Ứng Dụng Excel Trong Quản Lý Dự Án, File Excel Quản Lý Dự Án Bằng Phương Pháp Evm

Project Management là một trong những chủ đề yêu dấu của tôi. Công việc trước kia của tôi, tôi đã triển khai 1 số ít phần của một số ít dự án và trong hầu hết toàn bộ chúng, tôi đều sử dụng Microsoft Excel rất nhiều để triển khai những trách nhiệm quản lý dự án khác nhau. Trong trang này, bạn hoàn toàn có thể tìm thấy một số ít tài nguyên, trợ giúp và những bài viết về Quản lý dự án ( Project Management ) bằng MS Excel và những hướng dẫn tạo Dashboard trong Excel .
Đang xem : ứng dụng excel trong quản lý dự án

Sử dụng MS Excel để lập Biểu đồ Gantt chart và Lập kế hoạch dự án:

Biểu đồ Gantt chart là một cách truyền thống cuội nguồn để sẵn sàng chuẩn bị và theo dõi kế hoạch dự án. Nó cho thấy những hoạt động giải trí ở bên trái và ngay trên đầu trang. Giao lộ của một hoạt động giải trí và ô ngày được tô sáng nếu hoạt động giải trí đó được triển khai vào ngày đó. Biểu đồ Gantt chart cũng hoàn toàn có thể cung ứng những thông tin tùy chọn

Kế hoạch so với thực tế của dự án % Hoàn thành các hoạt động. Tiến độ / tình trạng chung của dự án Các hoạt động quan trọng để đi tới một biểu đồ Gantt chart

Ví dụ về biểu đồ Grantt chart :

Chuẩn bị biểu đồ Gantt Chart trong Microsoft Excel:

Excel, thực chất lưới của nó cung ứng một cách tuyệt vời để chuẩn bị sẵn sàng và quản lý những kế hoạch dự án. Chúng tôi hoàn toàn có thể sử dụng những tính năng của Excel như định dạng có điều kiện kèm theo và công thức để sẵn sàng chuẩn bị một biểu đồ gantt chart tổng lực miêu tả hầu hết mọi dự án. Vì Excel là một ứng dụng rất phổ cập và hầu hết những nhà quản lý đều biết cách sử dụng nó, sử dụng excel để chuẩn bị sẵn sàng và duy trì biểu đồ Gantt chart hoàn toàn có thể rất hiệu suất cao và thuận tiện .

Báo cáo dự án và bảng điều khiển quản lý dự án:

Báo cáo là một trong những góc nhìn quan trọng nhất của quản lý dự án. Khi tôi đang dẫn dắt những dự án, tôi thường nhận được những câu hỏi như ,
Dự án đang diễn ra như thế nào ? Các yếu tố quan trọng tất cả chúng ta nên lo ngại là gì ? Tiến trình của hoạt động giải trí x là gì ? Có phải tất cả chúng ta đang đi đúng hướng về ngân sách, tài nguyên vv ?
Từ những cổ đông dự án và nhóm hỗ trợ vốn của tôi. Trả lời những câu hỏi này sẽ rất thuận tiện nếu bạn đã sẵn sàng chuẩn bị một bảng điều khiển và tinh chỉnh quản lý dự án tốt. Bảng điều khiển và tinh chỉnh quản lý dự án cung ứng tổng thể những thông tin quan trọng về một dự án trong một Snapshot
Một ví dụ về Project Management Dashboard ( bảng điều khiển và tinh chỉnh quản lý dự án ) :

Làm cách nào để tạo Bảng điều khiển quản lý dự án trongExcel?

Excel lại tỏa sáng như một công cụ tuyệt vời và hoàn hảo nhất để tạo bảng điều khiển và tinh chỉnh dự án. Do những tính năng can đảm và mạnh mẽ khác nhau như biểu đồ excel, định dạng có điều kiện kèm theo, rất thuận tiện để thiết lập và update báo cáo trạng thái dự án tổng lực trong excel. Tôi đã sử dụng những khái niệm này để thiết kế xây dựng 1 số ít bảng điều khiển và tinh chỉnh quản lý dự án trong excel. Bạn hoàn toàn có thể triển khai theo những link sau :

Timesheets và Công cụ theo dõi quản lý dự án

Một trong những ông chủ của tôi đã từng nói rằng Nếu bạn không hề thống kê giám sát, bạn không hề quản lý được. Một người quản lý dự án tốt luôn luôn đứng đầu trong những điều khác nhau đang diễn ra trong một dự án. Và đó là nơi theo dõi đến trong hình ảnh. Vào bất kể ngày nào, người quản lý dự án đều phải xuất hiện tham gia vào những yếu tố trong dự án như :
Rủi ro trong dự ánHoạt động trong dự ánThực hiện những mục của những thành viên khác nhau trong nhómBảng chấm công và thanh toánNgân sách và tiền tài

Trình theo dõi sự cố bằng Excel và ví dụ minh họa:

Sử dụng Excel để chuẩn bị bảng tính theo dõi dự án

Excel là lựa chọn tự nhiên để theo dõi các mục dự án khác nhau. Do tính đơn giản và dễ sử dụng, người quản lý dự án có thể dễ dàng tạo một mẫu trong excel để theo dõi một vấn đề gì đó và sau đó chia sẻ mẫu với các thành viên trong nhóm để theo dõi nó.

Biểu đồ quản lý dự án

Chart hoặc Visualizations ( trực quan hóa ) giúp những nhà quản lý dự án cảm nhận được nơi dự án đang hướng tới. Có nhiều loại biểu đồ mà một PM sẽ sử dụng hàng ngày như :
Burn Down Charts : Mô tả số lượng khoanh vùng phạm vi của dự án được triển khai xong. Resource Loading Chart : Hiển thị mức độ chiếm hữu tài nguyên dự án và giúp PM quyết định hành động nên thêm hay xóa tài nguyên khỏi nhóm. Project Milestone Chart : Truyền đạt quá trình toàn diện và tổng thể của dự án theo dòng thời hạn và phân phối cái nhìn vĩ mô về những sự kiện khác nhau trong dự án. Open and Closed Issues : Rõ ràng cho biết những yếu tố trong dự án đang được xử lý tốt như thế nào và đưa ra một tín hiệu của xu thế. Budget and Actual Charts : Hiển thị phạm vi dự án, kế hoạch, tiêu tốn sẽ được chi ngân sách theo kế hoạch. Open and Closed Issues và ví dụ Biểu đồ quản lý dự án

Mẫu biểu đồ Excel để quản lý dự án
Microsoft Excel có một số ít tính năng sử dụng biểu đồ. Các PM hoàn toàn có thể thuận tiện tạo ra hầu hết mọi loại biểu đồ tương quan đến quản lý dự án bằng MS Excel trong vài phút. Tôi đã viết nhiều về cách tạo những biểu đồ PM khác nhau trải qua Excel .
Xem thêm : Khóa Học Bơi Cho Trẻ Em Từ 6 Đến 10 Tuổi Ở TP. Đà Nẵng, Lớp Học Bơi Cho Trẻ Em Tại TP.HN

Công thức MS Excel cho người quản lý dự án

Học một vài công thức excel hoàn toàn có thể cải tổ đáng kể hiệu suất của người quản lý dự án. Hầu hết những câu hỏi hàng ngày của PM đều hoàn toàn có thể được vấn đáp thuận tiện nếu họ biết cách viết 1 số ít công thức excel đơn thuần như :
VLOOKUP ( ví dụ : tiến trình của một hoạt động giải trí đơn cử ), SUMIF ( ví dụ : Bộ nhớ nhóm bao nhiêu giờ x tuần ? ), COUNTIF ( ví dụ : Có bao nhiêu yếu tố được mở ? ), NETWORKDAYS ( ví dụ : Có bao nhiêu ngày thao tác trong tháng này ? ), v.v.
Tại PHD, chúng tôi đã luận bàn thoáng đãng về những công thức excel khác nhau và ứng dụng của chúng cho việc làm hàng ngày của những nhà quản lý, nhà nghiên cứu và phân tích và người dùng văn phòng khác .

Mẫu quản lý dự án Excel:

Mặc dù đúng là MS Excel rất dễ sử dụng và học hỏi, nhưng hầu hết những nhà quản lý dự án đều khó có thời hạn và luôn tìm cách để tăng hiệu suất của họ. Đây là nơi sử dụng một bộ những mẫu được xác lập trước hoàn toàn có thể giúp bạn. Dựa trên hơn 4 năm kinh nghiệm tay nghề của tôi với những dự án lớn, tôi đã chuẩn bị sẵn sàng một bộ mẫu Excel hoàn toàn có thể giúp bạn thao tác hiệu suất cao và hiệu suất cao trong khi quản lý dự án. Những mẫu này hoàn toàn có thể giúp bạn trong :

Lập kế hoạch dự án thông qua biểu đồ Gantt Theo dõi dự án thông qua Bảng thời gian- Time Sheets hoặc trình tự rủi roQuản lý dự án thông qua danh sách để làm báo cáo dự án thông qua Statur Reports, Charts và Dashboards.

Xem thêm : Soạn Bài Đặc Điểm Của Văn Bản Nghị Luận Ngắn Nhất, Soạn Bài Đặc Điểm Của Văn Bản Nghị Luận
Hãy cùng nhau mày mò về Project management trong Excel để có thêm cho bạn những chiêu thức hữu hiệu trong ứng dụng Excel vào việc làm .

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel

Điều hướng bài viết

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay