng cháy chữacháy tự động hóa FM200 ; tiến hành lắp ráp wifi phủ sóng hàng loạt trụ sở Q. phụcvụ CBCC và dành riêng ship hàng công dân khi đến thao tác tại Q. ; hệ thốngtrang thiết bị cho bộ phận một cửa Q. và 17 phường … Bên cạnh đó, quậncũng tích cực tiến hành ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành quản lý tác nghiệp, thưcông vụ, liên tục duy trì không thay đổi ứng dụng một cửa cấp Q., mạng lưới hệ thống Cổngthông tin điện tử Q. và trang thông tin điện tử 17 phường. Năm năm nay và 2017, Q. HĐ Hà Đông đã đảm nhiệm và đưa vào quản lý và vận hành 16 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 do Thành phố tiến hành, sắp xếp 35 điểm hỗ23trợ có máy tính, máy in, máy quét và lực lượng cán bộ, đoàn viên hướng dẫnngười dân thực thi thủ tục hành chính bằng hình thức trực tuyến, nhận được sựủng hộ và đồng thuận cao của dân cư. Nhờ đó, tính đến 31/12/2017, ở cấpphường đã tiếp đón 14.921 hồ sơ trực tuyến mức độ 3,4 ( đạt tỷ suất 99,7 % trựctuyến ) thực thi trả trước hạn 12.865 hồ sơ, đúng hạn 1.849 hồ sơ, quá hạn 843 hồ sơ ( tỷ suất 5,6 % ). 2 tháng đầu năm 2018 tiếp đón 2.191 hồ sơ, trả trước hạn2. 080 hồ sơ, đúng hạn 111 hồ sơ, không có hồ sơ quá hạn. Tính đến ngày31 / 12/2017, ở cấp Q. đã tiếp đón 734 hồ sơ trực tuyến, đạt 100 % trực tuyến, trả trước hạn 536 hồ sơ, đúng hạn 190 hồ sơ, quá hạn 8 hồ sơ ( tỷ suất : 1,1 % ). Trong 02 tháng đầu năm 2018 tiếp đón 117 hồ sơ, trả trước hạn 100 hồ sơ, đúng hạn 17 và không có hồ sơ quá hạn. Với những nỗ lực của cấp ủy, chính quyền sở tại và nhân dân Q. Hà Đôngtrong hiện đại hóa hành chính, năm 2017 Q. HĐ Hà Đông đã được thành phố côngnhận xếp thứ 1/30 quận huyện về triển khai chính sách một cửa, chính sách một cửa liênthông ; xếp thứ 4/30 về hiện đại hóa hành chính và xếp thứ 10/30 về công tác làm việc cảicách, chỉ huy quản lý và điều hành. 2.2.3. Ứng dụng ISO trong quản trị văn bản đi + Quản lý văn bản điSttTrách nhiệmTrình tự công việcTài liệu / Biểumẫu1. Thủ trưởng phòngban, đơn vịPhân công soạn thảovăn bản5. 1.12. Cán bộ được phâncôngSoạn thảo văn bản5. 1.23. Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị4. Chuyên viên vănphòngKiểm tra nội dung, tínhpháp lý và ký nháy vănKiểm tra nội dung, thểthức VB và trình5. Chánh văn phòng245. 1.2 Chuyển lại VBcho trưởng đơn vị5. 1.35.1. 3K iểm tra, ký nháy6. LĐUBND QuậnKiểm tra, phê duyệt-7. Văn thưKiểm tra thể thức VB, chữký của người có thẩm quyềnvà ĐK văn bản đi8. Văn thư / cán bộđược phân côngGửi văn bản đi9. Văn thưLưu hồ sơBM-04-03 – Phiếuxử lý VB đến5. 1.45.1. 5, chươngtrình ứng dụng : Quản lý văn bảnđi đến, Cập nhậpvăn bản lên cổnggiao tiếp điện tửQuận .. 5.1.6, Sổ bàn giaocông văn ( BM04-01 ) 5.1.6 Mô tả quy trình giải quyết và xử lý văn bản điQuy trình quản trị văn bản đi : 1. Phân công soạn thảoCăn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vịphân công cán bộ soạn thảo dựa trên công dụng, trách nhiệm của cán bộ đó theoquy chế phân công hoạt động giải trí của phòng, ban, đơn vị chức năng. 2. Soạn thảo văn bản – Các nhân viên thuộc những phòng, ban trình độ, những đơn vị chức năng trực thuộcQuận khi được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Thông tưliên tịch số 55/2005 / TTLB-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình diễn vănbản. – Thủ trưởng những phòng, ban, những đơn vị chức năng thường trực Quận được giao nhiệmvụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng ở đầu cuối bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của những văn bản đó. 3. Kiểm tra25

5/5 - (1 vote)
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments