Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS) – https://mindovermetal.org

Khái niệm

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System ) là HTTT giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thường thì hàng ngày thiết yếu cho hoạt động giải trí SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có công dụng tích lũy, xử lý, dữ gìn và bảo vệ và truyền đạt thông tin và tài liệu trong những nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí kinh tế tài chính và thương mại .Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản trị tác nghiệp của những HTTT quản trị tính năng khác như HTTT quản trị SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT kinh tế tài chính kế toán, HTTT marketing …

Quy trình xử lý giao dịch

Mô hình tổng quát của tiến trình xử lý giao dịch được trình diễn trong sơ đồ hình 6.3. Mỗi tiến trình xử lý giao dịch đều gồm có những bước cơ bản sau đây :Bước 1 : Thu thập số liệuBước 2 : Xử lý giao dịch và update CSDLBước 3 : Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo giải trình, phân phối thông tin

Bước 1: Thu thập số liệu

Phương pháp này có những ưu điểm sau đây :Giai đoạn tiên phong của quy trình tiến độ xử lý giao dịch là tích lũy số liệu, tiếp theo đó là đổi khác số liệu về dạng hoàn toàn có thể thuận tiện xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường vận dụng chiêu thức tích lũy thông tin tự động hóa thay cho việc tích lũy thông tin bằng tay thủ công như trước đây. Trong chiêu thức này, những Terminal ( thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn hình hiển thị để liên lạc với bộ xử lý TT trong hệ thống máy tính ) được sắp xếp tại những điểm Open thông tin và lập tức ghi nhận những thông tin này để truyền về TT xử lý .

• Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng.
• Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng.
• Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ…

Đối với những hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với tiến trình tích lũy số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thông, chúng được truyền giữa máy tính của những đối tác chiến lược thương mại ( giữa hệ thống với người mua, với những nhà cung ứng … ). Những tài liệu thương mại khác nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng … được truyền đi trên mạng thông tin điện tử .Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm :

• Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính.
• Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.

Các nghiên cứu và điều tra tại Mỹ cho thấy tiến trình này làm giảm từ 20 % đến 50 % thời hạn chuẩn bị sẵn sàng sách vở trong những giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thông, ở Mỹ hàng năm hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được 300 triệu đô la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt .

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu

Bước tiếp theo của quy trình xử lý giao dịch là quá trình xử lý những thông tin đã tích lũy được trong quá trình thứ nhất và update CSDL. Người ta thường vận dụng hai chiêu thức là : xử lý theo lô và xử lý theo thời hạn thực .

♦  Phương pháp xử lý theo lô

Trong giải pháp này, những số liệu giao dịch được tích góp trong một khoảng chừng thời hạn nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lô gồm có những bước sau đây :

• Tích lũy theo từng nhóm (gọi là lô) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí…
• Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ
• Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (First– In– First– Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.
• Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý các thông tin này.

Xử lý theo lô là một chiêu thức hiệu suất cao khi người ta cần xử lý một số lượng lớn những giao dịch. Nhược điểm của chiêu thức này là người ta không hề nhận được câu vấn đáp ngay lập tức tại thời gian giao dịch .

♦  Phương pháp xử lý theo thời gian thực

Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.

Hình vẽ dưới đây trình diễn quy trình giao dịch trong một TT thương mại bằng chiêu thức xử lý theo thời hạn thực .Các hệ thống xử lý theo thời hạn thực gồm có :Hệ thống thông tin tra cứu : hoạt động giải trí trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện kèm theo từ một cơ sở dữ liệu nguồn. Chẳng hạn những hệ thống phân phối thông tin cho người mua khi họ muốn có tỷ giá hối đoái trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương pháp giao dịch thanh toán cho đơn đặt hàng …Hệ thống thông tin tích lũy số liệu : có tính năng tích lũy và tích góp số liệu một cách nhanh gọn nhằm mục đích xử lý những thông tin này một cách kịp thời. Trong nghành nghề dịch vụ thương mại, người ta thường thực thi việc tích lũy số liệu về những hoạt động giải trí bán hàng hàng ngày, ghi lên đĩa và sau đó xử lý ngay .Hệ thống xử lý tệp : Các hệ thống này đảm nhiệm toàn bộ những trách nhiệm của hệ thống xử lý giao dịch, trừ việc đưa ra tác dụng. Chẳng hạn tất cả chúng ta hoàn toàn có thể update ngay lập tức tệp người mua nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại những điểm bán hàng và in ra hóa đơn, thông tin tài khoản người mua …Hệ thống update CSDL : là một trong những hoạt động giải trí đa phần của hệ thống xử lý giao dịch. Trong hoạt động giải trí kinh tế tài chính và thương mại, người ta cần phải tiếp tục update CSDL để hoàn toàn có thể theo dõi không thiếu và đúng chuẩn quy trình hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại đang diễn ra trong doanh nghiệp .

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo

Giai đoạn sau cuối của quy trình tiến độ xử lý giao dịch là soạn thảo những tài liệu và báo cáo giải trình tổng kết, gồm có :

• Đơn đặt hàng của khách hàng
• Thông báo nhận đơn đặt hàng
• Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng
• Xác định mẫu mã sản phẩm
• Giấy thông báo gửi hàng
• Hóa đơn bán hàng
• Séc trả tiền của khách hàng
• Hóa đơn liên 2 giao khách hàng…

Một số HTTT xử lý giao dịch thông dụng

Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức triển khai như : Hệ thống quản trị giờ công của nhân viên cấp dưới, Hệ thống quản trị tiền lương, Hệ thống quản trị tiền mặt, Hệ thống trấn áp máy móc, Hệ thống luân chuyển vật tư, …Một số hệ thống xử lý giao dịch với người mua bên ngoài tổ chức triển khai như : Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua và bán sàn chứng khoán, Hệ thống thu ngân ở siêu thị nhà hàng, Hệ thống tính cước những dịch vụ viễn thông …Một số ví dụ về những HTTT xử lý giao dịch :

♦ Hệ thống quản lý tiền lương

Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thường thì có ở hầu hết những tổ chức triển khai, giúp giám sát việc giao dịch thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên cấp dưới .Tệp tin chủ yếu được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc ( như tên, địa chỉ, mã số nhân viên cấp dưới … ) được gọi là những thành tố tài liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ yếu được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra những báo cáo giải trình theo nhu yếu của ban chỉ huy và những cơ quan quản trị hay để gửi phiếu giao dịch thanh toán cho nhân viên cấp dưới .

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert

Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động giải trí lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có một hệ thống xử lý giao dịch hoàn hảo với những thành phần sau đây :

• TeleLink – Hệ thống thanh toán trên mạng viễn thông. Có khoảng 6000 khách hàng trên thế giới thường xuyên sử dụng
• TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính
• Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà. Ngân hàng có khoảng 000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình.
• Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng 400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng.

♦ Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ

Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy IBM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này, hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.

Source: https://mindovermetal.org
Category: Ứng dụng hay