Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính

Một số khu công trình nghiên cứu và điều tra đã chỉ ra rằng, văn thư điện tử là bước khởi đầu của cơ quan chính phủ điện tử, lưu trữ điện tử là tác dụng của quy trình thực thi chính phủ nước nhà điện tử. Bắt kịp xu thế, Bộ Tài chính luôn tiên phong và tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giải trí lưu trữ, kịp thời cung ứng nhu yếu của công tác quản trị và lưu trữ của toàn Ngành .

Thực trạng công tác lưu trữ trong ngành Tài chính

Trong những năm qua, công tác lưu trữ tài liệu trong ngành Tài chính đã đạt được những hiệu quả trong bước đầu, tuy nhiên, thực tiễn tiến hành công tác này cũng đã phát sinh nhiều khó khăn vất vả, thử thách sau :
– Tài liệu lưu trữ giấy lớn, trong khi tài liệu lưu trữ điện tử chưa cung ứng nhu yếu thực tiễn .
Theo báo cáo giải trình của Văn phòng Bộ Tài chính, tính đến 31/12/2017, toàn Ngành đang quản trị 836.574 m tài liệu, trong đó, tại cơ quan Bộ Tài chính quản trị 6.360 m ; tại khối những đơn vị chức năng sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ Tài chính đang quản trị 3.734 m ; tại khối tổng cục và tương tự đang quản trị 826.481 m. Tính đến hết năm 2019, số lượng trên đã tăng lên khoảng chừng 20 % .
– Tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT ) trong công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị chức năng trong ngành Tài chính lúc bấy giờ còn thấp .
Theo khảo sát của Văn phòng Bộ Tài chính về việc ứng dụng CNTT vào những nhiệm vụ lưu trữ của những đơn vị chức năng trong ngành Tài chính, Tổng cục Thuế có khoảng chừng 25 % đơn vị chức năng ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ ; Tổng cục Hải quan có khoảng chừng 18,5 % đơn vị chức năng có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ ; Tổng cục Dự trữ Nhà nước có khoảng chừng 4,2 % đơn vị chức năng có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ ; Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh có khoảng chừng 18,2 % đơn vị chức năng có ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ. Như vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của những đơn vị chức năng trong Ngành chưa cung ứng được nhu yếu đặt ra .
– Tài liệu điện tử hình thành từ những ứng dụng chưa được quản trị rủi ro đáng tiếc, cho nên vì thế hiện hữu rủi ro tiềm ẩn mất tài liệu .
Thống kê từ tháng 12/2015 đến 14/3/2019 tại cơ quan Bộ Tài chính, số lượng văn bản điện tử được lưu trữ, quản trị trên Chương trình edocTC là 1.624.072 văn bản, trong đó, có 1.255. 253 văn bản đến, 205.485 văn bản đi, 162.206 Tờ trình Bộ và những văn bản nội bộ khác. Trung bình số lượng văn bản được lưu trữ, quản trị trên chương trình eDocTC là 464.020 văn bản / năm. Chỉ tính riêng năm 2019, số lượng văn bản gửi đi qua chương trình eDocTC là 140.495 văn bản ( tăng 2,42 % so với năm 2018 ), trong đó gồm 94.536 văn bản giấy đến Bộ ; 36.345 văn bản điện tử đến Bộ qua Trục liên thông văn bản vương quốc .
Bên cạnh những ứng dụng văn bản quản lý và điều hành, trong ngành Tài chính còn rất nhiều ứng dụng trình độ và những ứng dụng nội ngành. Các ứng dụng này tạo ra nguồn tài liệu, tài liệu điện tử thiết yếu được tập trung chuyên sâu về một mối theo chính sách lưu trữ, để ship hàng cho công tác quản trị quản lý của Bộ Tài chính …

Thuận lợi, khó khăn trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính

Những thuận lợi

Thứ nhất, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ tài liệu của ngành Tài chính là giải pháp thiết thực, kịp thời tháo gỡ những khó khăn vất vả, vướng mắc trong quản trị và lưu trữ lúc bấy giờ .
Thứ hai, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ trong toàn cảnh Cách mạng công nghiệp ( CMCN ) 4.0 là tất yếu. Hiện nay, mọi nghành trong đời sống gần như đã ứng dụng những thành tựu của CMCN 4.0. Chính phủ điện tử hoạt động giải trí hiệu suất cao, nền hành chính dần quy đổi từ văn bản, sách vở sang số hóa những văn bản, tài liệu giấy. Tài liệu điện tử, tài liệu số sản sinh bắt buộc phải được tổ chức triển khai, quản trị bằng phương pháp mới ; đồng thời, quy đổi tài liệu lưu trữ từ dạng truyền thống lịch sử sang dạng điện tử .
Tính đến 31/12/2017, toàn ngành Tài chính đang quản trị 836.574 m tài liệu, trong đó, tại cơ quan Bộ Tài chính quản trị 6.360 m ; tại khối những đơn vị chức năng sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ Tài chính đang quản trị 3.734 m ; tại khối tổng cục và tương tự đang quản trị 826.481 m. Tính đến hết năm 2019, số lượng trên đã tăng lên khoảng chừng 20 % .
Thứ ba, ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ là trách nhiệm cấp bách được Đảng, nhà nước và Bộ Tài chính chỉ huy tại : Nghị quyết số 17 / NQ-CP của nhà nước về 1 số ít trách nhiệm, giải pháp trọng tâm tăng trưởng chính phủ nước nhà điện tử quy trình tiến độ 2019 – 2020, khuynh hướng đến 2025 ; Quyết định số 749 / QĐ-TTg của Thủ tướng nhà nước phê duyệt “ Chương trình quy đổi số vương quốc đến năm 2025, khuynh hướng đến năm 2030 ” ; Nghị quyết số 02 – NQ / BCSĐ của Ban Cán sự Đảng Bộ Tài chính ngày 09/3/2018 về tiến hành ứng dụng công nghệ của CMCN 4.0 trong nghành kinh tế tài chính, ngân sách ; Quyết định số 556 / QĐ-BTC của Bộ Tài chính về phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT ngành Tài chính tiến trình năm nay – 2020 …
Thứ tư, lúc bấy giờ, hạ tầng CNTT của Bộ Tài chính đã tương đối đồng nhất và không thay đổi .
Những điều kiện kèm theo cơ bản trên là yếu tố cần và đủ bảo vệ cho việc tiến hành ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính thông suốt trong thời hạn tới .

Một số tồn tại, vướng mắc

Bên cạnh hiệu quả đạt được ở trên, việc tiến hành ứng dụng CNTT và số hóa công tác lưu trữ thời hạn qua cũng gặp 1 số ít rào cản sau :
Một là, văn bản pháp lý pháp luật về tài liệu lưu trữ điện tử lúc bấy giờ còn thiếu và chưa đồng nhất, rõ ràng. Cụ thể :
– Chưa lao lý đơn cử về quá trình chung so với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ;
– Chưa có lao lý rõ ràng về tính năng, tính năng văn thư, lưu trữ, để trên cơ sở đó những đơn vị chức năng thiết kế xây dựng những ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ tương thích ;
– Chưa có lao lý về tiến trình tích lũy, giao nộp, chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu điện tử ;

– Chưa có những quy định về sao, chứng thực tài liệu lưu trữ…

Tại một số ít văn bản hướng dẫn như : Nghị định số 30 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước ; Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ tuy đã lao lý về một số ít yếu tố tương quan đến nhiệm vụ lưu trữ điện tử, nhưng chưa thực sự là địa thế căn cứ khá đầy đủ để những đơn vị chức năng tiến hành thực thi .
Hai là, hạ tầng thông tin của ngành Tài chính lúc bấy giờ còn có một số ít hạng mục chưa thực sự đồng nhất và đồng đều : Chưa có nền tảng san sẻ tích hợp những ứng dụng dùng chung cho toàn Ngành ; chưa hình thành những dịch vụ tài liệu và kho tài liệu mở ; tổ chức triển khai CNTT và thống kê chưa thống nhất, dẫn đến việc tiến hành, kiến thiết xây dựng ứng dụng CNTT, thống kê trong toàn ngành Tài chính còn manh mún, cục bộ .
Việc góp vốn đầu tư ứng dụng CNTT ( phân chia nguồn lực ), cũng như năng lực ứng dụng CNTT giữa những phân hệ trong ngành Tài chính chưa đồng đều. Việc ứng dụng CNTT vào nghành nghề dịch vụ thống kê nghiên cứu và phân tích chưa cung ứng được nhu yếu thực tiễn. Việc lưu trữ những thông tin thống kê ship hàng quy trình quản trị, điều hành quản lý và hoạch định chủ trương, cũng như ship hàng công tác điều tra và nghiên cứu về nghành nghề dịch vụ kinh tế tài chính còn phân tán, chưa kịp thời vận dụng những công nghệ, quy mô nghiên cứu và phân tích, dự báo văn minh …
Thứ ba, cán bộ văn thư của những đơn vị chức năng, nhất là ở những đơn vị chức năng địa phương, những đơn vị chức năng sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ Tài chính hầu hết là kiêm nhiệm. Do vậy, để quản lý và vận hành hiệu suất cao ứng dụng lưu trữ, yên cầu những đơn vị chức năng phải có cán bộ chuyên trách công tác văn thư, để thường trực update, thực thi việc tiếp đón, trao đổi tài liệu .
Thứ tư, kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư thiết kế xây dựng cho ứng dụng lưu trữ tương đối lớn, đây là hạn chế lớn so với nỗ lực ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ lúc bấy giờ .

Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính

Để thôi thúc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính, thời hạn tới, cần tập trung chuyên sâu 1 số ít giải pháp đơn cử sau :

Hoàn thiện hành lang pháp lý

– Rà soát, điều tra và nghiên cứu sửa đổi, bổ trợ những văn bản chỉ huy, hướng dẫn hoặc lao lý chưa tương thích và thiết kế xây dựng ; phát hành mới so với những nội dung lao lý về lưu trữ điện tử .
– Tăng cường tuyên truyền, phổ cập những pháp luật của pháp lý về công tác lưu trữ điện tử để thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng và cán bộ, công chức nhận thức được khá đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ điện tử, từ đó có ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu điện tử, tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc tích lũy tài liệu điện tử và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .
– Thông qua công tác kiểm tra, hướng dẫn, những cấp quản trị thấy được hiệu quả đạt được, chưa đạt được về việc tiến hành triển khai những lao lý về lưu trữ điện tử nhằm mục đích kịp thời có sự kiểm soát và điều chỉnh, sửa đổi, hoàn thành xong .

Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

Tiếp tục kiến thiết xây dựng hạ tầng CNTT đồng điệu, bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh thông tin ; Xây dựng trục liên thông văn bản ngành Tài chính văn minh, tương thích với Trục liên thông văn bản vương quốc, làm nền tảng tích hợp, san sẻ tài liệu giữa những mạng lưới hệ thống thông tin, cơ sở tài liệu … và là nền tảng tích hợp, san sẻ tài liệu trong ngành Tài chính .
Trước mắt, cần triển khai gửi, nhận văn bản điện tử theo lộ trình ( lao lý tại Quyết định số 28/2018 / QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng nhà nước ), tạo tiền đề cho công tác quản trị và lưu trữ điện tử thời hạn tới. Đồng thời, liên tục điều tra và nghiên cứu những pháp luật mới của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông để update, tăng cấp ứng dụng Quản lý hồ sơ lưu trữ tương thích với những chuẩn thông tin vương quốc .

Nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

– Công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan là khâu then chốt, quyết định hành động chất lượng, thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi cơ quan, đơn vị chức năng và ảnh hưởng tác động trực tiếp đến tổng thể những khâu còn lại. Vì vậy, cần triển khai tốt toàn diện và tổng thể những giải pháp về công nghệ, về hành chính, về kỷ luật, để không cho cán bộ công chức lập hồ sơ trên môi trường tự nhiên mạng .
– Tài liệu lưu trữ điện tử sau khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan cần thực thi chỉnh lý để Giao hàng cho nhu yếu khai thác, dữ gìn và bảo vệ, giao nộp vào lưu trữ lịch sử vẻ vang, tiêu hủy theo lao lý. Tài liệu lưu trữ điện tử được chỉnh lý hàng năm, tránh thực trạng tích lũy về không chỉnh lý giống tài liệu giấy, dẫn đến tài liệu không được sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ, giao nộp vào lưu trữ lịch sử vẻ vang, tiêu hủy không đúng pháp luật .
– Phối hợp ngặt nghèo giữa lưu trữ lịch sử dân tộc và lưu trữ cơ quan để thực thi giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử ; lưu trữ lịch sử vẻ vang và lưu trữ cơ quan thống nhất theo Danh mục hồ sơ nộp lưu, nhu yếu, phương tiện đi lại, cấu trúc và định dạng chuyển …
– Người làm lưu trữ cần xác lập rõ vị trí, vai trò và nghĩa vụ và trách nhiệm của mình so với tài liệu lưu trữ điện tử, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử trong hiện tại và tương lai. Mỗi cán bộ công chức cần nâng cao ý thức việc bảo mật thông tin thông tin so với tài liệu lưu trữ. Cơ sở hạ tầng phải được góp vốn đầu tư thích đáng để bảo vệ bảo đảm an toàn kho cơ sở tài liệu của Ngành. Bảo đảm thống nhất quá trình kiểm tra, sao lưu, phục sinh tài liệu .
– Đối với cán bộ công chức trình độ cần có ý thức để triển khai nghĩa vụ và trách nhiệm mà pháp lý đã pháp luật về công tác lập hồ sơ điện tử, giao nộp tài liệu điện tử và lưu trữ cơ quan và ý nghĩa bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, chăm sóc đúng mức và có chính sách đãi ngộ, động viên cán bộ công chức làm công tác lưu trữ nhằm mục đích khuyển khích và lôi cuốn cán bộ lưu trữ gắn bó với nghề .

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Hà (2014), “Quan điểm tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử và những vấn đề đặt ra đối với các cơ quan lưu trữ”, Hội thảo khoa học tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, ngày 10/9/2014, Hà Nội, Tr. 32- 38;

2. Lê Thị Bình ( năm ngoái ), “ Giới thiệu khái quát về tài liệu lưu trữ Bộ Tài chính ”, Tạp Chí Văn Thư Lưu trữ Nước Ta, số 12/2015, Tr. 37 – 44 ;
3. Đặng Đức Mai – Cục Tin học và Thống kê – Tài chính ( năm nay ), “ Xây dựng quy mô ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành Tài chính quá trình năm nay – 2020 ”, Đề án nghiên cứu và điều tra khoa học cấp Bộ, Bộ Tài chính ;
4. Trần Thanh Hà – Văn phòng Bộ Tài chính ( 2017 ), “ Nâng cao hiệu suất cao công tác lưu trữ ngành Tài chính ”, Đề án điều tra và nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Bộ Tài chính .

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay