Công tác văn thư là gì?

Khái niệm

Theo lao lý tại Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của cơ quan chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư gồm có những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản, quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan tổ chức triển khai, quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư .

Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.

Vai trò của công tác văn thư

Hiệu quả hoạt động giải trí văn thư ảnh hưởng tác động trực tiếp đến hiệu suất cao hoạt động giải trí quản trị của những tổ chức triển khai .
Công tác văn thư bảo vệ phân phối kịp thời, không thiếu những thông tin thiết yếu ship hàng trách nhiệm quản trị, quản lý .
Công tác văn thư vừa có tính năng bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí của tổ chức triển khai vừa có công dụng truyền đạt, thông dụng thông tin bằng văn bản .
Công tác văn thư thực thi tốt sẽ góp thêm phần xử lý việc làm của tổ chức triển khai một cách nhanh gọn, đúng mực, hiệu suất chất lượng, đúng chủ trương, chính sách, giữ gìn bí hiểm vương quốc, hạn chế quan liêu sách vở .
Công tác văn thư bảo vệ giữ lại rất đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động giải trí của tổ chức triển khai. Nội dung của tài liệu hình thành được nhận trong quy trình xử lý việc làm phản ánh đúng mực, chân thực những hoạt động giải trí của tổ chức triển khai .
Công tác văn thư có nề nếp sẽ bảo vệ giữ gìn không thiếu hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện kèm theo tốt cho công tác tàng trữ. Nguồn bổ trợ tài liệu và tàng trữ đa phần từ quy trình tiến độ văn thư .

Những nhu yếu so với công tác văn thư

Nhanh chóng : thiết kế xây dựng văn bản, xử lý văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp thêm phần vào xử lý nhanh gọn những việc làm cơ quan .
Chính xác : đúng mực về nội dung, nội dung văn bản phát hành không trái với những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản của cơ quan cấp trên ( tức là bảo vệ tính pháp lý tuyệt đối ) những dẫn chứng nêu ra phải đúng chuẩn, số liệu không thiếu, luận cứ rõ ràng .

Chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật (chính xác về quy trình kĩ thuật), các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Bí mật : bảo mật thông tin tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí hiểm nội dung những văn bản đến, xử lý văn bản hay từ quy trình phát hành văn bản cho đến việc lưu văn bản .
Hiện đại : hiện đại hóa trong những khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng tân tiến .

Nhiệm vụ của văn thư

Tất cả công văn sách vở đều phải được giải quyết và xử lý sơ bộ và quản trị thống nhất theo pháp luật hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn vị chức năng .
Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn sách vở và công tác tàng trữ phát hành kèm theo Nghị định của nhà nước số 142 – CP ngày 28/9/1963 đã lao lý những việc làm chính của công tác văn thư là :

1. Nhận và vào sổ công văn
2. Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn
3. Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
4. Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
5. Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn
6. Vào sổ và gửi công văn đi
7. Làm sổ ghi chép tài liệu
8. Làm các loại biên bản
9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu

Một doanh nghiệp đi vào hoạt động giải trí là phải tiến hành ngay việc quản trị hồ sơ tài liệu với quá trình tiên phong là làm tốt công văn đi, công văn đến. Nhất thiết không được để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở việc làm, và kẻ xấu dễ tận dụng .
Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng những phương tiện đi lại khác nhau, đều phải qua văn thư ĐK vào sổ để quản trị thống nhất .
Tất cả công văn, tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn thư, ĐK vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản trị thống nhất .

Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ. Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định.

Công văn đến, công văn đi phải được giải quyết và xử lý khẩn trương, nhanh gọn trong ngày, đúng mực và giữ bí hiểm, bảo vệ sự hoạt động giải trí, quản lý và điều hành thông suốt của doanh nghiệp .

Source: https://mindovermetal.org
Category: Wiki là gì