Ứng dụng của Tin Học trong soạn thảo, in ấn, lưu trữ, văn phòng

Hiện nay, việc ứng dụng Tin Học vào trong cuộc sống con người đã trở nên phổ biến phổ biến. Với sự trợ giúp của Tin Học mà các công việc trong văn phòng, in ấn, soạn thảo, lưu trữ trở nên đơn giản hơn trước rất nhiều. Cùng Mindovermetal đi tìm hiểu ứng dụng của Tin Học trong soạn thảo, in ấn, lưu trữ, văn phòng ngay sau đây.

Ứng dụng của Tin Học trong Soạn thảo

Một buổi diễn thuyết hay 1 buổi trình bày hay, hấp dẫn không chỉ dựa vào tài ăn nói của bạn. Mà còn phụ thuộc vào nội dung, bố cục của bài trình bày cùng với những phương tiện trực quan khác. Nói 1 cách khác, để có được 1 buổi diễn thuyết thành công thì dựa vào nhiều yếu tố.  Những chương trình soạn thảo có sẵn sẽ giúp bạn làm được những điều này.

Người sử dụng có thể biên soạn tài liệu, các văn bản điện tử cũng như lập kế hoạch,… nhờ vào sự trợ giúp đến từ các chương trình soạn thảo. Trong đó, chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word của Microsoft được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.

Microsoft Word hay còn có tên gọi khác là Winword. Word cho phép người sử dụng làm việc với văn bản thô (text); hình ảnh đồ họa (graphics); phông chữ; màu sắc; cùng với hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như video, âm thanh. Giúp cho công việc soạn thảo văn bản trở nên đơn giản và thú vị hơn.

Ngoài ra, Word còn hỗ trợ người dùng kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của đa ngôn ngữ. Những phiên bản của Word thường sẽ được lưu tên tập tin với những đuôi .doc. Còn đối với phiên bản Word 2007 thì sẽ là .docx.

Thường thì các phiên bản của Word vẫn có thể mở được những tập tin văn bản thô có định dạng (.text). Đồng thời Word có thể làm việc với những định dạng khác nhau. Ví dụ như thiết kế trang web, hoặc là xử lý siêu văn bản có định dạng (.html).

Soạn thảo văn bản trực tuyến

Nếu như bộ soạn thảo có sẵn ở trên máy tính của bạn bị lỗi hoặc là gặp vấn đề. Thì có 1 giải pháp tối ưu khác dành cho bạn, đó chính là soạn thảo văn bản trực tuyến.

Có rất nhiều ứng dụng soạn thảo văn bản trực tiếp miễn phí hỗ trợ người dùng. Những ứng dụng này có đầy đủ các chức năng cơ bản của 1 chương trình soạn thảo. Không những thế còn cho phép người sử dụng lưu trữ trực tiếp trên server của nhà cung cấp. Như vậy bạn chỉ cần có internet là có thể truy cập  cũng như cập nhật dữ liệu ở mọi lúc mọi nơi.

Một số chương trình soạn thảo văn bản trực tiếp được nhiều người tin dùng nhất hiện nay:

• Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com)
• Word Online

Ứng dụng của Tin Học trong in ấn

Ứng dụng tin học trong in ấn là quá trình sử dụng mực in để tạo ra hàng loạt văn bản, tranh ảnh trên các chất liệu như: giấy; nilon,… dựa trên biểu mẫu hoặc mẫu chính có sẵn. Ví dụ như in ấn sách; báo vở; tập san,.. Do đó, việc đưa tin học vào trong in ấn là 1 điều hết sức quan trọng và cần thiết.

Đối với số lượng nhỏ thì bạn có thể ra các tiệm in hoặc là sử dụng máy in để in ấn. Còn đối với số lượng lớn thì việc in ấn sẽ diễn ra ở trong các công ty có quy mô lớn. Một số kỹ thuật in phổ biến nhất hiện nay: in phun; in lụa; in kim, in laser, in lưới,…

Ứng dụng của Tin Học trong Lưu trữ

Thay vì lưu trữ bằng cách in ra giấy hoặc viết tay rồi cất ở trong kho lưu trữ. Thì nay người dùng có thể lưu trữ 1 lượng thông tin khổng lồ trong 1 không gian hạn chế nhờ vào sự giúp đỡ của tin học. Bạn có thể lưu trữ ảnh; tệp; văn bản; âm nhạc; video … ở trong các thiết bị lưu trữ như:

• Thiết bị nhớ Flash
• Đĩa mềm
• Đĩa CD
• Vòng USB

Lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây (Cloud Storage) là 1 dạng lưu trữ phổ biến nhất hiện nay. Vậy lưu trữ đám mây là gì? Có thể hiểu nôm na đây là dịch vụ được các công ty tạo ra với mục đích lưu trữ, quản lý và chia sẻ các danh bạ, tệp, văn bản, nhạc, video,… ở trên mạng. Bạn chỉ cần có 1 thiết bị được kết nối internet là có thể truy cập vào dịch vụ lưu trữ đám mây bất cứ lúc nào.

Một số dịch vụ lưu trữ đám mây thông dụng nhất hiện nay:

• ONEDRIVE
• GOOGLE DRIVE
• DROPBOX

Văn phòng điện tử (eOffice)

Văn phòng điện tử – eOffice, đây là một hệ thống phần mền tích hợp đầy đủ các ứng dụng: điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, quản lý duyệt văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến nhằm thay thế phương thức quản lý truyền thống lỗi thời.

Mong muốn của eOffice chính là đem đến cho người dùng những tiện ích hiện đại của công nghệ thông tin. Giúp người sử dụng có được tác phong làm việc hiện đại, năng động và hiệu quả hơn.

Một số tính năng nổi bật của văn phòng điện tử – eOffice:

• Quản lý các thông báo chung
• Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, và giao việc qua mạng
• Duyệt bài viết
• Trưng cầu ý kiến
• Video conference, chatting
• Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file
• Quản lý tin nhắn di động
• Hệ thống notify
• Hệ thống phân quyền
• Quản lý, trình duyệt văn bản đến
• Hệ thống đọc tin RSS
• Quản trị hệ thống
• Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi
• Công cụ định nghĩa luồng công việc
• Quản lý hồ sơ công việc
• Khai thác thông tin

Giao diện chương trình

Tại giao diện chính của eOffice, bạn có thể truy cập và thực hiện được hầu hết các tính năng có sẵn của phần mền.

Gửi thông báo

Ngay khi có thông báo mới đến, phần mền eOffice sẽ tự động thông báo cho người sử dụng thông qua 1 cửa sổ nhỏ nằm ở phía góc bên phải dưới màn hình.

Giao việc, nhắc việc

Bạn là người làm việc đúng giờ, vậy thì bạn có thể nhập tất cả các công việc cần làm và thời gian cụ thể vào trong eOffice. Phần mền sẽ tự động nhắc nhở bạn dựa theo khung giờ mà bạn đã đặt trước.

Hội thoại trực tuyến

Đối với những ai thường xuyên di chuyển công tác hay làm việc online tại nhà. Thì eOffice có chức năng Hội thoại trực tuyến giúp cho bạn có thể hội thoại với đối tác, đồng nghiệp bằng cả hình ảnh và âm thanh.

Lập lịch làm việc

Bạn đang làm 1 lúc nhiều công việc khác nhau. Hoặc là có nhiều công việc đang chờ bạn xử lý. Thì người dùng có thể note những công việc cần làm vào Lịch làm việc, bằng cách nhập thông tin vào phần ghi chép, hoặc vào ngày nào đó tại Lịch làm việc.

Khi bạn click chuột vào các ngày trên lịch, thì cửa sổ lịch công tác sẽ hiện ra ngay lập tức. Cho phép bạn nhập vào những công việc cần lưu ý và thực hiện.

Quản lý, trình duyệt văn bản

Những loại văn bản được gửi đến hoặc đi sẽ được chuyển cho các cập khác nhau xử lý thông qua chức năng Xử lý văn bản. Cứ qua mỗi bước xử lý thì phần mền eOffice sẽ ghi lại các vết xử lý đó, cùng với các ý kiển của mỗi người trong quá trình xử lý văn bản.

Thống kê, báo cáo

Người sử dụng có thể tra cứu nhanh các loại giấy tờ, công văn hoặc là báo cáo thống kê,… thông qua chức năng thống kê, báo cáo của phần mền.

Trưng cầu ý kiến

Bạn có thể sử dụng chức năng Trưng cầu ý kiến để thu thập các ý kiến của tất cả mọi người về một vấn đề vấn kỳ. Trong quá trình tạo phía trưng cầu, người sử dụng có thể chọn những ai tham gia góp ý hoặc là chọn tất cả mọi người đều được.

Bài viết ở trên đã góp phần nào giúp bạn hiểu rõ được ứng dụng của Tin Học trong soạn thảo, in ấn, lưu trữ, văn phòng. Đừng quên theo dõi Mindovermetal thường xuyên để biết thêm nhiều ứng dụng hay và phổ biến nhất hiện nay.