Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

ThS. Lê Văn Năng
Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.  Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính và công tác văn thư, lưu trữ

1.1. Thực trạng chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chỉnh

Hiện nay, quy trình tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT ) trong công tác quản trị hành chính gặp không ít khó khăn vất vả. Chưa hình thành được nguồn thông tin ( tài liệu ) điện tử đủ nhiều và có chất lượng cao để Giao hàng công tác chỉ huy điều hành quản lý, tương hỗ chỉ huy ra quyết định hành động hành chính kịp thời ; nhất là hiệu quả tin học hóa chưa tương hỗ đắc lực cho việc ra quyết định hành động hành chính cũng như phân phối không thiếu thông tỉn của doanh nghiệp và nhân dân ; tương hỗ những ngành kinh tế tài chính – xã hội khác tăng trưởng. Mặc dù mạng lưới hệ thống thông tin điện tử của nhà nước đã hình thành, nhưng việc quản lý và vận hành những mạng lưới hệ thống thông tin điện tử đã tiến hành trong thời hạn qua còn có nhiều hạn chế, không đồng đều giữa những địa phương .
Bên cạnh những khó khăn vất vả về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí đầu tư quản lý và vận hành còn eo hẹp, khó khăn vất vả lớn là quy trình cải cách hành chính nhà nước còn chậm, chưa tương hỗ việc đổi khác phương pháp thao tác trong môi trường tự nhiên công nghệ tiên tiến mới. Đội ngũ chỉ huy, công chức, viên chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với nhu yếu thao tác ngặt nghèo của mạng lưới hệ thống thông tin điện tử trong những cơ quan hành chính nhà nước .
Việc nhận thức vai trò của ứng dụng CNTT mang lại hiệu suất cao cho công tác quản trị quản lý nói chung còn thấp, biểu lộ ở góp vốn đầu tư cho tin học hóa, sắp xếp thời hạn, nguồn nhân lực của Bộ, tỉnh cho chương trình tin học hóa còn thấp, thực trạng cát cứ thông tin vẫn diễn ra. Công tác thông tin tuyên truyền hiểu rõ quyền lợi của ứng dụng CNTT còn chậm, tỷ suất tham gia dịch vụ điện tử của nhà nước còn thấp. Tình trạng chậm phát hành văn bản quy phạm pháp luật đã làm tác động ảnh hưởng đến tiến trình tiến hành những dự án Bất Động Sản ứng dụng công nghệ thông tin, không tổ chức triển khai được nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong những cơ quan hành chính nhà nước ; không giải phóng được lưu lượng thông tin điện tử trao đổi trên mạng .
Tuy còn những hạn chế nhất định, cùng với sự cố gắng của những Bộ, ngành, ủy ban nhân dân những tỉnh, thành phố trong việc ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản trị hành chính đã đạt được những hiệu quả đáng ghi nhận. Tạo ra một phương pháp thao tác mới có sử dụng CNTT trong những cơ quan hành chính nhà nước, nâng cao hiệu suất cao thao tác của chỉ huy, công chức, viên chức nhà nước. Nhiều cơ quan nhà nước đã chuyển từ quản lý và điều hành thủ công truyền thống sang quản lý và điều hành qua mạng máy tính, thiết lập được mạng lưới hệ thống thông tin điện tử trong cả nước, hình thành mạng lưới hệ thống thông tin điện tử của nhà nước, gồm có TT tích hợp tài liệu của những Bộ, những tỉnh, mạng cục bộ ( LAN ) của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu tổ chức bên trong của Bộ, tỉnh, mạng diện rộng link những mạng lưới hệ thống tin học của Bộ, tỉnh. Trong đó điểm quy tụ của toàn mạng lưới hệ thống thông tin điện tử của nhà nước là cổng thông tin điện tử nhà nước được khai trương mở bán và đưa vào quản lý và vận hành .
Hệ thống thông tin điện tử của những bộ, tỉnh đã quản lý và vận hành những ứng dụng ứng dụng tin học hóa quản trị hành chính nhà nước và phân phối thông tin ship hàng chỉ huy của bộ, tỉnh và Thủ tướng nhà nước .
Theo Báo cáo nhìn nhận xếp hạng trang / cổng thông tin và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin năm 2011, những Bộ, cơ quan ngang Bộ và ủy ban nhân dân những những tỉnh, thành phố thường trực Trung ương đã cung ứng gần 1000 dịch vụ công trực tuyến ( có hơn 800 dịch vụ mức độ 3 và 8 dịch vụ mức độ 4 ). Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị quản lý và điều hành của những cơ quan nhà nước cũng đã được nâng cao : tỷ suất cán bộ liên tục sử dụng email khá cao, hơn 80 % so với cơ quan cấp Bộ, trên 60 % ở cấp Q. / huyện, số liệu khảo sát về tàng trữ thông tin số trong những cơ quan nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2011 cũng cho thấy : có 110 / 169 cơ quan, tổ chức triển khai được khảo sát sử dụng ứng dụng để ĐK văn bản đi, đến và 101 / 169 cơ quan, tổ chức triển khai đã trao đổi văn bản điện tử qua mạng, trong đó đa phần là trao đổi thư điện tử trong nội bộ ( 63,3 % ), với cơ quan cấp trên ( 53,3 % ), cấp dưới ( 51,5 % ) và ngang cấp ( 57,4 % ) .

1.2.  Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Theo Luật Lưu trữ thì tài liệu tàng trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn :
– Được tạo lập ở dạng thông điệp dữ ỉiệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được lựa chọn để tàng trữ ;
– Được sổ hóa từ tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác .
Trong đó, những đặc thù sau đây được coi là quan trọng để xác lập giá trị tài liệu tàng trữ điện tử :
– Tồn tại một cách hoàn hảo và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và tàng trữ lúc bắt đầu ;
– Có mối link rõ ràng với những tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài mạng lưới hệ thống trải qua mã phân loại hoặc những chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại ;
– Có ngữ cảnh hành chính, hoàn toàn có thể nhận dạng được ;
– Có tác giả, địa chỉ và thời hạn tạo ra ;
– Phản ánh một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc có 1 số ít đặc thù chung .
a ) Đối với nhóm tài ỉiệu tàng trữ điện tử được tạo lập ở dạng thông điệp tài liệu hình thành trong quả trình hoạt động giải trí của cơ quan, to chức, cá thể
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phát hành Công văn số 139 / VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản trị văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong thiên nhiên và môi trường mạng. Nội dung văn bản hướng dẫn quá trình giải quyết và xử lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường tự nhiên mạng. Tuy nhiên, đây mới chỉ là công văn hướng dẫn chưa phải văn bản quy phạm pháp luật và nội dung văn bản chưa lao lý điều kiện kèm theo để bảo vệ tính xác nhận, tính toàn vẹn và năng lực truy vấn cũng như những nhu yếu của việc tích lũy, lựa chọn, dữ gìn và bảo vệ, sử dụng so với nhóm tài liệu này .
Do chưa có văn bản lao lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý tài liệu tàng trữ điện tử nên tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị quản lý và điều hành, đặc biệt quan trọng là mạng lưới hệ thống quản trị, giải quyết và xử lý văn bản chưa theo nhu yếu của công tác văn thư, tàng trữ về quá trình tạo lập, chuyển giao, giải quyết và xử lý và tàng trữ văn bản ở quá trình văn thư cũng như việc chuyển giao vào tàng trữ để bảo vệ giá trị pháp lý và giá trị tàng trữ của văn bản, tài liệu. Phần mềm ứng dụng quản trị văn bản lúc bấy giờ ở hầu hết những cơ quan hầu hết xuất phát từ nhu yếu ship hàng giải quyết và xử lý thông tin nhanh bằng phương tiện đi lại điện tử, tiết kiệm chi phí thời hạn, mang lại hiệu suất cao thông tin kịp thời. Việc bảo vệ tính xác nhận, tính toàn vẹn và năng lực trụy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh, được lựa chọn để tàng trữ lâu bền hơn chưa được triển khai .
b ) Đổi với nhóm tài liệu được sổ hỏa từ tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác
Trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể trước kia và ngày này ngoài tài liệu điện tử có rất nhiều tài liệu hình thành trên những vật mang tin khác. Việc số hóa tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác cũng là một trách nhiệm quan trọng của những cơ quan tàng trữ nhằm mục đích dữ gìn và bảo vệ lâu bền hơn tài liệu tàng trữ và cung ứng nhu yếu san sẻ, cung ứng thông tin tài liệu tàng trữ một cách nhanh gọn, đúng chuẩn .
Trong những năm qua, những Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã triển khai số hoá tài liệu tàng trữ để dữ gìn và bảo vệ và khai thác, sử dụng. Cụ thể như sau :
Các Trung tâm Lưu trữ vương quốc đã số hoá được khoảng chừng 5.000.000 trang ảnh, 2.500 giờ ghi âm, cơ sở tài liệu thông tin cấp 2 ( meta data ), 1.500.000 hồ sơ, văn bản .
– Các Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh đã số hoá được khoảng chừng : 12.000.000 trang ảnh, cơ sở tài liệu thông tin cấp 2 ( meta data ), 4.500.000 hồ sơ, văn bản .
Đối với việc quản lý tài liệu số hoá từ tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phát hành Hướng dẫn số 169 / HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 về việc hướng dẫn kiến thiết xây dựng cơ sở tài liệu tàng trữ. Nội dung văn bản hướng dẫn miêu tả thông tin đầu vào so với những tài liệu, hồ sơ việc làm, cơ quan tàng trữ, phông / sưu tập tàng trữ, hồ sơ tàng trữ, văn bản trong hồ sơ tàng trữ. Tuy nhiên, văn bản chưa có những pháp luật về định dạng tài liệu để trao đổi và tàng trữ .
Từ những nguyên do trên dẫn đến những khó khăn vất vả trong việc san sẻ thông tin, tích lũy, nộp lưu giữa những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể với tàng trữ cơ quan và tàng trữ lịch sử dân tộc cũng như việc dữ gìn và bảo vệ, sao lưu dự trữ, Phục hồi dự trữ tài liệu tàng trữ điện tử tại những cơ quan tàng trữ .

2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới

2.1. Công tác tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử

Để bảo vệ tính xác nhận của tài liệu, nhu yếu quan trọng là phải xử lý được yếu tố phong cách thiết kế những mạng lưới hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai phải được trấn áp một cách ngặt nghèo trong suốt vòng đời của chúng. Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan tàng trữ cần được xác lập rõ ràng trong mối quan hệ với những cơ quan có tính năng quản trị nhà nước về công nghệ thông tin, về phân phối và quản trị chữ ký điện tử, về thiết kế xây dựng những pháp luật pháp lý so với tài liệu điện tử, trong việc bảo vệ những yêu càu kỹ thuật, những chuẩn tài liệu, chuẩn trao đổi thông tin … có tương quan đến việc tạo lập và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Một khi, cơ quan tàng trữ không có thẩm quyền so với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít giải pháp / giải pháp trong việc quản lý tài liệu điện tử .
Quyết định số 1605 / QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng nhà nước đã pháp luật để bảo vệ thiên nhiên và môi trường pháp lý phải “ Xây dựng lao lý về quy trình tiến độ trao đổi, tàng trữ, giải quyết và xử lý văn bản điện tử trên toàn nước ” và giao cho Bộ Nội vụ nghĩa vụ và trách nhiệm “ Chủ trì, phối hợp với Bộ tin tức và Truyền thông thiết kế xây dựng, phát hành lao lý về quá trình trao đổi, tàng trữ, giải quyết và xử lý văn bản điện tử trên toàn nước ”. Luật Giao dịch điện tử cũng pháp luật về “ Lưu trữ thông điệp dữ liệu ” và “ Nội dung, thời hạn tàng trữ so với thông điệp tài liệu được triển khai theo pháp luật của pháp lý về tàng trữ ”, về “ Quản lý và sử dụng thông tin số ”, Luật Công nghệ thông tin lao lý việc phân phối, trao đổi, truyền đưa, tàng trữ, sử dụng thông tin số phải bảo vệ không vi phạm những hành vi bị nghiêm cấm của Luật và những pháp luật khác của pháp lý có tương quan .
Thực hiện trách nhiệm này, trong thời hạn tới cần phải có những pháp luật sau :
– Tài liệu tàng trữ điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai phải được lập hồ sơ, lựa chọn và dữ gìn và bảo vệ theo nhiệm vụ tàng trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử .
– Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo vệ để tài liệu tàng trữ điện tử có tính xác nhận, toàn vẹn, đồng điệu, bảo đảm an toàn thông tin, có năng lực truy vấn và quy đổi theo thời hạn ở môi trường tự nhiên điện tử ngay từ khi tài liệu được tạo lập .
– Bộ Nội vụ chủ trì, phối họp với Bộ tin tức và Truyền thông lao lý tiến trình trao đổi, tàng trữ, xử lý tài liệu điện tử và nghĩa vụ và trách nhiệm của những cá thể, đem vị trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm trong mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử .

–   Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu trên các vật mang tin khác sau khi tài liệu này đã được số hoá.

– Cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng chữ ký số để xác nhận tài liệu sau khi số hoá để bảo vệ tính xác nhận và toàn vẹn của tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai phải phân phối những nhu yếu của pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử .

2.2.  Công tác xác định giá trị tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều biến hóa từ thời gian chúng được sản sinh cho đến khi hết giá trị hiện hành. Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái tăng trưởng, những cơ quan / tổ chức triển khai sản sinh ra tài liệu liên tục phải update những biến hóa đó trong những mạng lưới hệ thống thông tin của mình gồm có cả những tài liệu “ sống ” trong những mạng lưới hệ thống đó. Trong mỗi lần quy đổi tài liệu hình thành trong một mạng lưới hệ thống đã lỗi thời sang một mạng lưới hệ thống mới, bên cạnh những đổi khác có chủ định, những biến hóa không cố ý vẫn xảy ra vì mỗi công nghệ tiên tiến có một sự định dạng, phương pháp tổ chức triển khai tài liệu khác nhau và đặc biệt quan trọng là ngày càng ưu việt hơn. Như vậy, sẽ hình thành một “ quy trình tiến độ dữ gìn và bảo vệ liên tục ”. Quy trình này khởi đầu khi tài liệu được tạo lập theo đúng những nhu yếu về tính xác nhận đã đặt ra và liên tục với việc ghi chép lại / tài liệu hoá hàng loạt những biến hóa so với tài liệu cũng như những quy trình nhìn nhận, chuyển giao, tái tạo và dữ gìn và bảo vệ tài liệu .
Việc xác lập giá trị tài liệu điện tử để lựa chọn cho tàng trữ, thế cho nên phải gồm có những hoạt động giải trí sau : tích lũy thông tin về tài liệu và những toàn cảnh của chúng ; xác lập giá trị của tài liệu ; xác lập tính khả thi của việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu, và đưa ra quyết định hành động nhìn nhận sau cuối. Những thông tin về tài liệu cần được tích lũy gồm có thông tin về toàn cảnh tạo lập và về toàn cảnh công nghệ tiên tiến – thông tin làm cơ sở và địa thế căn cứ vào đó, tài liệu được xem là xác nhận. Việc xác lập giá trị yên cầu phải xác lập cả giá trị cần liên tục dữ gìn và bảo vệ của tài liệu điện tử và tính xác nhận của chúng. Tóm lại, việc xác lập giá trị tài liệu gồm có 4 phần :
– Phải xem xét, xác lập tính xác nhận của tài liệu ;
– Phải xác lập tính khả thi của việc bảo toàn tính xác nhận của tài liệu trong suốt quy trình dữ gìn và bảo vệ, khai thác sử dụng sau này ;
– Các tiêu chuẩn nhìn nhận và việc nhìn nhận phải được triển khai ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu ;
– Phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan / tổ chức triển khai sản sinh ra tài liệu. Đe bảo vệ những nhu yếu này, cần có những lao lý theo nguyên tắc, chiêu thức và tiêu chuẩn xác lập giá trị nội dung tài liệu tàng trữ trên những vật mang tin khác .

2.3.  Công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử

Việc lựa chọn những phương tiện đi lại và khuôn thức chuyển giao, dữ gìn và bảo vệ tài liệu là nhu yếu cần phải được điều tra và nghiên cứu, lao lý bởi những cơ quan có thẩm quyền. Việc này, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, nước Australia … góp vốn đầu tư điều tra và nghiên cứu một cách có mạng lưới hệ thống. Ở Nước Ta, Bộ tin tức và Truyền thông đã phát hành Thông tư số 01/2011 / TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 về việc công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Trong đó pháp luật những tiêu chuẩn : tiêu chuẩn về liên kết ; tiêu chuẩn về tích hợp tài liệu ; tiêu chuẩn về truy vấn thông tin ; tiêu chuẩn về bảo đảm an toàn thông tin ; tiêu chuẩn về tài liệu đặc tả .
Cùng với sự lựa chọn và biến hóa của những phương tiện đi lại tàng trữ này là sự tăng cấp nền tảng công nghệ tiên tiến. Phương tiện tàng trữ được triển khai trong thiên nhiên và môi trường công nghệ tiên tiến này không hề sử dụng được trong thiên nhiên và môi trường công nghệ tiên tiến mới. Vì vậy, phải có những giải pháp kịp thời để giải quyết và xử lý. Cơ hội so với công tác tích lũy, dữ gìn và bảo vệ tài liệu điện tử là vật mang tin có dung tích lớn, hoàn toàn có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức : băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa tàng trữ trực tuyến … tiết kiệm chi phí được thời hạn, kho tàng, nhân lực .
Bên cạnh đó là những thử thách như vận tốc đổi khác của công nghệ tiên tiến cho thấy bất kể sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện đi lại chuyển giao đều chỉ mang tính nhất thời. Vì không có nhu yếu đơn cử nào về phương tiện đi lại tàng trữ nên việc lựa chọn nghĩa vụ và trách nhiệm hầu hết ở đây dựa trên những tác nhân ảnh hưởng tác động đến cơ quan tàng trữ. Vì nỗ lực của tàng trữ không riêng gì đơn thuần là dữ gìn và bảo vệ tài liệu mà yếu tố truy vấn, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác tàng trữ. Trong quy trình tích lũy tài liệu điện tử, cần phải xem xét những yếu tố : khuôn thức tệp tài liệu chuyển giao được gật đầu ; xác lập cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn hảo hoặc có yếu tố về tính xác nhận của tài liệu ; xác lập phương tiện đi lại chuyển giao : chuyển giao trên những phương tiện đi lại số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến. Chuyển giao trên băng là những thao tác sao chép những tài liệu sang băng, thường được triển khai bằng cách sử dụng những ứng dụng sao lưu, những ứng dụng này thường có tính độc quyền cao, giá tiền đắt. Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện đi lại chuyển giao cần phải được xem xét và thoả thuận trước với những cơ quan / tổ chức triển khai sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào những Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Sau khi tài liệu được tích lũy về những Lưu trữ lịch sử vẻ vang, yếu tố quan trọng nhất và cũng là khó khăn vất vả nhất so với công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu tàng trữ điện tử là : duy trì những thành phần của tài liệu điện tử và những siêu dữ liệu tương quan ; hoàn toàn có thể tái tạo được tài liệu bảo vệ tính xác nhận khởi đầu. Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc Phục hồi lại nó, tức là sắp xếp lại những thành phần số hoá và trình diễn nó dưới dạng khởi đầu. Định hướng quản trị trong thời hạn tới như sau : Khi giao nộp tài liệu tàng trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang, hồ sơ phải liên tục phản ánh nội dung, cấu trúc và toàn cảnh đã được hình thành. Hồ sơ phải được bảo vệ khỏi hư hỏng hoặc những hành vi hủy hoại, đổi khác ; tài liệu không bị biến hóa, xóa hay bị mất. Trước khi thực thi giao nộp tài liệu, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc phải thực thi kiểm tra chất lượng kỹ thuật để bảo vệ những nhu yếu về tính xác nhận, tính toàn vẹn và năng lực truy vấn của hồ sơ .

2.4. Công tác tồ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Khác với những chiêu thức tàng trữ truyền thống cuội nguồn như tàng trữ trên giấy, băng từ, micro film hay 1 số ít phương tiện đi lại mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõ thế mạnh trên toàn bộ những phương diện như : hoàn toàn có thể tra cứu thông tin tài liệu tàng trữ theo nhiều chiều, so với những mô hình tài liệu, so với nhiều phông ; hoàn toàn có thể Giao hàng đồng thời nhiều fan hâm mộ cùng một thời gian ; hoàn toàn có thể tàng trữ trên nhiều phương tiện đi lại, dữ gìn và bảo vệ ở nhiều nơi, bảo vệ tính bảo đảm an toàn của những cơ sở tài liệu ; phân phối công cụ quản trị tân tiến cho công tác tàng trữ như thống kê tàng trữ, quản trị fan hâm mộ, quản trị kho, quản trị thiên nhiên và môi trường dữ gìn và bảo vệ ( nhiệt độ, độ ảm ). Đe tăng cường Giao hàng khai thác, sử dụng tài liệu tàng trữ điện tử nhằm mục đích phát huy giá trị tài liệu tàng trữ, khuynh hướng quản trị trong thời hạn tới như sau :
– Cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm đăng tải những thông tin về tiến trình, thủ tục, ngân sách thực thi dịch vụ sử dụng tài liệu tàng trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai .
– Khuyến khích những cơ quan, tổ chức triển khai triển khai dịch vụ sử dụng tài liệu tàng trữ điện tử trực tuyến .
– Tài liệu tàng trữ điện tử thuộc hạng mục hạn chế sử dụng không được liên kết và ship hàng sử dụng trên mạng diện rộng .
– Bộ Nội vụ hướng dẫn những tính năng cơ bản của ứng dụng Giao hàng công tác quản trị và sử dụng tài liệu tàng trữ điện tử .
– Triển khai ứng dụng ship hàng công tác quản trị, khai thác, sử dụng tài liệu tàng trữ tại những cơ quan tàng trữ là nguồn nộp lưu vào những Trung tâm Lưu trữ vương quốc phân phối những nhu yếu đồng bộ hoá tài liệu và tích hợp tài liệu từ những cơ quan tàng trữ ; Giao hàng khai thác sử dụng tài liệu tàng trữ trực tuyến phân phối nhu yếu ở mức độ 4 :
+ tin tức về tiến trình, thủ tục triển khai dịch vụ khai thác sử dụng tài liệu tàng trữ trực tuyến, những sách vở thiết yếu, những bước thực thi, thời hạn thực thi, ngân sách thực thi dịch vụ ;
+ Cho phép fan hâm mộ tải về mẫu đơn, hồ sơ để fan hâm mộ hoàn toàn có thể in ra giấy, hoặc điền vào những mẫu đơn. Việc nộp lại hồ sơ sau khi triển khai xong được triển khai qua đường bưu điện hoặc fan hâm mộ trực tiếp mang đến những Trung tâm Lưu trữ vương quốc ;
+ Độc giả hoàn toàn có thể điền trực tuyến vào những mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến những mẫu đơn, sau khi điền xong tới những Trung tâm Lưu trữ vương quốc. Các nhu yếu đọc tài liệu và vấn đáp nhu yếu được triển khai qua mạng. Tuy nhiên, việc giao dịch thanh toán ngân sách và trả tác dụng sẽ được triển khai khi fan hâm mộ đến trực tiếp những Trung tâm Lưu trữ vương quốc ;
+ Ngoài những mức độ trên, việc giao dịch thanh toán ngân sách được triển khai trực tuyến, việc ship hàng fan hâm mộ được thực thi trực tuyến .
Hiện nay, Lưu trữ tại những nước tăng trưởng, đã triển khai việc tích lũy tài liệu tàng trữ điện tử hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể và số hóa tài liệu tàng trữ để thiết kế xây dựng những cơ sở tài liệu vương quốc, tạo lập những dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu tàng trữ như những mạng lưới hệ thống thông tin : địa chính, thăm dò tài nguyên, nông nghiệp, khoa học công nghệ tiên tiến. Cùng với đó là những dịch vụ tàng trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin ngày càng tăng trưởng với vận tốc nhanh gọn. Bởi vậy, yếu tố quản trị công tác : tích lũy ; xác lập giá trị tài liệu ; dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn ; tổ chức triển khai khai thác, sử dụng ; bảo vệ tính xác nhận và toàn vẹn thông tin tài liệu tàng trữ điện tử là một yếu tố có tính cấp bách và cũng là thử thách cần phải được những cơ quan quản trị tàng trữ có thẩm quyền góp vốn đầu tư nghiên cứu và điều tra và phát hành những chủ trương. Nếu không, hoàn toàn có thể xảy ra việc những cơ quan tàng trữ không hề tích lũy được tài liệu điện tử hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể ; không bảo vệ tính toàn vẹn, tính xác nhận trong quy trình tích lũy và dữ gìn và bảo vệ ; không bảo vệ được năng lực truy vấn trong quy trình dữ gìn và bảo vệ do lỗi thời về công nghệ tiên tiến. / .

Tài liệu tham khảo:

1. Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội trải qua ngày 29 tháng 11 năm 2005 .
2. Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội trải qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 .
3. Luật Lưu trữ đuợc Quốc hội trải qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 .
4. Nghị quyết số 07/2000 / NQ-CP ngày 05 tháng 6 năm 2000 của nhà nước về “ Xây dựng và tăng trưởng công nghệ phần mềm tiến trình 2000 – 2005 ” .
5. Nghị định số 57/2006 / NĐ-CP ngày 09/6/2006 của nhà nước về thương mại điện tử .
6. Nghị định số 26/2007 / NĐ-CP ngày 15 tháng 2 năm 2007 của nhà nước về chữ ký số và dịch vụ xác nhận chữ ký số .
7. Nghị định số 64/2007 / NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giải trí của những cơ quan nhà nước .
8. Nghị định số 71/2007 / NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2007 của nhà nước lao lý chi tiết cụ thể và hướng dẫn thi hành 1 số ít điều của Luật Công nghệ thông tin .

9. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

10. Quyết định số 128 / 2000 / QĐ-TTg ngày 20 tháng 11 năm 2000 của Thủ tuớng Chính Phủ về “ Một số chủ trương và giải pháp khuyến khích góp vốn đầu tư vào tăng trưởng công nghệ phần mền ” .
11. Quyết định số 81/2001 / QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm 2001 của Thủ tướng nhà nước về việc phê duyệt Chương trình hành vi tiến hành Chỉ thị số 58 – CT / TW của Bộ Chính trị .
Nguồn : Kỷ yếu hội thảo chiến lược khoa học

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay