Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ bằng công nghệ thông tin

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.08 MB, 18 trang )

I.PHẦN MỜ ĐẦU
1. BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI
Hòa trong xu thế đổi mới từng bước tiến lên công nghiệp hóa – hiện đại hóa
của đất nước, ngành GD – ĐT nước ta không ngừng phát triển để đáp ứng những yêu
cầu trong thời kỳ mới. Thực hiện chủ trương của Đảng về việc “Nâng cao năng lực,
bồi dưỡng nhân tài, lấy khoa học kỹ thuật và công nghệ làm trung tâm”, yêu cầu
cấp bách hàng đầu đặt ra với công tác giáo dục đào tạo là cần phải xây dựng, bồi
dưỡng một đội ngũ chủ nhân tương lai của đất nước xứng tầm, để đưa đất nước tránh
khỏi tình trạng tụt hậu về mọi mặt so với các nước trong khu vực và trên thế giới.
Thực hiện chỉ thị số 47/2008/CT-BGDĐT ngày 14 tháng 8 năm 2008 của Bộ
Giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ trọng tâm của Giáo dục Mầm non, giáo dục phổ
thông, giáo dục thường xuyên và giáo dục chuyên nghiệp. Nhà trường đã tiến hành
triển khai thực hiện từ năm học 2008-2009 đến nay. Năm học 2013 – 2014 vẫn tiếp
tục được xác định là “Năm học đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới
quản lý tài chính và triển khai phong trào xây dựng trường học thân thiện, học
sinh tích cực”.
Để hưởng ứng chủ đề năm học nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ trọng tâm
trong năm học 2013 – 2014 và các năm học tiếp theo, trường THCS Giục Tượng đã
tích cực triển khai và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nội dung trọng tâm của năm
học, trong đó có lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. Đặc biệc là
lĩnh vực văn thư và lưu trữ hồ sơ của nhà trường.
2. Lý do chọn đề tài:
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong
nhà trường
,
tôi nhận thấy
:
khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin tư liệu đã xử lý đó
là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.

Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là

nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý,
chính
xác và
kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế
,
nhà trường
không thể rút ngắn thời

gian ban
hành các quyết định, giải quyết

kịp thời
,
đúng đắn

các
yêu cầu

của cấp trên và
cán bộ giáo viên nếu

không có đầy

đủ,
kịp thời

thông
tin từ

tư liệu lưu trữ
.
1
Công việc

nhà trường được tiến

hành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ,

tư liệu có được cẩn thận, sắp xếp có
khoa học hay không. Hồ sơ quản lý các văn bản, công văn đi, đến, các loại hồ sơ có
liên quan đến thông tin cán bộ giáo viên và học sinh được lưu trữ qua nhiều năm,
thông tin và số lượng hồ sơ tăng lên rất nhiều, với hình thức lưu trữ truyền thống là
viết trên giấy. Hiện nay, các hồ sơ quản lý của nhà trường còn được tăng cường thêm
cách lưu trữ khác đó là lưu thêm trên máy tính. Tuy cách lưu thêm hồ sơ trên máy
tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật và xử lý thông tin nhanh chống, chính xác, kịp
thời nhưng vẫn không đảm bảo dữ liệu sẽ không bị mất. Vì máy tính có thể bị virus,
hỏng ổ cứng chứa dữ liệu…
Vì vậy, với một cán bộ văn thư và lưu trữ dữ liệu, qua nhiều năm kinh nghiệm
trong công tác văn thư và lưu trữ, tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn thư và đó cũng là lý do chọn đề tài “Một số
biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin”.
3. Phạm vi và đối tượng của đề tài
-Phạm vi: Đề tài nghiên cứu các biện pháp quản lý hồ hơ, công văn đi, đến, các
văn bản nhà trường bằng ứng dụng công nghệ thông tin. đề tài này áp dụng được cho
tất cả các trường học trong tỉnh về lĩnh vực quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ.
-Đối tượng: Được nhà trường phân công nhiệm vụ văn thư, có nhiệm vụ quản lý,
theo dõi, cập nhật và xử lý các công văn đi, đến, các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan
đến cán bộ giáo viên và học sinh. Lưu trữ và bảo quản qua nhiều năm. Việc nghiên

cứu tìm biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin nhằm bảo
quản tốt các loại hồ sơ lâu dài, an toàn và tiết kiệm thời gian, không sợ bị mất tư liệu,
tài liệu, hồ sơ khi cần thiết.
4. Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm
-Qua hai năm quản lý hồ sơ văn thư-lưu trữ tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT
trong việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ nhằm bảo quản hồ sơ mang tính khoa
học, dễ truy tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu
dài.
5. Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên cứu.
2
-Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, lưu trữ dữ liệu. Ngoài việc lưu trữ
hồ sơ, dữ liệu trên giấy, còn lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính và đặc biệt là trên mạng
internet với dung lượng lớn hàng chục Gh để rất tiện lợi cập nhật thông tin, xem hồ
sơ lưu trữ văn thư của nhà trường mọi lúc, mọi nơi trên mạng internet thông qua
trang website quản lý của nhà mạng.
-Quản lý hồ sơ trên máy tính sắp xếp các Folder như thế nào mang tính khoa học
và dễ tìm.
-Trang website này cho phép chúng ta đưa dữ liệu lên bảo mật có User password
và cho phép tải về máy một cách dễ dàng.
6. Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề.
-Để viết sáng kiến kinh nghiệm này tôi đã tìm tòi nghiên cứu các tài liệu về quản
lý hồ sơ văn thư lưu trữ, cách lưu trữ trên các trang mạng xã hội. Qua kinh nghiệm
hai năm lưu trữ hồ sơ văn thư vừa qua đã chứng minh tính hiệu quả trong cách bảo
quản, bảo mật, khoa học, lâu dài, rút ngắn thời gian tìm kiếm, phục hồi các loại hồ sơ
khi cần.
II. Phần nội dung
1. Cơ sở lý luận của vấn đề.
-Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài

liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu
trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ,
tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị.
-Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ nhà trường.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nhà trường nên
3
trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp hữu
hiệu nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực
trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý đơn
vị.
-Tài liệu văn thư quản lý lưu trữ đòi hỏi phải bảo mật, toàn vẹn, đảm bảo tính
lâu dài, có thể phục hồi khi cần thiết. Trong quá trình lưu trữ trên giấy, trên máy vi
tính có thể bị hỏng, mất với nhiều lý do.
-Để thực hiện tốt công tác quản lý công văn đi-đến, các loại hồ sơ nhà trường
quản lý về nhân sự, báo cáo cấp dưới, cấp trên, các loại hồ sơ khác…một cách khoa
học, bảo mật, bảo quản lâu dài cần phải có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới
trong quản lý đó là ứng dụng công nghệ thông tin. Vì thế tôi mạnh dạng tìm và ứng
dụng internet thông qua trang mạng để lưu trữ dữ liệu.
2. Thực trạng của vấn đề
-Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ lịch sử.
-Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng như: quản lý công
văn đi, quản lý công văn đến, đánh máy các loại văn bản, quản lý hồ sơ học sinh và
hồ sơ giáo viên và còn nhiều loại hồ sơ khác nên việc quản lý, lưu trữ trong những

năm đầu mới đảm nhận còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và đặc biệt nhược điểm
ở đây là chỉ quản lý trên giấy và trên máy tính nên còn gặp khó khăn về thời gian tìm
kiếm dữ liệu, dữ liệu có thể bị mất bất cứ lúc nào, không thể phục hồi được với nhiều
nguyên nhân như giấy lưu lâu ngày bị hỏng do chất liệu giấy, côn trùng cắn, mất do
thất lạc. Còn dữ liệu lưu trên máy vi tính cũng không đảm bảo an toàn vì có thể bị
virus, ổ cứng bị hỏng.
-Từ thực trạng trên tôi mạnh dạng tìm tòi, nghiên cứu qua các tư liệu trên các
4
trang mạng xã hội và tìm ra được “Biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng
công nghệ thông tin”, đảm bảo an toàn, bảo mật, tiện lợi trong cập nhật thông tin bất
cứ lúc nào, mọi lúc, mọi nơi. Đó chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
mà đặc biệt là ứng dụng trang website để lưu trữ.
3. Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề
-Từ thực trang đã nêu, tôi đã nghiên cứu và tìm ra giải pháp áp dụng có hiệu
quả, khoa học và đặc biệt là mang tính bảo quản lâu dài. Cụ thể:
a) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng sử dụng các thiết bị tin học là điều
kiện cần và đủ đối với người quản lý hồ sơ lưu trữ. Ban giám hiệu nhà trường phải là
người tiên phong, gương mẫu trong việc tự trau dồi vốn kiến thức tin học và kỹ năng
ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà trường đồng thời động viên, khuyến
khích cán bộ văn thư tích cực tự học để trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản nhất
về CNTT.
b) Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất:
Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một
cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng
phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện
nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm
trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu).
Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của cấp
trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm

theo file văn bản.
Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử
dụng phương pháp đơn giản:
Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử).
Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản
đến 2013.xls)
5
– Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức
văn bản đã nhận.
– Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn
tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào
mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng,
hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào…
– Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn
(Find)
-Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được
sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm.
6
Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý và tìm kiếm dữ liệu, tôi còn
thực hiện công tác quản lý hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộp
Folder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản lý theo từng tháng, ví dụ:
tháng 8 đầu năm học công việc là lập danh sách bố lớp, các công văn đi-đến, tất cả
các dữ liệu thông tin có liên quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8.
Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo. Vì trong
ngành các hoạt động hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm
trên cho thấy khi cần dữ liệu lưu trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào tháng
đó của năm học đó sẽ tìm được ngay. Và đặc biệt là lấy tài liệu tham khảo từ năm
trước trong tháng áp dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy tìm tài liệu
tham khảo rất nhanh.
Với biện pháp ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ đã góp phần tiết kiệm thời

gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản lý.
c) Biện pháp quản lý hồ sơ-lưu trữ thông qua mạng trang Website.
Ngoài việc quản lý hồ sơ trên giấy, tôi còn tìm hiểu, nghiên cứu trên mạng và
tìm ra được một trang website cho phép chúng ta lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên mạng
với dụng lượng chứa dữ liệu tương đối lớn, đặc biệt là đảm bảo. tính bảo mật trong
quá trình đưa dữ liệu lên, cách sử dụng giao diện và hình thức như một máy vi tính.
chứa các file tài liệu. Đó là trang website http://www.4shared.com/
Trang website này cho phép chúng ta lưu trữ bất cứ file dữ liệu nào với dung
lượng tải lên hàng trăm Mb đến 1 vài Gh.
Cách lưu dữ liệu trên website :
Bước 1: Tạo website bằng cách vào trang www.google.com.vn nhập địa chỉ:
4Shared.com danh mục trên trang website hiện ra ta Click chuột chọn mục:
4shared. com – free file sharing and storage
7
Trang web tiếp theo sẽ hiện ra và ta tiếp tục chọn mục đăng nhập và password
bảo mật, điều này giúp bảo mật dữ liệu không để người khác vào xem, xóa dữ liệu
của mình.
Chú ý: Để vào được trang web này ta phải có mail yahoo.com.vn và đăng kí vào
trang website 4shared.com để lưu dữ liệu.
Sau khi nhập xong mail và mật khẩu ta được vào trang website để lưu dữ liệu lên
trang web.
8
Giao diện sử dụng tương tự như trên máy vi tính cá nhân như tạo hộp folder chứa
file dữ liệu, xóa file, hộp folder khi không cần thiết. Cho phép chúng ta tải dữ liệu lên và
đưa dữ liệu về máy tính cá nhân dễ dàng.
Bước 2: Ta sắp xếp dữ liệu trên máy vi tính cá nhân trình tự folder đặt tên theo
từng tháng, trong mỗi tháng ta tạo các folder dữ liệu như folder chứa văn bản công
văn đến, folder chứa công văn đi, folder chứa các dữ liệu cần xử lý và đã xử lý, các
dữ liệu chuyên môn, quản lý nhân sự…Các folder hàng tháng phải tạo riêng biệt,
mục đích để biết trong tháng văn thư đã làm những công việc gì, gồm những văn bản

nào để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa dữ liệu lên trang web để lưu.
Bước 3: Ta mở trang web 4shared.com vào trang lưu dữ liệu và Click vào mục
tải lên tập tin hoặc tải lên thư mục để đưa dữ liệu lên mạng để lưu. Trên website
này ta tạo các folder quản lý file dữ liệu lưu theo từng năm, từng tháng sao cho khoa
học, dễ tìm.

9
Bước 4: Tải dữ liệu đã đưa trên mạng xuống cũng dễ dàng. Vào Folder ta chọn
file cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học
2012-2013 ta Click vào dấu  chọn đối tượng cần tải xuống, sau đó nhấp lên mục
Tải xuống một trang web khác hiện ra, ta tiếp tục click vào mục tải xuống
10
Tiếp tục một trang web khác hiện ra
Ta click chuột vào mục Miễn phí miền phụ sẽ xuất hiện tại mục “ Miễn phí miền
11
phụ”một dòng chữ “ Tải xuống tập tin” và yêu cầu ta lưu vào máy tính cá nhân tại
một địa chỉ nào đó.
Trên đây là những biện pháp đang thực hiện tại trường trong công tác văn thư
lưu trữ.
4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm
-Từ thực tiễn công việc hàng ngày của công tác văn thư qua hai năm thực hiện,
tôi vừa thực hiện hồ sơ lưu trữ trên giấy, vừa lưu trữ trên máy vi tính. Tuy nhiên
trong quá trình thực hiện xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất dữ liệu, quản
lý trên giấy bảo quản và tìm rất tốn thời gian, việc tham khảo và chỉnh sửa trên máy
tính tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Tuy nhiên nếu mất dữ liệu trên máy tính sẽ
gây đau đầu cho người làm công tác văn thư.
-Từ đó tôi đã nghĩ ra ý tưởng tìm tòi cách quản lý file dữ liệu hồ sơ lưu trữ sao
cho an toàn. Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như các thông tin hướng dẫn
trên internet. Cuối cùng tôi đã tìm được trang website nói trên quản lý dữ liệu tương
đối an toàn. Qua 2 năm thực hiện, tôi thấy trang website trên không khó để sử dụng

quản lý file dữ liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường Windows. Độ an toàn
đảm bảo, dung lượng chứa dữ liệu tương đối lớn, mỗi lần đưa dữ liệu lên có thể đưa 1
file hay nhiều file, có thể đưa lên cả thư mục. Việc truy cập thông tin cần tìm rất
nhanh. Các dữ liệu gửi trên mạng được tải về rất dễ dàng. Với cách quản lý như trên
rất có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả các trường trong và ngoài tỉnh.
5. Kết quả đạt được
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên đã góp
phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần
đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ
văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể, trong công tác soạn thảo
văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ.
Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất
12
nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách lưu trữ
như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm như đã trình
bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Từ năm học 2012-2013 đến nay trong công tác văn thư tôi rất yên tâm về việc
lưu trữ dữ liệu, không còn sợ mất hay hỏng dữ liệu, dữ liệu luôn được bảo mật và lưu
trữ đảm bảo tính lâu dài.
Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các
chủ trương đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều
hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn
thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy
đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
6. Đánh giá rút kinh nghiệm
Trong suốt thời gian thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác lưu trữ văn thư tuy đã áp dụng có hiệu quả việc bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính lâu
dài, khoa học, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm nhưng cũng cần chú ý với trường
hợp bất ngờ xảy ra làm mất một phần dữ liệu. Đó là lưu trên máy tính cá nhân mặc dù
đã có nhưng máy tính cá nhân cũng có tuổi thọ về ổ cứng chứa dữ liệu cũng như

trường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưu
trên mạng. Vì thế chúng ta tạo thói quen sau khi làm xong file dữ liệu hoặc công văn
đi-đến cần lưu thì nên mở trang web lưu dữ liệu để đưa chúng lên mạng gửi để tránh
trường hợp đáng tiết xảy ra.
C. KẾT LUẬN
Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ
góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự
điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý
công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo
dục hiện nay.
13
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về
hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm
cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ
quan, đơn vị.
Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời
gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được
các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho công tác
quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học
ngành giáo dục đã đề ra.
Việc theo dõi, đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên và Hiệu trưởng,
Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng; giải quyết kịp thời các yêu cầu của phụ
huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh.
Giục Tượng, ngày 15 tháng 03 năm 2014
Người viết
Hà Nam Hải
14

MỤC LỤC
TT Nội dung Trang
Phần mở đầu 1
1 Bối cảnh đề tài 1
2 Lý do chọn đề tài 1
3 Phạm vi và đối tượng của đề tài 2
4 Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm 2
5 Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên
cứu.
2
6 Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề. 3
II Phần nội dung
1 Cơ sở lý luận của vấn đề. 3
2 Thực trạng của vấn đề 4
3 3. Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề 5
4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm 12
5 Kết quả đạt được 12
6 Đánh giá rút kinh nghiệm 13
C KẾT LUẬN 13
15
Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TRƯỜNG

Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP HUYỆN

16

Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TỈNH

17

18
nguồn phân phối những thông tin có giá trị pháp lý, chínhxác vàkịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản. Trên thực tếnhà trườngkhông thể rút ngắn thờigian banhành những quyết định hành động, giải quyếtkịp thờiđúng đắncácyêu cầucủa cấp trên vàcán bộ giáo viên nếukhông có đầyđủ, kịp thờithôngtin từtư liệu lưu trữCông việcnhà trường được tiếnhành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờcó làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tư liệu có được cẩn trọng, sắp xếp cókhoa học hay không. Hồ sơ quản trị những văn bản, công văn đi, đến, những loại hồ sơ cóliên quan đến thông tin cán bộ giáo viên và học viên được tàng trữ qua nhiều năm, thông tin và số lượng hồ sơ tăng lên rất nhiều, với hình thức tàng trữ truyền thống lịch sử làviết trên giấy. Hiện nay, những hồ sơ quản trị của nhà trường còn được tăng cường thêmcách tàng trữ khác đó là lưu thêm trên máy tính. Tuy cách lưu thêm hồ sơ trên máytính góp thêm phần quản trị hồ sơ update và giải quyết và xử lý thông tin nhanh chống, đúng chuẩn, kịpthời nhưng vẫn không bảo vệ tài liệu sẽ không bị mất. Vì máy tính hoàn toàn có thể bị virus, hỏng ổ cứng chứa dữ liệu … Vì vậy, với một cán bộ văn thư và tàng trữ tài liệu, qua nhiều năm kinh nghiệmtrong công tác văn thư và tàng trữ, tôi đã quyết định hành động điều tra và nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản trị văn thư và đó cũng là nguyên do chọn đề tài ” Một sốbiện pháp quản trị hồ sơ văn thư, tàng trữ bằng công nghệ thông tin “. 3. Phạm vi và đối tượng người dùng của đề tài-Phạm vi : Đề tài nghiên cứu và điều tra những giải pháp quản trị hồ hơ, công văn đi, đến, cácvăn bản nhà trường bằng ứng dụng công nghệ thông tin. đề tài này vận dụng được chotất cả những trường học trong tỉnh về nghành quản trị hồ sơ văn thư, tàng trữ. – Đối tượng : Được nhà trường phân công trách nhiệm văn thư, có trách nhiệm quản trị, theo dõi, update và giải quyết và xử lý những công văn đi, đến, những loại hồ sơ tàng trữ có liên quanđến cán bộ giáo viên và học viên. Lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ qua nhiều năm. Việc nghiêncứu tìm giải pháp quản trị hồ sơ văn thư, tàng trữ bằng công nghệ thông tin nhằm mục đích bảoquản tốt những loại hồ sơ lâu dài hơn, bảo đảm an toàn và tiết kiệm chi phí thời hạn, không sợ bị mất tư liệu, tài liệu, hồ sơ khi thiết yếu. 4. Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm-Qua hai năm quản trị hồ sơ văn thư-lưu trữ tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTTtrong việc thực thi công tác văn thư – tàng trữ nhằm mục đích dữ gìn và bảo vệ hồ sơ mang tính khoahọc, dễ săn lùng, dễ phục sinh tài liệu, hồ sơ tàng trữ qua nhiều năm bảo vệ tính lâudài. 5. Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong hiệu quả nghiên cứu và điều tra. – Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị, tàng trữ tài liệu. Ngoài việc lưu trữhồ sơ, tài liệu trên giấy, còn tàng trữ tài liệu trên máy vi tính và đặc biệt quan trọng là trên mạnginternet với dung tích lớn hàng chục Gh để rất tiện nghi update thông tin, xem hồsơ tàng trữ văn thư của nhà trường mọi lúc, mọi nơi trên mạng internet thông quatrang website quản trị của nhà mạng. – Quản lý hồ sơ trên máy tính sắp xếp những Folder như thế nào mang tính khoa họcvà dễ tìm. – Trang website này được cho phép tất cả chúng ta đưa tài liệu lên bảo mật thông tin có User passwordvà được cho phép tải về máy một cách thuận tiện. 6. Khẳng định tính phát minh sáng tạo về khoa học thực tiễn của yếu tố. – Để viết sáng kiến kinh nghiệm này tôi đã tìm tòi nghiên cứu và điều tra những tài liệu về quảnlý hồ sơ văn thư tàng trữ, cách tàng trữ trên những trang mạng xã hội. Qua kinh nghiệmhai năm tàng trữ hồ sơ văn thư vừa mới qua đã chứng tỏ tính hiệu suất cao trong cách bảoquản, bảo mật thông tin, khoa học, vĩnh viễn, rút ngắn thời hạn tìm kiếm, phục sinh những loại hồ sơkhi cần. II. Phần nội dung1. Cơ sở lý luận của yếu tố. – Về cơ bản hoàn toàn có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm mục đích bảo vệ thông tinvăn bản, ship hàng hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức triển khai. Nội dung côngtác này gồm có những việc về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và những tàiliệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan ; lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào tàng trữ ; và quản trị, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưutrữ là một trong những trách nhiệm cơ bản của cơ quan, tổ chức triển khai nhằm mục đích lựa chọn, lưu giữ, tổ chức triển khai một cách khoa học những hồ sơ, tài liệu để ship hàng nhu yếu khai thác, sử dụngcủa cơ quan và xã hội. Nội dung công tác tàng trữ gồm có những việc về tích lũy, bảoquản và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng. – Bản thân tôi được phân công làm trách nhiệm văn thư – tàng trữ nhà trường. Ý thức không thiếu được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nhà trường nêntrong quy trình công tác tôi luôn tìm tòi, nâng cấp cải tiến công tác tìm ra những giải pháp hữuhiệu nhất đem lại hiệu suất cao cao trong công tác văn thư hành chính, góp thêm phần tích cựctrong việc tham mưu cho chỉ huy nhà trường hoàn thành xong tốt trách nhiệm quản trị đơnvị. – Tài liệu văn thư quản trị tàng trữ yên cầu phải bảo mật thông tin, toàn vẹn, bảo vệ tínhlâu dài, hoàn toàn có thể phục sinh khi thiết yếu. Trong quy trình tàng trữ trên giấy, trên máy vitính hoàn toàn có thể bị hỏng, mất với nhiều nguyên do. – Để thực thi tốt công tác quản trị công văn đi-đến, những loại hồ sơ nhà trườngquản lý về nhân sự, báo cáo giải trình cấp dưới, cấp trên, những loại hồ sơ khác … một cách khoahọc, bảo mật thông tin, dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn cần phải có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ mớitrong quản trị đó là ứng dụng công nghệ thông tin. Vì thế tôi mạnh dạng tìm và ứngdụng internet trải qua trang mạng để tàng trữ tài liệu. 2. Thực trạng của vấn đề-Giữa công tác văn thư và tàng trữ không có sự tách biệt mà có mối quanhệ ngặt nghèo, thôi thúc với nhau. Mối quan hệ này biểu lộ qua sự liên tục trongquá trình từ soạn thảo, phát hành, quản trị văn bản đến tàng trữ hiện hành và đưa vàolưu trữ lịch sử dân tộc. – Nhiệm vụ đơn cử công tác văn thư hành chính là rất phong phú như : quản trị côngvăn đi, quản trị công văn đến, đánh máy những loại văn bản, quản trị hồ sơ học sinh vàhồ sơ giáo viên và còn nhiều loại hồ sơ khác nên việc quản trị, tàng trữ trong nhữngnăm đầu mới đảm nhiệm còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và đặc biệt quan trọng nhược điểmở đây là chỉ quản trị trên giấy và trên máy tính nên còn gặp khó khăn vất vả về thời hạn tìmkiếm tài liệu, tài liệu hoàn toàn có thể bị mất bất kỳ khi nào, không hề phục sinh được với nhiềunguyên nhân như giấy lưu lâu ngày bị hỏng do vật liệu giấy, côn trùng nhỏ cắn, mất dothất lạc. Còn tài liệu lưu trên máy vi tính cũng không bảo vệ bảo đảm an toàn vì hoàn toàn có thể bịvirus, ổ cứng bị hỏng. – Từ tình hình trên tôi mạnh dạng tìm tòi, nghiên cứu và điều tra qua những tư liệu trên cáctrang mạng xã hội và tìm ra được ” Biện pháp quản trị hồ sơ văn thư, tàng trữ bằngcông nghệ thông tin “, bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, thuận tiện trong update thông tin bấtcứ khi nào, mọi lúc, mọi nơi. Đó chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýmà đặc biệt quan trọng là ứng dụng trang website để tàng trữ. 3. Biện pháp thực thi đề xử lý vấn đề-Từ thực trang đã nêu, tôi đã nghiên cứu và điều tra và tìm ra giải pháp vận dụng có hiệuquả, khoa học và đặc biệt quan trọng là mang tính dữ gìn và bảo vệ lâu bền hơn. Cụ thể : a ) Trình độ trình độ nhiệm vụ : Nâng cao trình độ trình độ, kỹ năng và kiến thức sử dụng những thiết bị tin học là điềukiện cần và đủ so với người quản trị hồ sơ tàng trữ. Ban giám hiệu nhà trường phải làngười tiên phong, gương mẫu trong việc tự trau dồi vốn kiến thức và kỹ năng tin học và kỹ năngứng dụng CNTT trong công tác quản trị nhà trường đồng thời động viên, khuyếnkhích cán bộ văn thư tích cực tự học để trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cơ bản nhấtvề CNTT.b ) Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã tàng trữ nhanh gọn nhất : Hầu hết trong những trường học lúc bấy giờ, công tác tàng trữ được triển khai mộtcách ngăn nắp, khoa học đúng theo những văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưngphương pháp tàng trữ truyền thống cuội nguồn bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiệnnay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức của con người và thời hạn ( dò tìmtrong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu ). Do đặc trưng lúc bấy giờ, phần đông toàn bộ văn bản đến đều hành, chỉ huy của cấptrên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèmtheo file văn bản. Vì vậy muốn quản trị, tàng trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh gọn tôi sửdụng chiêu thức đơn thuần : Tạo thư mục để chứa những văn bản đã nhận ( tải xuống từ hộp thư điện tử ). Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. ( Sổ văn bảnđến 2013.xls ) – Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chứcvăn bản đã nhận. – Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốntìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác … ta vào cột nơi phát hành bấm vàomũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất kỳ nơi nào … – Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “ Sổ văn bản đến 2013 ”, vào Edit, chọn ( Find ) – Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm đượcsẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào link để mở file cần tìm. Ngoài việc ứng dụng ứng dụng Excel để quản trị và tìm kiếm tài liệu, tôi cònthực hiện công tác quản trị hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộpFolder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản trị theo từng tháng, ví dụ : tháng 8 đầu năm học việc làm là lập list bố lớp, những công văn đi-đến, tất cảcác tài liệu thông tin có tương quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8. Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo. Vì trongngành những hoạt động giải trí hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làmtrên cho thấy khi cần tài liệu tàng trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào thángđó của năm học đó sẽ tìm được ngay. Và đặc biệt quan trọng là lấy tài liệu tìm hiểu thêm từ nămtrước trong tháng vận dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy lùng tài liệutham khảo rất nhanh. Với giải pháp ứng dụng tin học trong quản trị hồ sơ đã góp thêm phần tiết kiệm chi phí thờigian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản trị. c ) Biện pháp quản trị hồ sơ-lưu trữ trải qua mạng trang Website. Ngoài việc quản trị hồ sơ trên giấy, tôi còn tìm hiểu và khám phá, nghiên cứu và điều tra trên mạng vàtìm ra được một trang website được cho phép tất cả chúng ta tàng trữ tài liệu trực tiếp trên mạngvới dụng lượng chứa tài liệu tương đối lớn, đặc biệt quan trọng là bảo vệ. tính bảo mật thông tin trongquá trình đưa tài liệu lên, cách sử dụng giao diện và hình thức như một máy vi tính. chứa những file tài liệu. Đó là trang website http://www.4shared.com/Trang website này được cho phép tất cả chúng ta tàng trữ bất kỳ file dữ liệu nào với dunglượng tải lên hàng trăm Mb đến 1 vài Gh. Cách lưu dữ liệu trên website : Bước 1 : Tạo website bằng cách vào trang www.google.com.vn nhập địa chỉ : 4S hared.com hạng mục trên trang website hiện ra ta Click chuột chọn mục : 4 shared. com – không lấy phí file sharing and storageTrang web tiếp theo sẽ hiện ra và ta liên tục chọn mục đăng nhập và passwordbảo mật, điều này giúp bảo mật thông tin tài liệu không để người khác vào xem, xóa dữ liệucủa mình. Chú ý : Để vào được website này ta phải có mail yahoo.com.vn và đăng kí vàotrang website 4shared.com để lưu dữ liệu. Sau khi nhập xong mail và mật khẩu ta được vào trang website để lưu dữ liệu lêntrang web. Giao diện sử dụng tựa như như trên máy vi tính cá thể như tạo hộp thư mục chứafile tài liệu, xóa file, hộp thư mục khi không thiết yếu. Cho phép tất cả chúng ta tải tài liệu lên vàđưa tài liệu về máy tính cá thể thuận tiện. Bước 2 : Ta sắp xếp tài liệu trên máy vi tính cá thể trình tự thư mục đặt tên theotừng tháng, trong mỗi tháng ta tạo những folder dữ liệu như thư mục chứa văn bản côngvăn đến, thư mục chứa công văn đi, thư mục chứa những tài liệu cần giải quyết và xử lý và đã giải quyết và xử lý, cácdữ liệu trình độ, quản trị nhân sự … Các thư mục hàng tháng phải tạo riêng không liên quan gì đến nhau, mục tiêu để biết trong tháng văn thư đã làm những việc làm gì, gồm những văn bảnnào để dễ tìm kiếm, đồng thời thuận tiện đưa tài liệu lên trang web để lưu. Bước 3 : Ta mở website 4shared.com vào trang lưu tài liệu và Click vào mụctải lên tập tin hoặc tải lên thư mục để đưa tài liệu lên mạng để lưu. Trên websitenày ta tạo những thư mục quản trị file tài liệu lưu theo từng năm, từng tháng sao cho khoahọc, dễ tìm. Bước 4 : Tải dữ liệu đã đưa trên mạng xuống cũng thuận tiện. Vào Folder ta chọnfile cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học2012-2013 ta Click vào dấu  chọn đối tượng người dùng cần tải xuống, sau đó nhấp lên mụcTải xuống một website khác hiện ra, ta liên tục click vào mục tải xuống10Tiếp tục một website khác hiện raTa click chuột vào mục Miễn phí miền phụ sẽ Open tại mục “ Miễn phí miền11phụ ” một dòng chữ “ Tải xuống tập tin ” và nhu yếu ta lưu vào máy tính cá thể tạimột địa chỉ nào đó. Trên đây là những giải pháp đang triển khai tại trường trong công tác văn thưlưu trữ. 4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm-Từ thực tiễn việc làm hàng ngày của công tác văn thư qua hai năm triển khai, tôi vừa triển khai hồ sơ tàng trữ trên giấy, vừa tàng trữ trên máy vi tính. Tuy nhiêntrong quy trình thực thi xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất tài liệu, quảnlý trên giấy dữ gìn và bảo vệ và tìm rất tốn thời hạn, việc tìm hiểu thêm và chỉnh sửa trên máytính tiết kiệm chi phí được rất nhiều thời hạn. Tuy nhiên nếu mất tài liệu trên máy tính sẽgây đau đầu cho người làm công tác văn thư. – Từ đó tôi đã nghĩ ra sáng tạo độc đáo tìm tòi cách quản trị file tài liệu hồ sơ tàng trữ saocho bảo đảm an toàn. Tham khảo quan điểm của đồng nghiệp cũng như những thông tin hướng dẫntrên internet. Cuối cùng tôi đã tìm được trang website nói trên quản trị tài liệu tươngđối bảo đảm an toàn. Qua 2 năm triển khai, tôi thấy trang website trên không khó để sử dụngquản lý file tài liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường tự nhiên Windows. Độ an toànđảm bảo, dung tích chứa tài liệu tương đối lớn, mỗi lần đưa tài liệu lên hoàn toàn có thể đưa 1 file hay nhiều file, hoàn toàn có thể đưa lên cả thư mục. Việc truy vấn thông tin cần tìm rấtnhanh. Các tài liệu gửi trên mạng được tải về rất thuận tiện. Với cách quản trị như trênrất có hiệu suất cao, hoàn toàn có thể vận dụng cho tổng thể những trường trong và ngoài tỉnh. 5. Kết quả đạt đượcQua thời hạn thực thi công tác văn thư tàng trữ, những giải pháp trên đã gópphần tích cực nâng cao hiệu lực hiện hành, hiệu suất cao quản trị của nhà trường. Nâng cao tinh thầnđoàn kết, thống nhất hợp tác hội đồng nghĩa vụ và trách nhiệm trong toàn bộ những thành viên của tổvăn phòng, phối hợp và tương hỗ tốt cho những tổ chức triển khai đoàn thể, trong công tác soạn thảovăn bản cũng như quản lý và điều hành, chỉ huy trình độ nhiệm vụ. Trước đây tàng trữ theo truyền thống cuội nguồn trên giấy, do số lượng văn bản đến rất12nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời hạn. Từ đó tôi đã tìm ra cách lưu trữnhư lúc bấy giờ, lưu trên máy, sử dụng link, và những công cụ tìm kiếm như đã trìnhbày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh gọn và hiệu suất cao hơn. Từ năm học 2012 – 2013 đến nay trong công tác văn thư tôi rất yên tâm về việclưu trữ tài liệu, không còn sợ mất hay hỏng tài liệu, tài liệu luôn được bảo mật thông tin và lưutrữ bảo vệ tính vĩnh viễn. Kết quả là mọi hoạt động giải trí của trường đều thông suốt, bảo vệ thông tin tốt cácchủ trương đường lối của Đảng ; chủ trương pháp lý của Nhà nước, sự quản trị, điềuhành, chỉ huy của cấp trên, tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho những tổ chức triển khai cá thể hoànthành tốt trách nhiệm, công tác báo cáo giải trình, thống kê của nhà trường được triển khai đầyđủ, kịp thời, đúng chuẩn cung ứng tốt theo nhu yếu của cấp trên. 6. Đánh giá rút kinh nghiệmTrong suốt thời hạn thực thi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác tàng trữ văn thư tuy đã vận dụng có hiệu suất cao việc dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ bảo vệ tính lâudài, khoa học, tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn tìm kiếm nhưng cũng cần chú ý quan tâm với trườnghợp giật mình xảy ra làm mất một phần tài liệu. Đó là lưu trên máy tính cá thể mặc dùđã có nhưng máy tính cá thể cũng có tuổi thọ về ổ cứng chứa tài liệu cũng nhưtrường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưutrên mạng. Vì thế tất cả chúng ta tạo thói quen sau khi làm xong file tài liệu hoặc công vănđi-đến cần lưu thì nên mở website lưu tài liệu để đưa chúng lên mạng gửi để tránhtrường hợp đáng tiết xảy ra. C. KẾT LUẬNThực hiện tốt những giải pháp để nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư tàng trữ sẽgóp phần quan trọng bảo vệ thông tin thông suốt cho mọi hoạt động giải trí quản trị, sựđiều hành, chỉ huy của Ban giám hiệu đạt hiệu suất cao cao. Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất việc làm ; xử lý, xử lýcông việc nhanh gọn, rất đầy đủ cơ sở pháp lý, phân phối được nhu yếu thay đổi giáodục lúc bấy giờ. 13T ạo công cụ để trấn áp việc thực thi quyền lực tối cao của những bộ phận, tổ chứcđoàn thể, cá thể trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những địa thế căn cứ, dẫn chứng vềhoạt động của cơ quan, ship hàng kiểm tra, thanh tra, giám sát. Rèn luyện tính cẩn trọng, ngăn nắp, khoa học ; nâng cao niềm tin trách nhiệmcho nhân viên cấp dưới văn thư, góp thêm phần bảo vệ bí hiểm những thông tin có tương quan đến cơquan, đơn vị chức năng. Nhờ có giải pháp nâng cấp cải tiến, bảo vệ tính khoa học, đúng chuẩn nên trong thờigian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã bảo vệ triển khai rất đầy đủ đượccác nguồn thông tin đi, đến một cách vừa đủ, đúng mực, kịp thời giúp cho công tácquản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu suất cao cao, triển khai thắng lợi những trách nhiệm năm họcngành giáo dục đã đề ra. Việc theo dõi, nhìn nhận hiệu quả giáo dục học viên của giáo viên và Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng ; xử lý kịp thời những nhu yếu của phụhuynh và giáo viên trong việc thực thi hồ sơ học viên. Giục Tượng, ngày 15 tháng 03 năm 2014N gười viếtHà Nam Hải14MỤC LỤCTT Nội dung TrangPhần mở màn 11 Bối cảnh đề tài 12 Lý do chọn đề tài 13 Phạm vi và đối tượng người tiêu dùng của đề tài 24 Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm 25 Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong tác dụng nghiêncứu. 6 Khẳng định tính phát minh sáng tạo về khoa học thực tiễn của yếu tố. 3II Phần nội dung1 Cơ sở lý luận của yếu tố. 32 Thực trạng của yếu tố 43 3. Biện pháp thực thi đề xử lý yếu tố 54 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm 125 Kết quả đạt được 126 Đánh giá rút kinh nghiệm 13C KẾT LUẬN 1315 Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TRƯỜNGÝ KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP HUYỆN16Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CẤP TỈNH1718

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay